La semaine dernière, un dirigeant d’OF m’appelle. Il vient de décrocher un marché public sur un lot « anglais professionnel + communication interculturelle ». Problème : il n’a personne en interne sur le volet interculturel. Son réflexe est le bon — sous-traiter. Sa question aussi : « Claire, je fais quoi concrètement pour que ça tienne la route côté légal et côté Qualiopi ? » C’est exactement le sujet de cet article.
Le vrai problème : on sous-traite beaucoup, on formalise peu
Soyons honnêtes. La sous-traitance est le quotidien de la majorité des OF. Un formateur indépendant mobilisé sur une session, un partenaire sollicité pour un module spécialisé, un CFA qui externalise un bloc de compétences… C’est partout. Et pourtant, dans la moitié des cas que j’audite ou que j’accompagne, le cadre contractuel est approximatif, les preuves sont dispersées et la traçabilité côté Qualiopi relève de l’improvisation.
Le risque n’est pas théorique. Il est triple : non-conformité en audit, redressement URSSAF en cas de requalification en salariat déguisé, et perte du financement OPCO ou CPF si le donneur d’ordre ne peut pas justifier la chaîne de conformité. J’ai vu des OF perdre des conventions cadres avec des OPCO pour un défaut de formalisation de la sous-traitance. Pas pour un défaut de qualité pédagogique. Pour de la paperasse mal ficelée.
Le cadre légal : ce que disent les textes
Le socle du Code du travail
L’article L. 6352-1 du Code du travail pose le principe : tout organisme qui réalise des actions de formation doit disposer d’un numéro de déclaration d’activité (NDA). Le sous-traitant n’échappe pas à cette règle. S’il dispense lui-même une action de formation, il doit être déclaré auprès de la DREETS. Point. Pas de zone grise ici.
Concrètement, avant de contractualiser avec un sous-traitant, vous devez vérifier :
- Son NDA en cours de validité — et pas juste un numéro annoncé à l’oral. Demandez le récépissé ou vérifiez sur la liste publique des OF.
- Son BPF à jour (bilan pédagogique et financier transmis).
- Sa certification Qualiopi si l’action concerne un financement public ou mutualisé (CPF, OPCO, Agefiph, etc.).
Si vous êtes en phase de création et que votre sous-traitant potentiel n’a pas encore de NDA, orientez-le. Le processus n’est pas insurmontable, comme l’explique cet article sur l’obtention du NDA.
La distinction sous-traitance / co-traitance / portage
La confusion est fréquente. En sous-traitance, le donneur d’ordre (l’OF titulaire) reste seul responsable vis-à-vis du client et du financeur. Le sous-traitant exécute tout ou partie de la prestation sous la responsabilité du donneur d’ordre.
En co-traitance, les deux structures sont co-responsables, souvent dans le cadre d’un groupement (marchés publics). Les obligations sont partagées et chaque membre doit être certifié Qualiopi s’il intervient sur des fonds publics.
Le portage, lui, est un autre animal. Un formateur indépendant facture via une société de portage. C’est légal, mais attention : le portage Qualiopi — où l’on utilise la certification d’un tiers sans être soi-même certifié — est un sujet glissant que je vous déconseille d’improviser.
L’enjeu URSSAF : le salariat déguisé
C’est le point aveugle de beaucoup d’OF. Si votre « sous-traitant » n’a qu’un seul client (vous), travaille selon vos horaires, utilise vos outils, suit votre programme sans marge de manœuvre… vous êtes en zone rouge. L’URSSAF peut requalifier la relation en contrat de travail, avec rappel de cotisations, majorations et pénalités. J’ai vu un OF de douze salariés prendre un redressement de 87 000 € sur trois ans pour trois formateurs « sous-traitants » qui n’en étaient pas.
Les critères à surveiller : pluralité de clients du sous-traitant, autonomie dans l’organisation, facturation à l’acte (et non au temps de présence), matériel propre. Documentez tout cela.
Qualiopi et sous-traitance : les indicateurs en jeu
Le RNQ est explicite. L’indicateur 21 exige que le donneur d’ordre s’assure du respect de la conformité de la sous-traitance. Mais ce n’est pas le seul indicateur concerné :
- Indicateur 1 : les informations communiquées au public doivent être cohérentes, y compris quand un sous-traitant intervient.
- Indicateur 17 : les moyens humains mobilisés doivent être en adéquation avec la prestation. Si c’est le sous-traitant qui fournit le formateur, vous devez pouvoir le prouver.
- Indicateur 21 : le cœur du sujet. Contrat de sous-traitance, vérification du NDA et de la certification, suivi qualité, évaluation.
- Indicateur 26 : la veille sur les compétences des intervenants internes et externes.
En audit, l’auditeur va demander votre convention ou contrat de sous-traitance, les preuves de vérification des obligations légales du sous-traitant, et la manière dont vous assurez le suivi qualité de la prestation déléguée. Pas de contrat signé ? Non-conformité quasi certaine.
Les bonnes pratiques : ce que j’aurais fait (et ce que j’ai fait)
Quand je dirigeais mon OF, j’ai structuré la sous-traitance autour de cinq piliers. Les voici, sans fioritures :
1. Un contrat de sous-traitance dédié
Pas un simple bon de commande. Un contrat qui précise : l’objet, la durée, les obligations respectives, les engagements qualité (respect du référentiel Qualiopi si applicable), les conditions de résiliation, la propriété intellectuelle des supports, et une clause de conformité réglementaire. Si vous cherchez des trames documentaires solides pour structurer votre activité, le pack documentaire de MonOF est un bon point de départ.
2. Un dossier sous-traitant systématique
Pour chaque sous-traitant, un dossier contenant : copie du NDA, attestation Qualiopi (le cas échéant), CV du ou des formateurs intervenant, extrait Kbis ou avis SIRENE, attestation de vigilance URSSAF, et assurance RC professionnelle. À mettre à jour chaque année.
3. Un cahier des charges pédagogique transmis
Votre sous-traitant doit connaître vos exigences : programme, objectifs pédagogiques, modalités d’évaluation, livrables attendus (feuilles d’émargement, évaluations, attestations). Ne laissez pas le flou s’installer. L’autonomie du sous-traitant porte sur le « comment », pas sur le « quoi ».
4. Un suivi qualité formalisé
Enquêtes de satisfaction intégrant les sessions sous-traitées, réunions de bilan, indicateurs de suivi (taux de satisfaction, taux de complétion, taux de réussite si certification). C’est ce qui fait la différence entre un OF qui pilote et un OF qui subit. Sur ce point, la logique de montée en compétences s’applique aussi à vos sous-traitants.
5. Une vigilance sur la chaîne financière
Quand un OPCO finance, il finance votre prestation. Vous êtes garant de la bonne exécution. Si le sous-traitant ne réalise pas la formation ou la réalise mal, c’est votre trésorerie qui trinque — remboursement au financeur, pénalités éventuelles. Anticipez les délais de paiement et sécurisez vos marges. Et si vous travaillez avec des bénéficiaires financés via le CPF, la vigilance doit être encore plus aiguë depuis le renforcement des contrôles de la Caisse des Dépôts sur EDOF.
Un dernier point que personne n’aborde
La sous-traitance est aussi un sujet de positionnement stratégique. Sous-traiter massivement, c’est prendre le risque de devenir une coquille vide — un NDA, une certification Qualiopi, mais aucune compétence interne. Les OPCO le voient. Les auditeurs aussi. Et vos clients finissent par le sentir.
Mon conseil : gardez la maîtrise pédagogique de votre cœur de métier. Sous-traitez les compétences périphériques ou ponctuelles. Et quand vous sous-traitez, faites-le proprement — contrat, dossier, suivi. C’est la seule manière de dormir tranquille.
Si vous avez besoin d’un regard extérieur sur votre organisation ou vos documents, contactez l’équipe MonOF. Et pour une vue d’ensemble sur le pilotage d’un organisme de formation, explorez les ressources disponibles sur le site.
