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Il a fallu du temps pour la voir s’imposer définitivement dans le paysage administratif français, c’est désormais chose faite. La certification Qualiopi résonne bien au-delà du simple microcosme de la formation professionnelle. A tel point d’ailleurs, que nombreux sont ceux qui s’interrogent sur ce qu’elle est vraiment.
Cet article vise à passer en revue toutes les grandes questions que l’on peut se poser au sujet de la certification Qualiopi. A qui s’adresse-t-elle ? A quoi sert-elle ? Combien de temps est-elle valable ? Est-elle compliquée à obtenir ? Nous répondrons à toutes ces questions au travers de cet article, en tentant d’être le plus exhaustif et le plus précis possible de manière à répondre à tous types de demandes, quelle que soit la maturité du lecteur quant aux questions que soulève la certification Qualiopi.
Pour ce faire, nous traiterons cet article en différents chapitre :
- Quoi ? Qu’est-ce que c’est que la certification Qualiopi ?
- Qui ? Qui sont les acteurs de la certification Qualiopi ?
- Quand ? La certification Qualiopi dans le temps.
- Où ? La dimension locale et géographique de la certification.
- Combien ? La certification Qualiopi en chiffres.
- Et ? La certification Qualiopi et le Référentiel National Qualité !
- Comment ? Les moyens mobilisés pour le passage de la certification.
Table des matières
Prêt à tout comprendre ?
Alors c’est parti !
La certification Qualiopi, c'est quoi ?
La certification Qualiopi pour les nuls
La certification Qualiopi est une certification qualité à destination des organismes de formation français. Mise en place par le Gouvernement avec la Loi pour la Liberté de Choisir son Avenir professionnel (2018), la certification est particulièrement importante en ce qu’elle est un prérequis nécessaire pour permettre aux organismes de formation de bénéficier de financements publics ou de ceux des OPCO.
Basée sur un cycle d’audits, elle vise à s’assurer que l’organisme de formation respecte un certain nombre de standards qualité dans la délivrance de ses formations. Elle est assise sur un document de base qui liste tous les critères : le Référentiel National Qualité (RNQ).
Quel est l’avantage de la certification Qualiopi pour un organisme de formation ?
Le paysage de la formation professionnelle française fait une place particulièrement importante aux financements par des tiers. Le financement de la Caisse des Dépôts et Consignation (via le Compte Personnel Formation – CPF), les financements des Opérateurs de Compétences (OPCO), celui de France Travail sont autant de leviers de financement de formation pour les apprenants. Si bien qu’on considère aujourd’hui que plus de 50% des formations professionnelles qui sont dispensées en France sont délivrées dans le cadre d’un financement public ou mutualisé.
D’où l’importance fondamentale pour un organisme de formation français que d’être certifié Qualiopi ! En plus du manque à gagner auquel il serait confronté s’il n’était pas certifié, obtenir la certification Qualiopi lui ouvre l’accès à un marché potentiel incommensurable.
En plus de cet atout majeur, la certification Qualiopi présente de très nombreux avantages pour un organisme de formation. Elle lui permet de structurer sa démarche pédagogique en lui imposant un cadre de délivrance des formations avec de hautes exigences qualité. De plus, la certification Qualiopi constitue un gage de qualité incontestable pour les organismes de formation qui en disposent.
Comment obtenir la certification Qualiopi ?
Il s’agit bien d’une certification qualité. C’est-à-dire que celle-ci vise à valider les processus qualité, et le système de délivrance des formations mis en place par l’organisme de formation. C’est un élément fondamental, dans la mesure où cela préjuge immédiatement de ce qui va être étudié. Si vous fournissez des formations en anglais, la certification Qualiopi ne vise pas du tout à vérifier votre niveau d’anglais, ni même la qualité pédagogique des formations que vous délivrez. La certification Qualiopi s’intéressera plutôt à la manière dont vous les délivrez. Aussi, elle s’applique uniformément pour tous les organismes de formation français, quel que soit le domaine d’activité visé. La certification Qualiopi s’intéresse à la manière dont l’organisme de formation communique sur son offre de formation, à la manière dont il sélectionne ses formateurs, aux ressources utilisées pour délivrer ses formations, ou encore à la manière dont est récoltée la satisfaction des apprenants à la suite de la formation. A aucun moment le niveau d’expertise de l’organisme ne sera audité, ni sa capacité à délivrer des formations dans tel ou tel domaine.
La certification Qualiopi se base sur le Référentiel National Qualité (RNQ), un document d’une cinquantaine de pages qui liste 32 indicateurs, répartis en 7 critères principaux. Pour être certifié Qualiopi, l’organisme de formation doit passer un audit (de 1 à 3 jours) à l’occasion duquel l’auditeur vérifiera la conformité des processus qualité de l’organisme de formation aux exigences du Référentiel National Qualité. En cas de succès, la certification Qualiopi est décernée à l’organisme de formation, elle est valable pour toutes ses formations. L’organisme rentre alors dans le cycle Qualiopi, un cycle de trois ans, ponctué par :
- Un audit initial, qui lance le cycle Qualiopi ;
- Un audit de surveillance, un an et demi après l’audit initial qui vise à vérifier la pérennité du système qualité mis en place lors de l’audit initial ;
- Un audit de renouvellement, un an et demi après l’audit de surveillance, qui fait entrer l’organisme de formation dans un nouveau cycle de trois ans.
Qui sont les acteurs de la certification Qualiopi ?
Se pose maintenant la question des acteurs de la certification Qualiopi. A qui s’adresse-t-on si l’on veut passer la certification ?
L’organisme de formation lui-même
Le premier acteur, c’est l’organisme de formation lui-même, représenté par la personne en charge de la certification Qualiopi en interne (qui peut-être, ou pas, son dirigeant). Passer la certification Qualiopi peut constituer un projet long et complexe. Il est donc absolument nécessaire que les parties prenantes au sein de l’organisme de formation prennent la mesure de l’enjeu qui se présente.
A noter également que seuls les organismes de formation sont habilités à obtenir la certification Qualiopi. Autrement dit, si vous souhaitez prétendre à la certification Qualiopi, il faudra obtenir votre Numéro de Déclaration d’Activité de Formation (NDA) en réalisant votre déclaration d’activité de formation auprès des autorités compétentes.
Les cabinets d’accompagnement à la certification Qualiopi
Au vu de la complexité que représente la certification Qualiopi pour les organismes de formation, de très nombreuses entreprises ont vu le jour proposant un accompagnement à la certification. Digi-Certif est le plus connu d’entre eux. Avec plus de 1.000 organismes de formation accompagnés à passer la certification.
Est-ce qu’un accompagnement est obligatoire ? La réponse est non. Est-ce qu’un accompagnement est nécessaire ? De nouveau la réponse est non. Toutefois, un accompagnement est vivement recommandé. En fonction de vos ressource financières et humaines, vous pourrez choisir des accompagnements allant de 1.000€ à 5.000€, vous permettant d’adopter un cadre pour votre projet de certification.
Attention ! Les cabinets d’accompagnement à Qualiopi interviennent en complément de l’organisme certificateur. Ils ne sont pas habilités à délivrer la certification, mais aident seulement dans le cadre de sa préparation. Il faudra donc prévoir un double budget : celui de l’organisme d’accompagnement et celui de l’organisme qui décernera la certification elle-même.
Les certificateurs Qualiopi
Les certificateurs Qualiopi sont des entreprises privées habilitées à décerner la certification Qualiopi pour le compte de l’État. Aujourd’hui au nombre de 40, les organismes certificateurs sont les seuls à pouvoir délivrer la certification.
Nous mettons régulièrement à jour la liste des certificateurs Qualiopi de manière à ce que chacun puisse contacter les certificateurs pour des demandes de devis. Afin de faciliter votre travail, nous avons consolidé l’ensemble des informations relatives aux offres des certificateurs dans un tableau Excel en libre téléchargement.
Le coût d’un audit Qualiopi varie en fonction de plusieurs critères parmi lesquels :
- le chiffre d’affaires réalisé l’année précédente sur l’activité de formation professionnelle ;
- le nombre de sites de l’organisme de formation.
D’un certificateur Qualiopi à un autre, le prix d’un audit Qualiopi peut fluctuer. Toutefois, il faudra compter approximativement 500€HT par demi-journée d’audit. La durée d’un audit s’articulant l’essentiel du temps entre 1 et 2 journées d’audit (dans le cadre d’un audit initial ou d’un audit de renouvellement).
Les auditeurs Qualiopi
Les auditeurs Qualiopi sont les personnels qui vont réaliser l’audit au sein de l’organisme de formation commanditaire. Les auditeurs sont salariés ou mandatés par l’organisme certificateur pour réaliser l’audit Qualiopi. Ils sont souvent issus du monde de l’audit des systèmes qualité ou du monde de la formation professionnelle.
Face au succès qu’a connu la certification Qualiopi, le métier d’auditeur Qualiopi s’est lui aussi largement développé, et a connu une croissance forte. Aujourd’hui, les cabinets d’accompagnement à Qualiopi proposent souvent des formations pour devenir auditeur Qualiopi, en plus des cursus d’accompagnement « classiques » proposés aux organismes de formation.
La certification Qualiopi dans le temps
Combien de temps faut-il pour se préparer à la certification Qualiopi ?
La teneur d’un projet de certification Qualiopi est directement dépendante de la taille de l’organisme de formation lui-même. Le temps de préparation à la certification ne saurait être le même dans un organisme de formation constitué par un unique formateur indépendant, et dans un organisme de formation constitué de plusieurs centaines de salarié. L’inertie inhérente au poids de l’organisation rallongera certainement l’adaptation des processus. Si bien qu’il faudra prévoir plus de temps dans ce second cas.
Toutefois, et si l’on devait prendre une valeur moyenne valable pour tous les organismes de formation, nous pourrions alors affirmer qu’il faut compter au moins six mois pour se préparer sérieusement et efficacement au passage de la certification. Au-delà de la conception et de la création de supports documentaires, le système qualité qu’impose la certification Qualiopi doit avoir été soumis à l’épreuve du temps. Il a dû permettre à l’organisme de formation d’éprouver son système qualité, formation après formation.
Combien de temps est valable la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi se base sur un cycle de trois ans, ponctué par trois audits. Sauf catastrophe, la certification Qualiopi est donc valable trois ans à compter de sa date de délivrance.
L’audit initial de certification est le tout premier audit du cycle Qualiopi. Il fait entrer l’organisme de formation dans le cycle Qualiopi à partir du moment où la certification est délivrée à l’organisme de formation.
Entre 14 et 22 mois suivant l’audit initial, intervient alors l’audit de surveillance. Celui-ci est un audit allégé. D’une durée réduite de moitié par rapport à l’audit initial, l’audit de surveillance permet de vérifier que les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ) restent applicables au sein de l’organisme de formation, un an et demi après l’audit de certification.
Trois ans après l’audit initial de certification, l’audit de renouvellement inscrit l’organisme de formation dans un nouveau cycle de certification. Concrètement, cela signifie que la certification est remise en jeu à l’occasion de ce nouvel audit.
Combien de temps dure un audit Qualiopi ?
La durée d’un audit Qualiopi est variable. Au moment où il va demander des devis aux organismes certificateurs, l’organisme de formation devra indiquer un certain nombre d’informations nécessaires au calcul de la durée d’audit : chiffre d’affaires réalisé sur l’année précédente dans le domaine de la formation professionnelle, nombre de sites sur lesquels sont délivrées les prestation (mono-site ou multisite). En fonction de ces informations, le certificateur sera en mesure d’indiquer à l’organisme de formation le nombre de jours d’audit qu’il devra réaliser pour obtenir sa certification. Globalement, pour un indépendant qui viendrait de créer son activité, il faut compter une journée d’audit en initial et renouvellement pour une demi-journée d’audit en surveillance.
Depuis quand la certification Qualiopi existe-t-elle ?
A noter qu’avant la certification Qualiopi, un dispositif ressemblant existait : le référencement DATADOCK. Les organismes de formation désireux de solliciter des fonds publics dans le cadre de leur activité de formation devaient prouver la valeur de leur système qualité en répondant aux critères qualité de DATADOCK, une plateforme créée par les Opérateurs de Compétences (OPCO). Cette démarche bien qu’utile, n’avait clairement pas la valeur de Qualiopi. Il s’agissait en effet d’une dynamique déclarative, sans contrôle réel sur la réalité du processus qualité de l’organisme de formation.
La certification Qualiopi, elle, a été mise en place avec la Loi pour la Liberté de Choisir son Avenir Professionnel de 2018. Cette grande loi avait permis de repenser le paysage de la formation professionnelle pour l’amener vers celui que l’on connaît aujourd’hui, notamment en créant la certification Qualiopi et le Compte Personnel de Formation (CPF).
Annoncée en 2018, la certification Qualiopi devait s’imposer aux organismes de formation bénéficiaires de fonds publics et mutualisés au 1er janvier 2021. Toutefois, avec l’épisode de COVID-19, cette obligation a été renvoyée un an après, au 1er janvier 2022.
Combien ? La certification Qualiopi en chiffres
Quelle est la proportion d’organismes de formation certifiés Qualiopi ?
La France compte plus de 120.000 organismes de formation. Parmi eux, seuls 40.000 sont certifiés Qualiopi, soit un tiers d’entre eux. On considère aujourd’hui que l’essentiel des organismes de formation désireux de passer la certification l’ont fait, et que Qualiopi concerne surtout les nouveaux entrants dans la formation professionnelle, c’est-à-dire les organismes nouvellement créés ou les entreprises préexistantes ayant récemment réalisé leur déclaration d’activité de formation.
Et ? Les dossiers thématiques de Qualiopi
Qualiopi et la sous-traitance
La question de la sous-traitance est particulièrement importante dans le cadre de Qualiopi. En effet, le portage salarial et la sous-traitance sont des pratiques très fréquentes dans le monde de la formation professionnelle française. Si bien que le législateur a voulu, très tôt, encadrer le recours à ces pratiques.
Cela s’est d’abord concrétisé par un indicateur spécifiquement consacré au sein du Référentiel National Qualité (RNQ). L’indicateur 27 impose en effet que l’organisme de formation qui a recours à la sous-traitance s’assure du respect des critères du RNQ par son sous-traitant dans le cadre d’un contrat conclu en sous-traitance. Toutefois, les instances administratives n’ont jamais exigé de l’organisme sous-traitant qu’il dispose lui-même de la certification Qualiopi.
Depuis, les règlementations successives en la matière n’ont fait que confirmer toujours plus la trajectoire en encadrant toujours davantage le recours à la sous-traitance. Si aujourd’hui, l’indicateur 27 est toujours applicable, il y a fort à parier que l’on se dirige progressivement vers une obligation faite au sous-traitant d’être lui-même certifié Qualiopi quel que soit le type de formation délivrée.
Qualiopi et le site Internet de l'organisme de formation
La question du site Internet dans le cadre de Qualiopi est particulièrement importante, notamment lue au prisme du critère 1 qui s’intéresse à la communication de l’organisme de formation sur son offre de formation. L’organisme de formation doit notamment permettre aux personnels intéressés d’obtenir publiquement l’ensemble des informations relatives aux prérequis nécessaires, au prix de la formation, à sa durée, à son déroulé pédagogique etc.
En tant que moyen de communication publique, le site Internet peut donc être utilisé comme élément de preuve pour l’ensemble des indicateurs du premier critère. A cet égard, il devra être particulièrement soigné par le centre de formation. Car si le RNQ n’impose aucune mention spécifique sur le site Internet de l’organisme, ce dernier devra toutefois respecter les exigences du RNQ s’il est mobilisé comme élément de preuve par le centre de formation.
Une fois certifié Qualiopi, l’organisme de formation a l’obligation de faire apparaître le « logo Qualiopi » en respectant un certain nombre d’éléments formels quant à son affichage.
