L’audit de renouvellement Qualiopi est le troisième et dernier audit du cycle Qualiopi. C’est avec lui que l’organisme de formation entren dans un nouveau cycle de trois ans, s’engageant ainsi à répondre favorablement aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).
Bien qu’étant absolument capital, l’audit de renouvellement est en réalité mal connu. Mal connu, car peu d’organismes de formation l’ont réalisé à l’heure où sont écrits ces lignes. Rappelons en effet que la certification Qualiopi est devenue “obligatoire” pour les organismes de formation à compter du 1er janvier 2022. L’audit de renouvellement devant se tenir dans les 3 ans qui suivent la réalisation de l’audit initial, la plupart des organismes de formation ne l’ont en réalité pas encore passé en 2024.
Cet article va être l’occasion de passer au crible l’audit de surveillance. Dans une première partie d’article, nous nous pencherons sur ce qu’est réellement l’audit de renouvellement (durée, délais, différences avec les autres …). Dans une seconde partie, nous analyserons les facteurs clés qui vont vous permettre de préparer efficacement votre audit de renouvellement, et surtout … de le réussir !
Alors, vous êtes prêts à tout comprendre ? C’est parti !
L'AUDIT DE RENOUVELLEMENT : QUI ? QUOI ? QUAND ? OU ?
Petit retour sur l’audit de renouvellement pour bien cadrer le sujet. En effet, de nombreuses erreurs sont véhiculées sur Internet. Cet article sera l’occasion de donner des informations fiables à son sujet.
L'audit de renouvellement, c'est quoi ?
L’audit de renouvellement, c’est le troisième et dernier audit du cycle Qualiopi.
Rappelons que le cycle Qualiopi se ponctue par trois audits :
L’audit initial de certification qui fait entrer l’organisme de formation dans le cycle Qualiopide trois ans. C’est suite à la réussite de l’audit initial qu’est délivrée la certification Qualiopi. C’est également suite à la réussite de l’audit initial que l’organisme de formation peut jouir de tous les avantages que confère la certification Qualiopi : financements publics et mutualisés mobilisables dans le cadre de la réalisation de ses formations, possibilité d’utiliser le logo de Qualiopi, etc.
L’audit de surveillance qui intervient 14 à 22 mois après l’audit initial et vient vérifier que l’organisme de formation répond encore aux exigences du RNQ ;
L’audit de renouvellement qui fait entrer l’organisme de formation dans un nouveau cycle de trois ans.
Quelle différence entre l'audit de renouvellement et les deux autres audits Qualiopi ?
On peut distinguer deux types d’audits Qualiopi :
- l’audit initial et l’audit de renouvellement d’une part ;
- l’audit de surveillance d’autre part.
L’audit de surveillance est un audit amoindri. Il est plus léger et vise juste à s’assurer que les process imposés par le RNQ sont encore respectés au sein de l’organisme de formation qui a reçu la certification. Toutefois, l’audit initial et l’audit de renouvellement remettent en jeu la certification Qualiopi. En cas d’échec, la certification n’est donc pas accordé / renouvelé. L’organisme de formation n’est donc pas (ou plus) titulaire de la certification Qualiopi.
Il faut donc bien comprendre ce qui est en jeu lorsque l’audit de renouvellement intervient ! Votre certification Qualiopi est en jeu. L’audit est tout sauf à prendre à la légère !
Quand a lieu l'audit de renouvellement Qualiopi ?
L’audit de renouvellement Qualiopi a lieu dans les trois ans qui suivent l’obtention de la certification. Autrement dit, il a lieu au plus tard trois ans après l’audit initial de certification.
Toutefois, attention aux délais qu’imposent le calendrier Qualiopi ! Avec l’arrêté du 31 mai 2023, les dates sont beaucoup plus strictes concernant le passage de la certification. Voici ce qu’on peut lire dans cet arrêté.
« Le renouvellement de la certification suppose la réalisation d’un audit de renouvellement sur place avant la date d’échéance du certificat et dans des délais compatibles avec la levée, avant échéance du certificat, des non-conformités majeures éventuelles. L’audit de renouvellement est réalisé conformément au déroulement d’un audit initial, en vérifiant le cas échéant la mise en œuvre des actions correctives définies au plan d’actions pour traiter les non-conformités détectées lors l’audit de surveillance précédent.
Le délai de traitement des non-conformités est de trois mois. Il vous faudra donc passer votre audit de renouvellement au plus tard trois mois avant la date d’anniversaire de votre certification Qualiopi.
Prenons un exemple concret. Vous avez passé (et réussi !) votre audit initial le 1er septembre 2021. Votre audit de renouvellement doit donc intervenir dans les trois ans, soit avant le 1er septembre 2024. Toutefois, si l’on déduit le délai de traitement des non-conformités, il vous faudra donc passer votre audit avant le 1er juin 2024. Prenant en considération les délais pour obtenir une date d’audit, nous vous recommandons donc de contacter votre certificateur dès le mois d’avril 2024.
Où a lieu l'audit de renouvellement Qualiopi ?
L’audit de renouvellement Qualiopi a lieu sur place. Pendant la crise de la COVID 19, les audits pouvaient se réaliser à distance, par visioconférence. Mais avec l’arrêté du 31 mai 2023, les choses sont désormais claires : les audits de renouvellement se tiennent sur place.
Il est possible que certains organismes de formation souhaitent passer Qualiopi sans avoir de locaux.
Avec quel certificateur passer mon audit de renouvellement ?
L’audit de renouvellement est l’occasion pour vous de changer de certificateur ! En effet, lorsque vous choisissez votre certificateur pour l’audit initial, vous vous engagez pour l’audit initial et l’audit de surveillance. Mais vous n’êtes plus engagé à compter de l’audit de renouvellement. Aussi, c’est le moment d’appeler d’autres certificateurs et d’étudier quels sont ceux qui ont les tarifs les plus avantageux.
BIEN SE PREPARER A L'AUDIT DE RENOUVELLEMENT QUALIOPI
Afin d’assurer votre réussite à l’audit de renouvellement quelques points sont absolument essentiels.
Listez les documents que vous allez mobiliser le jour J
Lorsque l’audit de renouvellement Qualiopi approche, la première étape cruciale pour garantir une préparation adéquate consiste à créer une checklist finale des documents que vous allez utiliser le jour même.
Commencez par répertorier de manière exhaustive tous les documents requis par Qualiopi. Consultez attentivement les critères et les exigences de certification pour vous assurer de ne rien omettre. Organisez la checklist de manière logique, en regroupant les documents par catégorie, ce qui facilitera leur vérification ultérieure.
La mise à jour constante des documents est impérative. Assurez-vous que chaque document de la checklist est à jour, reflétant précisément vos pratiques actuelles. Cela inclut les manuels, les procédures, les plans de formation, et tout autre élément pertinent. Une documentation obsolète peut non seulement entraîner des non-conformités mais également nuire à la crédibilité de votre organisme de formation.
La clé du succès réside dans l’organisation méthodique de vos documents. Veillez à ce qu’ils soient bien classés, facilement accessibles et présentés de manière cohérente. Cela garantira une réponse rapide et efficace aux demandes de l’auditeur. Adoptez une approche systématique pour la numérotation des documents et assurez-vous que chaque membre de l’équipe est familier avec la structure.
Révision des procédures clés : Un ajustement précis pour la conformité optimale
Dans la perspective de l’audit de renouvellement Qualiopi, une révision minutieuse des procédures clés s’avère être une étape essentielle pour garantir la conformité aux critères définis. Cette démarche proactive permet de s’assurer que les pratiques de votre organisme de formation sont alignées sur les exigences actuelles.
Commencez par identifier les procédures directement liées aux critères de la certification Qualiopi. Ces procédures, qu’elles concernent la conception des formations, la gestion des formateurs, ou tout autre aspect, sont au cœur de l’évaluation de la conformité. Assurez-vous de comprendre clairement chaque étape de ces procédures et de les documenter de manière explicite.
Le monde professionnel est en constante évolution, et vos procédures doivent suivre le rythme. Mettez à jour la documentation associée à chaque procédure pour refléter précisément vos pratiques actuelles. Cela inclut les changements organisationnels, les améliorations apportées aux processus, et toute modification pertinente depuis la dernière certification Qualiopi.
Chaque membre de l’équipe doit être pleinement conscient des procédures et des ajustements effectués. Organisez des sessions de formation interne si nécessaire pour expliquer les modifications apportées et garantir une compréhension collective. La clarté dans la communication interne renforce la cohésion de l’équipe et favorise une mise en œuvre uniforme des procédures.
Réaliser un audit express
La simulation d’audit express en interne s’impose comme un exercice pratique incontournable pour évaluer la préparation réelle de votre équipe à l’approche de l’audit de renouvellement Qualiopi. C’est une étape proactive qui permet d’anticiper d’éventuelles lacunes et de renforcer la confiance de l’équipe face aux interrogations de l’auditeur.
Commencez par définir le cadre de la simulation d’audit. Choisissez un moment où l’équipe est disponible et créez un scénario similaire à ce que l’auditeur pourrait poser. Impliquez toutes les parties prenantes et reproduisez autant que possible les conditions de l’audit réel. Cela inclut la séquence d’entretiens, la présentation des documents, et la démonstration des procédures.
L’objectif principal de la simulation est de détecter les éventuelles lacunes dans la préparation de l’équipe. Encouragez les membres de l’équipe à agir comme si c’était l’audit réel et à répondre aux questions de manière spontanée. En évaluant leurs réponses et leurs performances, vous pourrez identifier les domaines qui nécessitent une attention particulière ou une révision supplémentaire.
La simulation d’audit est également une opportunité de renforcer la confiance de l’équipe. En les exposant à des situations similaires à celles qu’ils rencontreront le jour de l’audit, vous réduisez le stress lié à l’inconnu. Cela permet à chaque membre de l’équipe de mieux comprendre son rôle, de se familiariser avec le processus, et d’améliorer sa réactivité face aux questions de l’auditeur.
Pour aller encore plus loin dans la préparation, envisagez de contacter la société Digi-Certif pour la réalisation d’un audit blanc. Un audit blanc effectué par des experts externes peut fournir une perspective objective et des recommandations précieuses. Digi-Certif, avec son expertise reconnue dans le domaine des certifications, peut vous accompagner dans cette démarche, offrant une simulation approfondie pour évaluer la conformité de votre organisme de formation.
