Un associé qui part. Un problème de santé. Une reconversion partielle. Un marché qui s’effondre d’un coup. Les raisons de vouloir mettre son OF en veille sont nombreuses, et elles arrivent toujours plus vite qu’on ne l’avait prévu. La question qui suit immédiatement : est-ce qu’on perd le NDA si on ne forme plus pendant six mois ? Est-ce que Qualiopi tombe automatiquement ? Est-ce qu’on peut vraiment suspendre sans tout liquider ?
J’ai eu à gérer cette situation une fois, et j’ai vu des confrères la gérer très mal par méconnaissance du cadre légal. La bonne nouvelle, c’est que la suspension est possible. La mauvaise, c’est qu’elle n’est ni automatique ni sans conditions.
Ce que dit vraiment le cadre légal sur l’inactivité d’un OF
Le NDA, rappelons-le, est déclenché par la première convention ou contrat de formation signé. Il ne disparaît pas parce que vous n’avez pas formé pendant quelques mois. La réglementation ne prévoit pas de durée minimale d’activité annuelle pour conserver le numéro. Ce qui peut le faire perdre, en revanche, c’est l’absence de dépôt du bilan pédagogique et financier, le BPF, dans les délais. Ce document annuel, à déposer avant le 30 avril pour l’exercice précédent, est obligatoire dès lors que votre OF a eu une activité au cours de l’année, même infime. Si vous n’avez strictement rien fait sur l’exercice, le BPF doit quand même être déposé avec des montants à zéro. Beaucoup de dirigeants ignorent ce point et laissent passer l’échéance en pensant que l’absence d’activité les dispense de l’obligation. C’est une erreur qui peut déclencher un contrôle DREETS.
La DREETS de votre région est l’interlocuteur à informer si vous anticipez une période d’inactivité prolongée. Il n’existe pas de procédure formelle de “suspension de NDA” dans les textes, mais une prise de contact préventive vaut toujours mieux qu’un silence radio suivi d’un courrier de relance. Certaines DREETS acceptent une simple déclaration écrite d’inactivité temporaire. D’autres ne font rien de particulier avec cette information mais en gardent la trace. Dans tous les cas, vous avez tout à gagner à documenter votre démarche.
Le cas Qualiopi est différent et plus contraignant
C’est là que ça se complique vraiment. Votre certification Qualiopi est gérée par un organisme certificateur privé accrédité par le COFRAC. Le RNQ ne prévoit aucune notion de suspension. Votre certificat est valide trois ans, avec un audit de surveillance en cours de cycle, point. Si vous ne déposez plus de formations sur EDOF, si vos OPCO ne trouvent plus rien à votre NDA, si vous n’avez plus aucun stagiaire, cela n’invalide pas automatiquement votre certification. Mais ça peut créer un problème lors de l’audit de surveillance.
L’auditeur va vous demander des preuves de mise en œuvre des indicateurs du RNQ. Des conventions signées. Des feuilles d’émargement. Des questionnaires de satisfaction. Des preuves de positionnement. Si vous n’avez rien fait pendant dix-huit mois, vous n’aurez rien à montrer, et vous risquez des non-conformités majeures. La certification peut alors être suspendue par le certificateur lui-même, ce qui est beaucoup plus problématique qu’une inactivité temporaire assumée.
La stratégie que je recommande : maintenez a minima une action de formation documentée par trimestre pendant votre période de veille. Une demi-journée de formation interne, une action pour un client à tarif réduit, n’importe quoi qui génère une convention, une feuille d’émargement, un questionnaire. Ce n’est pas tricher. C’est alimenter le système pour qu’il reste en vie. Vous trouverez des ressources utiles pour structurer ces démarches sur MonOF.
La trésorerie pendant la mise en veille
Une chose que personne ne dit clairement : suspendre son activité ne supprime pas les charges fixes. Si vous avez des salariés permanents, la convention collective de la formation professionnelle continue de s’appliquer. Si vous avez des locaux, le bail tourne. Si vous avez des abonnements EDOF actifs, ils restent facturés. La mise en veille doit donc s’accompagner d’une revue chirurgicale des coûts récurrents.
Sur les formateurs, la question du statut se pose immédiatement. Un formateur salarié en CDI ne peut pas être mis en “pause” comme une prestation de service. Si vous avez structuré votre équipe autour de CDD ou de prestataires indépendants, la souplesse est beaucoup plus grande. C’est l’un des arguments en faveur d’un modèle mixte que j’ai toujours défendu. Pour aller plus loin sur ce point, l’article sur le bon statut pour votre OF pose les bases utiles.
Sur les relations avec les OPCO, une inactivité prolongée peut créer des interrogations si vous avez des dossiers en cours ou des soldes non soldés. Assurez-vous que tous vos dossiers de prise en charge sont clôturés proprement avant d’entrer en veille. Un avoir inexpliqué ou une action non réalisée qui traîne peut déclencher des complications. Ce type de situation est bien décrit dans l’article sur les demandes d’avoir sans justification d’un OPCO.
Les démarches concrètes à enchaîner dans l’ordre
Avant d’entrer en veille, voici l’ordre dans lequel il faut traiter les sujets. D’abord, finaliser et clôturer toutes les actions de formation en cours. Aucun stagiaire ne doit rester dans une formation non terminée, aucune convention ne doit rester ouverte. Ensuite, vérifier que le BPF de l’exercice en cours sera bien déposé à temps, même avec une activité partielle. Puis informer votre certificateur Qualiopi de votre situation : certains proposent des échanges préventifs avant l’audit de surveillance, d’autres ne s’y intéressent pas, mais la prise de contact trace votre démarche. Enfin, écrire à la DREETS pour documenter l’inactivité temporaire prévue.
Si vous avez des marchés publics en cours ou des candidatures déposées, vérifiez les clauses de votre contrat. Une inactivité peut être interprétée comme une défaillance selon la rédaction du marché. C’est un point que l’on aborde en creux dans l’article sur refuser un marché public sans perdre en crédibilité, utile à relire dans ce contexte.
Pour les questions liées au NDA lui-même, sa création, son maintien, les documents associés, le pack NDA de MonOF rassemble les modèles dont vous avez besoin pour rester en règle même en période de faible activité.
Ce que j’aurais fait à la place de ceux qui ont tout perdu
J’ai connu deux dirigeants d’OF qui ont simplement arrêté de former sans rien dire à personne. L’un a oublié le BPF pendant deux ans. L’autre a laissé expirer sa Qualiopi sans audit de surveillance parce qu’il pensait que l’inactivité le dispensait de tout. Résultat dans les deux cas : une remise à zéro quasi totale, des démarches longues, une crédibilité entamée auprès des OPCO.
Ce que j’aurais fait, et ce que je ferais aujourd’hui : définir une durée de veille claire, disons six mois ou un an, la documenter dans une décision de gérance, maintenir une activité symbolique mais traçable, ne rien laisser expirer par défaut. La suspension d’un OF, ça se pilote comme une activité réduite, pas comme une fermeture muette. Pour s’orienter sur les ressources disponibles ou obtenir un avis sur votre situation spécifique, le contact MonOF est un point de départ utile.
Les organismes de référence à consulter directement : le portail Service-Public pour les obligations déclaratives générales, le site du COFRAC pour les questions d’accréditation des certificateurs, et Légifrance pour le cadre législatif de la formation professionnelle. Pour les questions BPF, la DGEFP publie les instructions annuelles relatives au dépôt.
Mettre son OF en veille n’est pas une honte. C’est parfois la décision la plus saine. Encore faut-il le faire dans les règles, sans laisser la mécanique administrative tourner dans le vide.
