L’obligation Qualiopi s’impose désormais à tout organisme de formation qui souhaite accéder aux financements publics et mutualisés, une réalité qui s’est généralisée depuis janvier 2022. Si l’on parle beaucoup de critères, d’indicateurs ou de non-conformités, un point essentiel revient souvent sur le devant de la scène : la durée de l’audit Qualiopi. Combien de temps dure-t-il ? Qu’est-ce qui influe sur cette durée ? Et surtout, comment la calculer au plus juste ?
Dans cet article, nous vous proposons un guide clair, pratique et à jour, pour vous aider à estimer au mieux la durée de votre audit Qualiopi — que ce soit l’audit initial, l’audit de surveillance ou l’audit de renouvellement. Objectif : vous éviter les surprises et bien vous organiser.
Pourquoi est-ce important de connaître la durée de son audit Qualiopi ?
Avant de plonger dans les détails, rappelons une chose : l’audit Qualiopi, c’est du temps à prévoir, mais surtout à optimiser. Sa durée a un impact direct sur :
- La logistique : disponibilité des formateurs, accès aux locaux ou aux outils numériques
- Le budget : le coût de l’audit est directement lié à sa durée
- La préparation : plus l’audit est long, plus il faut anticiper les documents à mobiliser
Connaître la durée de votre audit vous aide donc à vous organiser plus efficacement… mais aussi à ne pas payer plus que nécessaire.
Les critères déterminants de la durée d'un audit Qualiopi
La durée d’un audit n’est jamais standardisée. Elle dépend de plusieurs éléments très concrets liés à votre activité. Voici les 5 principaux facteurs pris en compte :
1. La catégorie d’action de formation
Il existe quatre catégories d’actions visées par Qualiopi :
- Les actions de formation (AF)
- La validation des acquis de l’expérience (VAE)
- Les bilans de compétences (BC)
- Les actions de formation par apprentissage (CFA)
Plus vous déclarez de catégories, plus la durée de l’audit augmente. À noter qu’un organisme de formation qui ne fait que de la formation (AF) aura un audit plus court qu’un OF multiservice (AF + VAE + BC…).
2. Le chiffre d’affaires
Le chiffre d’affaires lié à l’activité de formation influence fortement la durée d’audit. Les seuils sont généralement organisés ainsi :
- Chiffre d’affaires formation inférieur à 150 000 € : durée de l’audit initial d’1 jour (soit 7 heures) pour une catégorie
- Chiffre d’affaires formation supérieur ou égal à 150 000 € : durée de 1,5 jour à 2 jours
Il ne s’agit pas du chiffre d’affaires global de l’entreprise, mais bien celui issu des actions concernées par Qualiopi.
3. Le nombre de sites ou d’implantations
Un organisme multi-sites devra prévoir un échantillonnage de ses sites. Chaque site visité rallonge mécaniquement la durée d’audit. Cela concerne surtout les CFA ou les structures à rayonnement national.
4. Le recours à la sous-traitance
Si vous faites appel à des prestataires externes (formateurs, accompagnateurs…), l’auditeur devra vérifier la conformité de ces collaborations. Cela augmente légèrement le temps d’analyse, même si ce n’est pas toujours compté séparément.
5. L’historique de certification
Pour l’audit de surveillance ou l’audit de renouvellement, la durée peut être adaptée en fonction :
- Des non-conformités éventuelles de l’audit initial
- Du maintien de l’activité
- Du respect du périmètre de certification
- Du chiffre d’affaires réalisé depuis le dernier audit
Comment calculer la durée de chaque type d'audit ?
L’audit initial : la première marche vers Qualiopi
L’audit initial est celui qui permet d’obtenir la certification Qualiopi. Il est généralement plus long que l’audit de surveillance.
Durée moyenne constatée :
- 1 jour pour un petit OF, avec 1 seule catégorie et moins de 150 000 € de CA
- 1,5 à 3 jours pour les structures plus importantes ou multi-catégories
Exemple : un organisme déclarant deux catégories (AF + BC), avec un CA de 200 000 €, peut s’attendre à 1,5 à 2 jours d’audit initial.
L’audit de surveillance : 18 mois après le 1er audit
Il a lieu environ entre le 14e et le 22e mois suivant l’audit initial. Moins lourd que le premier, il reste néanmoins stratégique, car il conditionne le maintien de la certification.
Durée moyenne constatée :
- 0,5 à 1 jour, selon le profil de l’OF
- Il porte principalement sur les écarts éventuels relevés lors du 1er audit, les évolutions depuis, et la continuité de la conformité
Le CA actualisé peut faire évoluer cette durée !
L’audit de renouvellement : tous les 3 ans
Il intervient avant l’expiration des 3 ans de certification. C’est un audit complet, mais sa durée peut être ajustée selon l’historique de l’OF et son sérieux démontré.
Durée moyenne constatée :
- Identique ou légèrement inférieure à l’audit initial
- Parfois, l’auditeur peut s’appuyer sur l’expérience passée et ajuster le rythme. Mais attention : en cas de changement important (d’équipe, d’activité, de périmètre…), il pourra tout réévaluer.
Récapitulatif indicatif des durées d'audit
Pour vous aider dans votre estimation, voici les durées moyennes constatées selon les profils d’organismes :
Petit OF (CA inférieur à 150k €) :
- Audit initial : 1 jour
- Audit de surveillance : 0,5 jour
- Audit de renouvellement : 1 à 2 jours
OF moyen (CA supérieur à 150k €) :
- Audit initial : 1,5 à 2 jours
- Audit de surveillance : 1 jour
- Audit de renouvellement : 1,5 à 2 jours
OF multi-catégories :
- Audit initial : 2 à 3 jours
- Audit de surveillance : 1 jour
- Audit de renouvellement : 2 à 3 jours
Ces données sont indicatives. Chaque certificateur peut appliquer une méthode d’estimation légèrement différente, dans les limites fixées par le Référentiel National Qualité.
Bonnes pratiques pour optimiser la durée de votre audit
Même si la durée n’est pas négociable en soi, vous pouvez éviter les allongements ou pertes de temps si vous :
- Préparez les documents à l’avance, classés par indicateur
- Testez l’accès aux outils numériques si l’audit est à distance
- Informez votre équipe des horaires et disponibilités attendus
- Révisez les non-conformités passées, s’il y en a
- Appuyez-vous sur un accompagnement professionnel, si besoin
Un audit fluide, c’est un audit où l’auditeur n’a pas besoin de chercher l’information : tout est clair, logique et cohérent.
En résumé : Anticiper, c'est réussir
La durée d’un audit Qualiopi n’est pas figée, mais elle suit des logiques précises. En comprenant les règles du jeu, vous gagnez :
- Du temps dans votre préparation
- Du budget sur votre audit
- De la sérénité dans votre pilotage qualité
Que vous soyez un formateur indépendant ou un organisme de formation multi-sites, mieux vaut connaître vos chiffres, vos catégories et votre historique, pour anticiper au mieux cette étape-clé de votre certification.
