Le plan de formation est un outil qui permet de structurer le contenu pédagogique, de définir les objectifs et de choisir les méthodes les plus adaptées au public cible. Un plan construit avec stratégie aide à suivre le déroulement de la formation et d’en évaluer les résultats. En plus d’être un outil pédagogique précieux, le plan est un document administratif important. Il permet de justifier le contenu et la durée de la formation auprès des participants et des financeurs. Il peut également être utilisé pour demander des agréments ou des certifications. Un plan de formation bien structuré présente de nombreux avantages, tant pour le formateur que pour les participants. Pour le formateur, il permet de gagner du temps, il s’assure de la cohérence et se concentre sur l’animation du contenu. Pour les participants, il permet de mieux comprendre les objectifs et de suivre le déroulement de la formation de manière plus efficace.
Autant les formateurs peuvent suivre les actions de formation, autant les formés comprennent les attentes de chaque cours.
N’est-il pas crucial, en tant que formateur, de s’équiper d’un plan de formation solide pour maximiser l’impact de vos sessions ?
Et ainsi offrir une expérience d’apprentissage optimale à vos participant ?
Pourquoi faire un plan de formation et définir les actions de formation ?
Même s’il n’est pas obligatoire en France, il est fortement recommandé aux
entreprises de se doter d’un plan de formation.
Celui-ci permet de :
Réaliser un état des lieux précis de ses besoins en ressources humaines, en identifiant les talents à développer ou à recruter.
Planifier sur mesure les formations nécessaires pour combler les écarts de
compétences.
Répondre aux enjeux stratégiques de l’entreprise ou des formés.
Acquérir ou développer les compétences requises pour faire face aux évolutions profesionnelles du secteur et garantir sa compétitivité sur le marché.
Fidéliser ses talents, en attirer de nouveaux élèves et les motiver, en leur offrant des opportunités de développement professionnel.
De plus, si la loi française n’impose pas l’élaboration d’un plan de formation en soi, elle impose à l’entreprise des obligations claires en matière d’accompagnement de ses salariés.
Les obligations de l'employeur : donner accès à la formation
L’article L 6321-1 du Code du Travail stipule que l’employeur doit :
Assurer l’adaptation de ses salariés à leur poste de travail et veiller au maintien de leur capacité à occuper leur emploi, notamment au regard des évolutions technologiques.
Favoriser leur progression professionnelle par des actions de formation.
Ainsi, la mise en place d’un plan de formation en entreprise concerne toutes les structures. Quelles que soient leur secteur d’activité ou bien leur taille.
Un plan de formation bien conçu est un investissement précieux pour les entreprises, car il aide à :
Améliorer la performance individuelle et collective des salariés
Renforcer la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance
Accroître la motivation et l’engagement des salariés
Réduire le turnover au sein de l’entreprise
Améliorer l’image de l’entreprise
Comment élaborer le plan de formation pour proposer un contenu qualitatif ?
1. Identifiez vos besoins en formation
Avant de vous lancer dans la création de votre plan de formation, il est nécessaire
d’analyser les besoins en compétences, aptitudes et connaissances de vos salariés.
L’analyse doit être menée en regard de leurs fiches de poste et des enjeux stratégiques de l’entreprise.
Cette étape vous permet de déterminer le type de formation à dispenser, en distinguant trois catégories principales :
Celles obligatoires : elles répondent à des exigences légales et visent à garantir la sécurité et la santé des salariés. Elles peuvent concerner, par exemple, la prévention des risques professionnels ou la lutte contre les discriminations.
Formations professionnelles nécessaires à l’exercice d’un métier et de son évolution : Elles permettent aux salariés de maintenir et d’actualiser leurs compétences en lien avec leur métier. Elles concernent, par exemple, les nouvelles technologies, les évolutions réglementaires ou les pratiques managériales.
Les formations pour atteindre les buts stratégiques de l’entreprise : elles visent à développer les compétences nécessaires pour concrétiser les objectifs fixés par l’entreprise. Par exemple, vous pouvez y retrouver le développement commercial, l’innovation ou la gestion de projet.
Pour affiner votre analyse, nous vous recommandons de définir des indicateurs de performance précis. Ils doivent prendre en compte les services ou les salariés concernés par la formation, le comportement professionnel attendu, les compétences à développer et les avantages anticipés pour l’entreprise et les
employés.
À noter : vous pouvez vous aider du bilan de compétences pour comprendre les besoins de formation au sein de l’entreprise. Des entretiens professionnels sont également un bon axe de travail pour comprendre les besoins et les demandes de formation des salariés.
2. Déterminez les ressources nécessaires à la conception du plan de formation
La mise en œuvre d’un plan de formation efficace nécessite de mobiliser différentes ressources : humaines, logistiques et financières.
Ressources humaines pour élaborer un plan de formation
Deux options principales s’offrent à vous :
Les formateurs internes : ils sont des spécialistes dans leur domaine d’expertise et possèdent une connaissance approfondie de la matière à enseigner. Leur coût est généralement moins élevé que celui des formateurs externes.
Cependant, ils peuvent parfois manquer de compétences pédagogiques et être réticents à former leurs collègues.
Les formateurs externes : Ces formateurs sont des experts reconnus dans leur champ d’apprentissage. Ils possèdent à la fois les compétences techniques et pédagogiques nécessaires pour dispenser des formations de qualité. Leur coût est peut être plus élevé que celui des formateurs internes.
Le choix entre ces deux options dépend des besoins et des moyens de l’entreprise. Il est important de peser le pour et le contre de chaque solution en fonction de vos
priorités.
Ressources logistiques pour donner accès la formation
Il est essentiel de penser à toutes les ressources matérielles nécessaires pour
dispenser la formation. Cela comprend la sélection du lieu de formation, l’identification des outils et du matériel pédagogiques adéquats.
La vérification de leur disponibilité en interne ou la budgétisation de leur location sont aussi des éléments à prévoir en tant qu’employeur.
Ressources financières pour réaliser la formation
L’élaboration d’un plan de formation implique une analyse rigoureuse des coûts engendrés. Il est important d’établir un budget précis qui prend en compte les différents éléments suivants :
Les salaires des formateurs
Les coûts de l’équipement et du matériel de formation
Frais de location de salles ou de plateformes technologiques
Frais d’assurance
N’oubliez pas de vous renseigner sur les différentes aides financières auxquelles les
entreprises peuvent prétendre pour alléger les coûts de formation. On pense notamment aux subventions ou aux accords avec des centres agréés. Ces points sont à anticiper dans le cadre de votre plan de formation professionnelle.
3. Établissez vos priorités en matière de formation pour vos salariés
Compte tenu des ressources souvent limitées des entreprises, il est essentiel de hiérarchiser les besoins de formation identifiés.
Cette hiérarchisation doit s’appuyer sur plusieurs critères clés :
La contribution de la formation à la réalisation des objectifs : celles qui ont un impact direct sur les résultats de l’entreprise doivent être priorisées.
Le type : si elles sont obligatoires ou non, en vertu de la loi. Vous allez ici devoir prioriser par rapport aux contenus plus optionnels.
Le nombre de salariés et l’impact sur l’organisation : Les formations qui touchent un grand nombre de salariés ou qui ont un impact significatif sur l’organisation doivent être priorisées.
En établissant un plan de formation priorisé, vous vous assurez ainsi que les efforts
de formation sont concentrés sur les domaines les plus bénéfiques pour l’entreprise et ses employés.
Ce plan peut être organisé sur une base annuelle, voire pluriannuelle, en fonction de vos besoins et des ressources disponibles.
À noter : pour avoir un plan de formation réussi, vous pouvez demander au manager d’analyser les données de vos équipes. Si besoin, vous pouvez également lui déléguer le projet de formation et la gestion de celle ci.
4. Rédiger votre plan de formation professionnelle
Une fois que vous avez défini vos buts, identifié les ressources nécessaires et établi vos priorités, vous pouvez commencer à rédiger votre plan de formation.
Construire un plan adapté à vos attentes
Votre plan de formation doit inclure :
Les objectifs : Ce que vous voulez que les participants sachent ou soient capables de faire à la fin de la formation. Ici, cela se résume par la création d’un plan de développement des compétences.
Le public cible : À qui s’adresse-t-elle. Qui sont les salariés ou les équipes qui doivent suivre le programme de formation ?
Le contenu : Ce qui sera couvert dans la formation. Quelles compétences souhaitez- vous développer ? Quels sont les cours à prévoir ?
Les méthodes pédagogiques : Comment la formation sera dispensée. En tant qu’employeur, il est important d’avoir des exemples précis en accord avec votre secteur d’activité. Y a-t-il des mises en situation à prévoir pour développer certaines compétences ?
Le calendrier : Quand aura-t-elle lieu ? Dans le plan des actions de formation, faut-il prendre en compte les vacances des équipes ? Quels salariés doivent-être présents ? Quelle est l’évolution professionnelle attendu ?
Les ressources nécessaires : Les ressources humaines, logistiques et financières nécessaires à la formation.
L’évaluation : Comment vous évaluerez les résultats. Sur quelles actions de formation jugerez-vous que l’approche a été satisfaisante ?
Votre plan de formation doit être rédigé manière claire et concise. Cela doit être un document facile à lire et à comprendre pour tous ceux qui en auront besoin.
5. Faire un rapport d'activité à la fin de la formation
Faire un rapport d’activité à la fin de la formation est une étape essentielle. Se concentrer sur l’évaluation et l’efficacité de la formation permet une meilleure évaluation et affiner la stratégie de l’entreprise.
Pour la formation prévue, il faut comprendre :
Les objectifs de la formation et leur niveau d’atteinte : Comparez les buts fixés en amont de la formation aux résultats obtenus par les participants. L’évaluation sera ainsi simplifiée. Vous allez rapidement identifier les points forts et les points faibles.
Les méthodes pédagogiques utilisées et leur pertinence : Analysez les méthodes pédagogiques mises en œuvre et leur adéquation avec le public cible et les objectifs de la formation. Identifiez les méthodes qui ont été les plus efficaces et celles qui
pourraient être améliorées.
Le niveau de satisfaction des participants : Recueillez les impressions des participants à travers des questionnaires ou des entretiens individuels. Cela vous
permettra d’évaluer leur satisfaction vis-à-vis de la formation et d’identifier les
aspects qu’ils ont appréciés et ceux qu’ils ont trouvés moins satisfaisants.
Les apports : Évaluez l’impact de la formation sur l’entreprise en termes de performance, de productivité, de motivation des salariés, etc.
Les recommandations : Sur la base de votre analyse, formulez des recommandations pour améliorer les formations futures.
Cela peut être en lien avec le contenu, les méthodes pédagogiques, le format de la formation, etc. En cas de besoin, nous vous recommandons de mettre en place une politique de formation et ainsi mettre à disposition toutes les informations nécessaires.
Le rapport d’activité doit être remis aux membres du comité de formation ou à la direction de l’entreprise. Ces derniers peuvent ainsi juger de l‘efficacité des actions de formation mises en œuvre et prendre des décisions éclairées pour les formations futures.
Préparer la formation des salariés grâce à un plan de formation stratégique
En suivant les conseils et les étapes du plan de formation décrits dans ce guide,
vous pouvez créer un plan de formation efficace qui répond aux besoins de votre
entreprise et de vos salariés. En fonction de la formation en entreprise prévue, analysez les besoins personnels et professionnels de chacun.
Pour que la formation prévue puisse obtenir les résultats souhaités, mais surtout
pour que vous soyez en mesure de proposer de la qualité à vos salariés, créez un
espace de discussion pour comprendre quels sont leurs besoins. Nos experts
restent à votre disposition pour échanger avec vous sur les compétences, le temps
souhaité ou encore vos attentes. Obtenez une approche sur mesure et personnalisée.
