La certification Qualiopi est devenue un incontournable pour les organismes de formation. Crée par la loi Avenir professionnel, la certification Qualiopi impose aux organismes de formation de disposer de ce précieux sésame s’ils veulent pouvoir solliciter les fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle. Sans elle l’accès aux financements CPF, OPCO ou Pôle Emploi est donc proscrit.
Qualiopi, c’est donc 32 indicateurs répertoriés au sein du Référentiel National Qualité (RNQ). Ces indicateurs sont à valider en vue d’obtenir la certification. Ils concernent tout un tas de domaines divers et variés. Ils s’intéressent à la manière dont l’organisme communique sur son offre de formation, à la manière dont il délivre ses formations, ou encore à la manière dont il analyse l’implication et la bonne compréhension de ses apprenants.
Mais parmi tous les indicateurs du Référentiel National Qualité, trois d’entre eux se distinguent par une approche tout à fait particulière. Il s’agit des indicateurs de veille, les indicateurs 23, 24, et 25. Comment les appréhender ? Comment les comprendre ? Et surtout comment les valider ? Nous le verrons dans cet article !
Dans une première partie nous nous attacherons donc à décrire ces trois indicateurs (I), puis nous verrons dans une seconde partie quels sont les bons moyens pour les valider (II).
Prêts à tout comprendre ? C’est parti !
LA VEILLE AU SEIN DU RNQ : LES INDICATEURS 23, 24 ET 25
Selon Wikipedia, la veille informationnelle est l’activité de collecte d’informations pour anticiper les évolutions et innovations. C’est une « activité continue en grande partie itérative visant à une surveillance active de l’environnement technologique, commercial, etc., pour en anticiper les évolutions ». Et effectivement, c’est précisément l’attendu de ces indicateurs qui visent à assurer que l’organisme de formation se tient à l’écoute des évolutions et contextes liés à son environnement.
L'indicateur 23
Enoncé de l'indicateur
Le prestataire réalise une veille légale et règlementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.
Organismes concernés
Il s’agit d’un indicateur commun d’appréciation. Ce sont donc l’ensemble des organismes concourant au développement des compétences qui sont concernés par cet indicateur : organisme de formation (OF), centre de formation par apprentissage (CFA), centre de bilan de compétences (CBC) et centres de validation des acquis de l’expérience (VAE).
En cas de non respect de l'indicateur
L’organisme de formation qui ne démontrerait pas l’exploitation qu’il a de sa veille se verrait déclarer une non-conformité mineure.
L'indicateur 24
Enoncé de l'indicateur
Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.
Organismes concernés
Il s’agit d’un indicateur commun d’appréciation. Aussi, tous les organismes concourant au développement des compétences sont concernés par cet indicateur : organisme de formation (OF), centre de formation par apprentissage (CFA), centre de bilan de compétences (CBC) et centres de validation des acquis de l’expérience (VAE).
En cas de non respect de l'indicateur
L’organisme de formation qui ne démontrerait pas l’exploitation qu’il a de sa veille se verrait déclarer une non-conformité mineure.
L'indicateur 25
Enoncé de l'indicateur
Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.
Organismes concernés
Tous les organismes concourant au développement des compétences sont concernés par cet indicateur : organisme de formation (OF), centre de formation par apprentissage (CFA), centre de bilan de compétences (CBC) et centres de validation des acquis de l’expérience (VAE).
En cas de non respect de l'indicateur
L’organisme de formation qui ne démontrerait pas l’exploitation qu’il a de sa veille se verrait déclarer une non-conformité mineure.
VALIDER SES INDICATEURS DE VEILLE QUALIOPI
Contrairement aux autres éléments de preuve listés par le Référentiel National Qualité, les exemples de preuve des indicateurs 23, 24 et 25 sont difficilement adaptables en se basant sur des modèles. En effet, lorsqu’il s’agit de Conditions Générales de Ventes (CGV) ou d’une convention de formation, il est facile de récupérer un document type et de l’adapter aux spécificités de son organisme de formation. Pour les indicateurs de veille, cela n’est pas possible. Ici, vous devrez montrer que vous tenez une veille d’une part (1), mais également que vous en tirez les enseignements d’autre part (2).
Démontrer la mise en place d'une veille
Indicateur 23
L’indicateur 23 impose que vous mettiez en place une veille légale et règlementaire dans le secteur de la formation professionnelle. Ici, le législateur veut s’assurer que l’organisme de formation soit impliqué dans le monde de la formation professionnelle, au-delà même des formations qu’il délivre. Le monde de la formation professionnelle est en effet par définition règlementaire, donc en proie aux modifications. Le législateur a donc souhaité que les dirigeants d’organismes de formation “qualiopisés” s’inscrivent véritablement dans l’écosystème de la formation professionnelle en se tenant informé des évolutions du secteur.
Afin de prouver à votre auditeur que vous vous tenez informé des évolutions du monde de la formation professionnelle, de nombreuses ressources peuvent vous aider. Nous vous recommandons par exemple de vous inscrire aux Newsletters de Centre Inffo. Centre Inffo fait partie des références dans le domaine de la formation professionnelle. Vous inscrire à la Newsletter de Centre Inffo prouvera à votre auditeur que vous vous tenez informé des évolutions légales et règlementaires dans votre secteur.
Les Newsletters de Centre-Inffo :
- L’Expresso Compétence : L’Expresso Compétences vous offre chaque jour une idée stimulante pour bien démarrer votre après-midi. Bonnes pratiques d’entreprises, pratiques de formation inspirantes, innovations … Envie d’une pause-café ? Centre Inffo la partage avec vous.
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- L’Orientactuel. Associé à l’Onisep, Centre Inffo réalise et diffuse une lettre numérique mensuelle consacrée à l’orientation. Elle propose une sélection des informations sur l’orientation traitées par les deux partenaires selon leur domaine de compétence : orientation et formation initiale et continue.
Indicateur 24
L’indicateur 24 s’intéresse lui à la veille sectorielle réalisée par l’organisme de formation. Il s’agira pour l’organisme de formation de prouver qu’il s’inscrit véritablement dans son écosystème sectoriel et en maîtrise les évolutions, notamment concernant les évolutions des compétences et des métiers.
Le parti pris du législateur est une nouvelle fois très clair ici. On ne peut former à un métier que si l’on est soi même au parfum des dernières tendances et dynamiques que ce métier présente. C’est pourquoi le législateur insiste ici pour que l’organisme de formation démontre une parfaite maîtrise de son environnement et des évolutions que celui-ci présente dans le temps.
Pour valider votre indicateur, rien de tel que de faire appel à des revues spécialisées dans votre domaine d’activité. Les revues spécialisées sont en effet l’émanation même de la documentation relative à l’évolution d’un secteur ou d’un métier. Aussi, il n’y a rien de tel pour prouver à votre auditeur que vous tenez une veille sectorielle. Une Newsletter peut également suffire ici.
Si vous n’avez pas d’abonnement à des revues spécialisées, vous pouvez également mobiliser toute preuve qui vous rattache à votre environnement. Participation à un colloque, à un salon, à une conférence …
Indicateur 25
L’indicateur 25 impose que le centre de formation réalise “une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations“. Mais, c’est quoi “une veille pédagogique et technologique” ?. Ce sont les modalités de délivrance des formations que vous proposez. Alors que les indicateurs 23 et 24 s’intéressent à la veille dans le domaine de la formation professionnelle et à la veille sectorielle, l’indicateur 25 s’intéresse lui à la bonne prise en compte des évolutions dans la manière de délivrer des formations. Vous devrez prouver à votre auditeur que vous vous attachez à suivre les évolutions dans les pratiques de délivrance des formations.
Alors, quels exemples ? Concernant les innovations pédagogiques, on pourrait par exemple citer la mise en place de méthodes de formation collaboratives visant à davantage impliquer l’apprenant dans la réussite de son parcours de formation. Des colloques et conférences se tiennent régulièrement à ce sujet. Il faudra prouver à votre auditeur que vous vous tenez au parfum de ces problématiques.
Concernant les innovations technologiques, l’irruption de l’intelligence artificielle dans nos vie constitue une formidable occasion d’adapter ses modalités de délivrance des formations. A vous de montrer à votre auditeur que vous vous tenez informé des évolutions en la matière et en tirer des conclusions dans votre quotidien de formateur.
Démontrer l'impact de la veille ainsi mise en place
Ce n’est pas tout d’avoir une veille ! Il faudra prouver que vous l’exploitez (indicateurs 23, 24 et 25) ! Mieux, il faudra même prouver que vous communiquez à son sujet en interne (indicateur 23) !
Indicateur 23
Concernant l’indicateur 23, il vous faudra donc démontrer à votre auditeur que vous vous tenez informé des évolutions dans le secteur de la formation professionnelle et en tirez des conclusions directement activables dans la gestion de votre organisme de formation.
Vous pourrez pr exemple valider votre indicateur en prouvant à votre auditeur que votre organisme de formation s’est adapté aux différentes évolutions du Référentiel National Qualité (RNQ). Rappelons que le guide de lecture du RNQ a évolué ces derniers mois. A vous de montrer à votre auditeur que vous en avez pris bonne note. Et qu’en plus vous vous êtes adaptés aux évolutions des dernières versions du RNQ !
Si vous n’êtes pas seul au sein de votre organisme de formation, il faudra également montrer à votre auditeur que vous avez communiqué auprès de vos équipes concernant ces évolutions. A cet égard, un mail ou une réunion en attestant suffira. Toutefois, il faudra bien prouver l’adaptation de vos process aux évolutions ainsi identifiées.
Indicateur 24
Contrairement à l’indicateur 23, le RNQ évoque ici un “impact éventuel” sur les prestations. Aussi, il n’est pas nécessaire ici que la délivrance de vos formations ait été modifiée par votre veille sectorielle. Si elle l’a été, il faudra alors le prouver. Toutefois, ce n’est pas nécessaire. Il est donc tout à fait possible de montrer à votre auditeur qu’effectivement, vous êtes abonné à des Newsletter ou revues spécialisées, mais que celles-ci n’ont pas eu d’impact réel sur la délivrance quotidienne de vos formations.
Indicateur 25
De la même manière que pour l’indicateur 24, on parle ici d’un impact éventuel. Aussi, il vous suffira de prouver la mise en place d’une veille pédagogique et technologique, toutefois vous n’êtes pas tenu d’adapter vos processus et modalités de délivrance aux évolutions que vous avez constatées.
Vous le voyez, il n’est pas si simple de valider ses indicateurs de veille …! Toutefois, si vous avez pris le référentiel dans l’ordre de ses indicateurs, vous touchez maintenant au but ! Plus que quelques indicateurs et vous serez prêts !
En cas de doute, n’hésitez pas à contacter nos équipes. Nous saurons vous guider vers les meilleurs prestataires en vue de la réussite de votre audit de certification.
