Qualiopi évolue, et pas qu’un peu. Lancée par la loi « Avenir professionnel » de 2018, la certification qui atteste de la qualité des organismes de formation connaît un virage important, avec une nouvelle version du référentiel et des règles de plus en plus précises. Plus de rigueur, plus de responsabilités, surtout pour les acteurs qui sous-traitent une partie de leurs actions. Et si vous pensez déjà être au point parce que vous êtes certifié… attention : certaines nouveautés peuvent quand même vous mettre en difficulté lors d’un audit.
Dans cet article, on vous aide à y voir clair sur les dernières mises à jour Qualiopi, ce qui change vraiment pour 2025, et surtout ce que vous devez anticiper concrètement pour rester dans les clous.
Les principales nouveautés du référentiel Qualiopi
La version 9 du Référentiel National Qualité (RNQ), publiée début 2024, introduit plusieurs changements importants. Elle est entrée en vigueur mars 2024 et ne se limite pas à raffiner les anciens critères : elle accentue surtout les exigences en matière de suivi qualité. Le guide de lecture Qualiopi V9 insiste sur la traçabilité renforcée de toutes les actions de formation : à chaque indicateur évalué, l’organisme devra fournir des preuves tangibles (documents, tableaux de bord, enregistrements) attestant du respect des exigences. Dans ce sens, le référentiel 2025 rend obligatoire une documentation beaucoup plus détaillée pour chaque process. En pratique, les auditeurs exigeront un niveau de preuve supérieur : un simple discours ou une démarche orale ne suffisent plus.
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Sous-traitance : des responsabilités accrues
Le traitement de la sous-traitance est au cœur de cette mise à jour. Désormais, les formateurs doivent intégrer tous leurs prestataires externes dans le processus Qualiopi. Les prestataires sous-traitants ne peuvent donc plus rester en dehors du processus Qualiopi. Autrement dit, l’organisme certifié reste pleinement responsable de la qualité des prestations qu’il délègue. Concrètement, cela signifie :
- Sélection et suivi renforcés : l’OF doit vérifier que chaque sous-traitant respecte les critères du RNQ, et mettre en place un suivi régulier de leurs interventions.
- Preuves obligatoires : il faut collecter et archiver des preuves concrètes (attestations de compétence, évaluations de satisfaction des apprenants, bilans d’activité…) démontrant la qualité du travail délégué.
- Contrats adaptés : les contrats de sous-traitance doivent être revus pour y inscrire explicitement les exigences Qualiopi (respect des critères, transmission régulière de preuves, sanctions en cas de non-conformité).
Ces nouvelles exigences ont un impact direct sur les sous-traitants eux-mêmes. Les indépendants ou organismes qui interviennent sur des actions de formation financées par le CPF doivent désormais être certifiés Qualiopi à leur tour. En effet, le décret n°2023-1350 (28 décembre 2023) impose qu’à partir du 1ᵉʳ avril 2024, tout prestataire réalisant une action éligible au CPF pour le compte d’un donneur d’ordre doit posséder Qualiopi, sauf quelques exceptions (micro-entrepreneurs sous seuil, prestataires non pédagogiques).
En revanche, pour des actions financées par un OPCO, un FAF (Fonds d’assurance formation) ou en autofinancement, le sous-traitant n’est pas obligatoirement certifié, mais l’organisme donneur d’ordre doit vérifier rigoureusement sa compétence et documenter ce contrôle.
Conséquences concrètes pour les organismes de formation
Ces évolutions obligent les organismes de formation à adapter leurs méthodes de travail. Chaque audit Qualiopi sera désormais plus strict : les certificateurs examineront avec attention les procédures mises en place pour piloter la qualité, en particulier le suivi des sous-traitants. Lors de l’audit, l’absence de preuves documentaires aboutira à des non-conformités. En cas de manquement jugé grave à ces nouvelles règles (par exemple un défaut de contrôle des sous-traitants), un organisme s’expose à des sanctions sévères : suspension temporaire ou retrait pur et simple de la certification Qualiopi. Les auditeurs veilleront également à ce que le certificat Qualiopi soit affiché et communiqué correctement (par exemple sur le site web) comme l’exige la réglementation 2023.
Plus concrètement, les organismes de formation doivent mettre à jour leurs manuels qualité et procédures internes. Par exemple :
- Procédures formalisées : définir des critères objectifs de sélection des prestataires externes et documenter les processus de suivi (tableaux de bord, comptes-rendus d’évaluation).
- Suivi régulier : instaurer un dispositif de contrôle périodique de la qualité des prestations déléguées (questionnaires de satisfaction, entretiens, visites de contrôle).
- Contrats Qualiopi-friendly : ajouter dans les conventions de sous-traitance des clauses précises sur les obligations Qualiopi (critères à respecter, calendrier des échanges de preuves, conséquences d’une non-conformité).
- Formation interne : sensibiliser les équipes et les formateurs aux nouveaux indicateurs et aux attentes accrues des auditeurs en 2025.
Ces mesures exigent naturellement plus d’effort administratif et de rigueur documentaire. À terme, elles visent toutefois à harmoniser les pratiques de qualité et à garantir la transparence du processus de formation.
Bien se préparer aux audits 2025
Pour rester en conformité, les organismes de formation auront intérêt à s’organiser en amont des audits. Il est conseillé d’établir un plan d’action clair : dresser l’inventaire des indicateurs impactés par la version 9 du référentiel, identifier les nouvelles preuves à collecter, et mettre à jour tous les documents qualité en conséquence. L’usage d’outils numériques (tableurs de suivi, GED partagée, dossiers documentaires) peut faciliter la centralisation des justificatifs. Par ailleurs, impliquer tous les acteurs (dirigeants, formateurs, sous-traitants) dans la démarche Qualiopi permettra de diffuser la culture qualité dans l’organisme. Enfin, le choix de l’accompagnement peut faire la différence : on évitera par exemple de recourir à de pseudo-experts sans qualification ou à des packs préremplis inadaptés, qui risquent de mener à un audit infructueux.
En résumé, les exigences Qualiopi 2025 montent clairement d’un cran. Si vous êtes déjà certifié, pas question de vous reposer sur vos acquis : il va falloir ajuster vos pratiques, mieux encadrer vos sous-traitants, renforcer votre suivi, et surtout garder des traces solides de tout ce que vous faites. Mais bonne nouvelle : en vous y prenant dès maintenant, vous mettez toutes les chances de votre côté pour passer vos futurs audits sereinement, sans stress de dernière minute.
