La sous-traitance est devenue un levier courant pour absorber des pics d’activité, accéder à des expertises pointues ou mailler le territoire. Mais dès qu’un organisme certifié confie tout ou partie d’une action à un tiers, les exigences Qualiopi et les règles spécifiques du Code du travail s’appliquent. Voici un guide clair, opérationnel et à jour pour sécuriser vos pratiques.
1) Bien définir la sous-traitance (et ce qui n’en est pas)
Dans le champ de la formation, il y a sous-traitance lorsque l’organisme donneur d’ordre confie à un tiers l’exécution d’une partie substantielle de la prestation (conception, animation, évaluation…), réalisée par le personnel du tiers sous sa propre responsabilité. Le public est formé pour le compte du donneur d’ordre, qui reste responsable de la qualité délivrée.
Ce qui n’est pas de la sous-traitance : la simple prestation de service (ex. : location de salle, achat de plateformes/LMS, licences e-learning, interprétariat, impression), car elle ne consiste pas à dispenser tout ou partie de l’action de formation. C’est une dépense support, pas une délégation pédagogique.
Cas limites fréquents :
- Intervenant externe ponctuel qui anime un module : sous-traitance.
- Location d’un catalogue e-learning (accès/licence) : prestation de service, pas sous-traitance.
2) Qui porte la responsabilité qualité ?
Le donneur d’ordre certifié demeure pleinement responsable de la conformité RNQ et des engagements contractuels envers les financeurs et les apprenants, même lorsque l’animation est réalisée par un sous-traitant. Concrètement, il doit vérifier l’aptitude du sous-traitant (compétences/expérience), encadrer l’intervention par contrat, suivre la réalisation (assiduité, livrables, évaluations), et être en mesure d’en rapporter la preuve à l’audit.
Sur des points RNQ, la sous-traitance touche notamment : l’information au public, la contractualisation, l’adaptation des parcours, la qualification des intervenants, la réalisation et l’évaluation, et la mesure de la satisfaction, autant d’éléments que l’auditeur vérifie, y compris quand ils sont opérés par un tiers.
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3) CPF : un encadrement renforcé depuis 2024-2025
Pour les actions référencées CPF (Mon Compte Formation), la sous-traitance fait l’objet d’un cadre spécifique :
- Contrat écrit obligatoire entre l’organisme référencé et le sous-traitant, avec clauses minimales (périmètre, responsabilités, traçabilité, confidentialité, etc.). Ces obligations sont codifiées aux articles R.6333-6-2 à R.6333-6-5.
- Transparence : déclaration des sous-traitants à la Caisse des Dépôts (plateforme EDOF) et fin du « portage Qualiopi » (impossibilité pour un organisme non référencé d’utiliser la certification d’un autre pour vendre « en vitrine »).
- Plafond de sous-traitance : un arrêté du 3 janvier 2024 fixe un plafond (apprécié à l’année civile) à 80 % du chiffre d’affaires réalisé sur la plateforme. Au-delà, vous n’êtes plus conforme.
- Distinction rappelée par l’État : la sous-traitance CPF vise l’exécution pédagogique ; l’achat de services (ex. licences de plateforme) n’entre pas dans ce régime.
Objectif poursuivi par le ministère : responsabiliser les organismes référencés sur le choix et le pilotage de leurs sous-traitants, assurer la qualité livrée aux titulaires du CPF et prévenir les dérives (portage, dilution des responsabilités).
4) NDA, statut du sous-traitant, et prises en charge
Le sous-traitant doit-il avoir un NDA ?
Oui : dès lors qu’un tiers réalise des actions de formation (ou bilans de compétences, VAE, apprentissage) pour votre compte, il entre dans le périmètre des prestataires d’actions concourant au développement des compétences et doit déclarer son activité (NDA) selon le Code du travail. L
Cas CPF (Mon Compte Formation) : obligation expresse d’avoir un NDA côté sous-traitant, en plus des autres exigences (être à jour de ses obligations sociales/fiscales, capacités pédagogiques, interdiction de sous-traiter à son tour, etc.).
Qui facture qui ?
La facturation (au donneur d’ordre ou au financeur) n’efface pas l’obligation déclarative dès lors qu’il y a réalisation d’une action de formation. En pratique, le donneur d’ordre doit vérifier que son sous-traitant détient un NDA valable.
Sous-traitant à l’étranger
C’est envisageable, mais le sous-traitant doit satisfaire aux obligations applicables au regard du droit français lorsque la formation est délivrée pour le compte d’un organisme français (NDA pour l’activité de formation, traçabilité, RGPD, etc.). Pour le CPF, le NDA est exigé quelle que soit la localisation du sous-traitant.
5) Les indispensables d’un contrat de sous-traitance « Qualiopi-proof »
Pour minimiser les risques, votre contrat (CPF ou non) devrait couvrir au minimum :
- Objet & périmètre : modules confiés, objectifs, public, modalités (présentiel/distanciel), livrables attendus.
- Rôles & responsabilités : rappel que le donneur d’ordre demeure responsable RNQ ; obligations du sous-traitant (assiduité, remontées, incidents, règles d’éthique).
- Exigences qualité : qualification/expérience des intervenants, mise à disposition des CV/justificatifs, préparation pédagogique, adaptation, évaluation, recueil de satisfaction.
- Conformité réglementaire : RGPD, santé-sécurité, accessibilité, propriété intellectuelle, lutte contre la fraude, conditions CPF s’il y a lieu (déclarations EDOF, plafond, mentions obligatoires).
- Pilotage & reporting : indicateurs de suivi, délais de transmission (feuilles d’émargement, logs, quiz, évaluations), modalités d’audit interne/visites.
- Prix & facturation : transparence des coûts, pénalités en cas de non-qualité, droit de suspension/résiliation en cas de manquement RNQ/CPF.
6) Procédure interne : votre « check-list » qualité
Avant toute délégation, mettez en place une procédure écrite et suivez-la systématiquement :
- Qualification du sous-traitant : vérification du profil (CV, références, évaluations), veille de ses compétences, test éventuel (co-animation, classe miroir).
- Contrat signé avant le démarrage, avec pièces jointes (programme, objectifs, calendrier, modalités d’évaluation, supports).
- Information claire des apprenants/clients sur le recours à un tiers et absence de portage (l’organisme référencé reste l’interlocuteur).
- Traçabilité : émargements, preuves d’assiduité en FOAD, bilans intermédiaires, évaluations des acquis, attestations de fin de parcours.
- Satisfaction & amélioration : recueil spécifiquement attribué au module sous-traité, analyse des écarts, plan d’actions.
- CPF seulement : déclaration du sous-traitant dans EDOF, respect du plafond 80 %, conservation des preuves d’information/transparence.
7) Les erreurs à éviter
- Le « portage Qualiopi » (vendre sous le label d’un autre, sans contrôle réel) : désormais proscrit côté CPF.
- Contrats lacunaires (ou conclus après coup) : non-conformité immédiate en CPF ; fragilité en audit RNQ.
- Sous-traitance « boîtes noires » : absence de traçabilité (assiduité FOAD, évals) = risque d’écart majeur.
- Confusion prestataire/service : facturer des licences comme sous-traitance ou inversement brouille vos obligations et vos contrôles.
En conclusion
Bien gérée, la sous-traitance est un atout de performance sans compromettre votre conformité Qualiopi. La clé ? Définir correctement le périmètre, contractualiser sans angles morts, piloter la qualité (preuves à l’appui) et, pour le CPF, respecter les règles spécifiques : contrat écrit, déclaration EDOF et plafond de 80 % de CA sous-traité sur la plateforme. Vous gardez la main, vous sécurisez vos audits et vous offrez aux apprenants une expérience maîtrisée, quel que soit l’intervenant.
