La nouvelle version du référentiel Qualiopi, entrée en vigueur depuis Mars 2024, ne se contente pas de renforcer les critères de certification. Elle impose surtout un contrôle plus strict des organismes de formation sur leurs sous-traitants. Désormais, la responsabilité des prestations externalisées incombe directement aux organismes certifiés, qui devront justifier d’un suivi rigoureux.
Une mise à jour qui change la donne pour la sous-traitance
Avec l’entrée en vigueur de la version 9 du référentiel Qualiopi, un changement majeur touche directement les organismes de formation qui ont recours à la sous-traitance. Cette évolution ne se contente pas d’apporter des ajustements mineurs ; elle revoit en profondeur la manière dont les prestataires extérieurs doivent être intégrés dans le système de management de la qualité. Le contrôle devient plus strict, les responsabilités accrues et les exigences renforcées.
Consultez la dernière version du RNQ
Comprendre le RNQ est un prérequis indispensable pour réussir à obtenir Qualiopi. Téléchargez la dernière version du référentiel.
Un contrôle accru sur la sous-traitance
Désormais, les organismes certifiés doivent prouver qu’ils exercent un véritable contrôle sur leurs sous-traitants. Cela passe par une démarche plus rigoureuse d’évaluation et de suivi. Le simple fait de contractualiser une prestation ne suffit plus. Les preuves d’une vérification régulière de la qualité des interventions sous-traitées doivent être apportées lors des audits.
Des obligations plus précises pour les OF
Les organismes de formation sont tenus de mettre en place des procédures documentées pour s’assurer du respect des exigences Qualiopi par leurs sous-traitants. Ils doivent notamment :
Vérifier que leurs sous-traitants respectent les critères de qualité du référentiel.
Assurer un suivi et une évaluation régulière des prestations déléguées.
Présenter ces preuves lors des audits de surveillance et de renouvellement.
Ces obligations impliquent une documentation précise et un suivi rigoureux, qui viennent alourdir la charge administrative des organismes de formation.
Quel impact direct sur les sous-traitants ?
Les prestataires sous-traitants ne peuvent plus rester en dehors du processus Qualiopi. Les organismes de formation doivent les impliquer davantage et leur exiger une transparence accrue. Certains sous-traitants risquent de voir leur volume de missions diminuer s’ils ne s’adaptent pas à ces nouvelles règles.
Une responsabilisation accrue
Les sous-traitants doivent désormais prouver qu’ils respectent les critères du référentiel. Pour cela, ils doivent fournir des éléments concrets attestant de la qualité de leurs prestations. Cela peut inclure :
Des preuves de leurs compétences et qualifications.
Des évaluations de satisfaction des bénéficiaires.
Des processus de suivi et d’amélioration continue.
Ce renforcement des exigences risque d’exclure certains sous-traitants qui ne seraient pas en mesure de se conformer aux nouvelles attentes des organismes certificateurs.
Quels sont risques en cas de non-conformité ?
Un organisme de formation qui ne contrôle pas efficacement ses sous-traitants s’expose à des sanctions lors des audits. En cas de manquement grave, la certification Qualiopi peut être suspendue, voire retirée.
Les auditeurs examineront avec attention les procédures mises en place et les preuves concrètes du suivi des sous-traitants. Un simple engagement verbal ne suffira plus : des documents, des tableaux de suivi et des évaluations devront être présentés.
Comment anticiper ces changements ?
Face à ces nouvelles exigences, les organismes de formation ont tout intérêt à mettre en place dès maintenant des méthodes de suivi et de contrôle renforcées.
Renforcer le pilotage des sous-traitants
Pour limiter les risques, il est essentiel de :
Définir des critères clairs de sélection des sous-traitants.
Mettre en place un système de suivi régulier avec des indicateurs de qualité.
Exiger des évaluations et des retours systématiques des apprenants sur les prestations externalisées.
Formaliser les engagements
Les contrats avec les sous-traitants doivent être revus pour inclure explicitement les obligations liées à Qualiopi. Il peut être pertinent d’ajouter des clauses spécifiques concernant :
Le respect des critères du référentiel.
La transmission régulière d’éléments de preuve.
Les conséquences en cas de non-conformité.
Pour conclure, la version 9 du référentiel Qualiopi impose un contrôle plus strict de la sous-traitance, plaçant les organismes de formation face à de nouvelles obligations. Ceux qui travaillent avec des prestataires extérieurs doivent impérativement anticiper ces changements sous peine de voir leur certification remise en cause. La clé de la conformité repose sur une gestion rigoureuse et documentée des sous-traitants, qui doivent également s’adapter pour continuer à collaborer avec les organismes certifiés.
