La marque Qualiopi atteste de la qualité des prestataires de formation sur la base d’un Référentiel National Qualité (RNQ) unique. Ce référentiel comporte 7 critères répartis en 32 indicateurs (appliqués selon les types d’action : formation continue, apprentissage, VAE, etc.). Pour préparer et conduire l’audit Qualiopi, l’auditeur utilise une grille d’audit reprenant ces critères et indicateurs. La grille d’audit, établie par l’organisme certificateur, reprend l’ensemble des exigences du RNQ afin de vérifier leur conformité. Elle sert ainsi de support à l’audit (sélection d’échantillons, collecte des preuves) et de base pour le rapport final. C’est également un outil interne précieux pour évaluer et améliorer en continu votre système qualité.
Les 7 critères du Référentiel Qualiopi en bref
- Critère 1 – Conditions d’information du public : présenter clairement l’offre de formation (contenus, modalités, délais, résultats attendus) pour que tout public puisse se renseigner facilement.
- Critère 2 – Objectifs et adaptation : définir précisément les objectifs de chaque action de formation et adapter les prestations aux besoins et profils des publics visés.
- Critère 3 – Accompagnement et suivi des apprenants : informer l’apprenant à chaque étape (positionnement, parcours, évaluation) et assurer un suivi pédagogique documenté (présence, progression, bilan).
- Critère 4 – Adéquation des moyens : aligner les moyens (locaux, matériel pédagogique, formateurs) sur les prestations proposées ; documenter les ressources matérielles et techniques utilisées.
- Critère 5 – Qualification de l’équipe : justifier de la compétence et de la formation continue des formateurs et du personnel support (recrutement, validation des acquis, plan de développement des compétences).
- Critère 6 – Veille et implication : s’engager dans la vie du secteur (veille réglementaire, innovations, partenariats, intégration professionnelle) et gérer la sous-traitance et le handicap le cas échéant.
- Critère 7 – Retours et amélioration continue : recueillir régulièrement les appréciations et réclamations des parties prenantes (stagiaires, financeurs, entreprises) et exploiter ces retours pour faire évoluer le système.
Chaque critère regroupe plusieurs indicateurs détaillés dans le RNQ. L’auditeur veillera à ce que tous les indicateurs applicables à votre activité soient couverts. Par exemple, un CFA devra valider les 32 indicateurs du RNQ (tous obligatoires), tandis qu’un organisme de formation continue se concentre sur les 23 indicateurs communs et ceux spécifiques à ses formations.
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L’auditeur et la grille : mode d’emploi
La réunion d’ouverture de l’audit permet de confirmer le périmètre (sites, publics, types d’actions) et de sélectionner deux ou trois échantillons d’actions de formation à examiner. La grille d’audit comporte deux volets : les informations générales (contexte, historique, échantillonnage) et l’évaluation des indicateurs du RNQ.
Pendant l’audit, chaque indicateur est passé en revue : l’auditeur coche dans la grille son statut (conforme / non-conformité mineure ou majeure / non applicable) et note les éléments de preuve collectés (documents, entretiens, observations).
La section d’évaluation se présente souvent en colonnes standard :
- Indicateur (n° et libellé)
- Constat (conforme / NC mineure / NC majeure / non applicable)
- Éléments de preuve examinés (documents, entretiens, observations)
- Commentaires éventuels
Cela garantit une traçabilité claire. L’auditeur justifie chaque résultat en se basant sur ces preuves. Par exemple, il expliquera comment un document de procédure ou un enregistrement d’activité répond à l’exigence qualité. Ainsi, pour un indicateur du suivi des apprenants (critère 3), il pourra vérifier la présence de feuilles d’émargement et de bilans individuels ; pour l’indicateur sur la formation de l’équipe (critère 5), il consultera les registres de formation des personnels.
La grille sert souvent de base au rapport final. Tous les constats (conformes ou non) y sont consignés pour permettre la rédaction du rapport d’audit, il présente les points forts et les écarts relevés. Chaque écart noté donnera lieu à un plan d’actions correctives des non conformités.
Attentes de l’auditeur : exemples concrets
L’auditeur s’attend à des preuves tangibles et actualisées pour chaque critère. Il ne cherche pas un idéal abstrait, mais des éléments concrets illustrant la qualité du dispositif. Par exemple :
- Informations et objectifs (Critère 1 – Critère 2) : programmes de formation à jour, fiches de présentation et site web accessibles mentionnant contenus, modalités et objectifs ; référentiels et grilles d’évaluation précisant les compétences visées.
- Suivi des apprenants (Critère 3) : fiches de présence, rapports d’activité ou carnets de suivi individuels attestant du déroulement et de l’évaluation de chaque parcours.
- Moyens et équipes (Critère 4 – Critère 5) : inventaires de matériel, photos des locaux, planning des sessions, CV ou attestations de formation des formateurs et des encadrants.
- Veille et amélioration (Critère 6 – Critère 7) : compte-rendu de veille réglementaire ou technologique ; résultats d’enquêtes de satisfaction, procès-verbaux de traitement des réclamations et plans d’action suite aux retours.
Dans tous les cas, la cohérence entre vos déclarations et vos documents est cruciale. Par exemple, si vous indiquez un processus formalisé de recueil des besoins ou de gestion des réclamations, montrez la procédure écrite correspondante ou un exemple de mise en œuvre concrète. Le but est de prouver que les bonnes pratiques sont effectivement appliquées. |
Lecture, vigilance et bonnes pratiques : préparez votre audit avec méthode
Clés de lecture des indicateurs
Pour interpréter efficacement les exigences du référentiel, voici quelques repères essentiels :
- Lire attentivement le libellé : notez les termes précis (ex. « conditions d’information », « adaptation », « amélioration continue ») et les modalités (par exemple « tous », « au moins », « à jour »).
- Adapter à votre contexte : certains indicateurs s’appliquent selon votre type d’activité ou vos publics. Justifiez clairement tout indicateur non-applicable (par ex. VAE ou apprentissage si vous n’en pratiquez pas).
- Utiliser le guide Qualiopi : le guide de lecture officiel et les documents d’accompagnement du Ministère du Travail détaillent l’intention de chaque indicateur. Reportez-vous-y pour lever toute ambiguïté.
Pièges et erreurs fréquentes :
Certains écueils reviennent souvent lors des audits, en prendre conscience permet de mieux s’y préparer :
- Dossier documentaire mal organisé : absence de dossier centralisé ou fichiers mal nommés. Sans éléments facilement accessibles, des preuves peuvent être manquées.
- Procédures non écrites : se contenter de la mémoire peut jouer contre vous. Si un processus (ex. gestion des réclamations, analyse des besoins) n’est pas décrit par écrit, l’exigence est considérée non satisfaite.
- Réponses évasives ou hors-sujet : chaque question porte sur un indicateur précis. Répondez en vous appuyant sur des exemples concrets liés à l’indicateur posé, pas sur la politique générale de l’organisme.
Oublier l’échantillonnage : préparez aussi bien les dossiers récents que d’anciens exemples. L’auditeur peut choisir des formations antérieures, il faut savoir justifier vos pratiques passées.
Conseils pratiques
Ces recommandations simples vous aideront à aborder l’audit avec plus de sérénité et d’efficacité :
- Centraliser vos preuves : créez un espace (cloud ou classeur) « Qualiopi » regroupant tous les documents utiles classés par critère/indicateur et nommez clairement chaque fichier (ex. « Indicateur30_Satisfaction_2024.pdf »).
- Simuler un audit interne : faites une revue à blanc de votre dossier Qualiopi. Cela permet d’anticiper les questions de l’auditeur et de combler les éventuelles lacunes.
- Sélectionner les bons dossiers : repérez à l’avance les actions de formation représentatives (formats, publics variés) que l’auditeur demandera.
- Former et impliquer l’équipe : assurez-vous que chacun connaît les processus et sait où trouver les informations. Une équipe informée répondra clairement et évitera les hésitations.
- Rester factuel et précis : lors de l’entretien, répondez simplement aux questions en illustrant avec des exemples concrets. Évitez les discours vagues, l’auditeur veut des faits établis !
La grille Qualiopi n’est pas qu’un simple passage obligé. Bien utilisée, elle vous aide à structurer votre activité, à professionnaliser vos pratiques et à mieux répondre aux attentes de vos bénéficiaires. Si besoin, n’hésitez pas à vous faire accompagner : cela peut vous faire gagner un temps précieux et éviter bien des erreurs.
