Les réunions d’ouverture et de clôture rythment tous les audits Qualiopi (initial, surveillance, renouvellement). Bien préparées, elles cadrent la journée, fluidifient les échanges et sécurisent vos résultats. Voici comment les anticiper, quoi y présenter et quoi en attendre, sans jargon superflu, juste l’essentiel, opérationnel.
1) À quoi servent ces réunions (et pourquoi elles comptent)
- La réunion d’ouverture lance officiellement l’audit : l’auditeur présente son programme, le périmètre et les règles du jeu (méthode, échantillons, timings, confidentialité). C’est aussi le moment de rappeler votre contexte et d’aligner les attentes.
- La réunion de clôture met un terme aux investigations et restitue les constats : conformités, éventuelles non-conformités (NC), pistes d’amélioration, délais et suites (levées d’écarts, décision du certificateur). L’objectif : que chacun reparte avec une compréhension partagée et des prochaines étapes claires.
Ces pratiques sont cohérentes avec les modalités d’audit décrites par le Guide de lecture du RNQ, qui précise la logique d’évaluation, le périmètre et les attendus par indicateur.
Consultez la dernière version du RNQ
Comprendre le RNQ est un prérequis indispensable pour réussir à obtenir Qualiopi. Téléchargez la dernière version du référentiel.
2) Qui doit être présent (et quel rôle tenir)
- Côté organisme de formation (OF) : la personne “pilote Qualité” (souvent direction / responsable qualité / responsable pédagogique) mène les échanges. Le dirigeant peut au minimum participer aux deux réunions (ouverture et clôture), ce qui facilite les arbitrages si besoin.
- Côté auditeur : il conduit les réunions, rappelle le cadre, gère le temps et la méthode, puis restitue les constats en clôture (sans “conseil” ni accompagnement).
Astuce : si vous fonctionnez en multi-sites ou multi-catégories d’actions, identifiez à l’avance les interlocuteurs utiles par séquence (administratif, pédagogique, relation financeurs, handicap, etc.) et faites-les venir au bon moment plutôt que de les mobiliser toute la journée.
3) Le contenu attendu en réunion d’ouverture
Objectif : cadrer et gagner du temps. En pratique, l’ouverture couvre généralement :
- Présentation de l’auditeur et rappel du cadre : accréditation, périmètre, méthode (revue documentaire, entretiens, échantillonnage), règles de confidentialité.
- Déroulé et horaires : trame de la journée, pauses, qui voit qui, dans quel ordre.
- Présentation synthétique de l’OF par vous : activités, publics, dispositifs (AF, ACF, VAE, Bilan), volumes, modalités (présentiel/distanciel), partenaires, système qualité.
- Disponibilité des preuves : où sont vos documents , comment y accéder, et qui répond à quel sujet (accessibilité, handicap, sous-traitance, satisfaction, amélioration continue…).
Checklist express à préparer pour l’ouverture :
- Plan d’audit reçu / validé (ou, a minima, trame du jour).
- Organigramme & responsabilités qualité (qui fait quoi).
- Cartographie des prestations (catégories d’actions RNQ) et volumes.
- Accès aux preuves (procédures, modèles, échantillons d’actions, évaluations, réclamations, plan d’amélioration…).
- Dispositif d’accueil des personnes en situation de handicap (référent, adaptations).
Sous-traitance éventuelle (conventions, contrôles).
4) Ce qui se joue pendant la journée
Entre les deux réunions, l’auditeur vérifie des preuves au regard des 7 critères et 32 indicateurs : documents, enregistrements, entretiens, échantillons d’actions, conformité réglementaire. Les réunions ne remplacent pas les vérifications : elles les encadrent.
Bon réflexe : répondez factuellement. Quand un élément n’est pas clair, n’improvisez pas : montrez le document, l’enregistrement, la traçabilité (ex. : évaluations à froid, traitement des réclamations, preuves de l’information aux publics, etc.).
5) La réunion de clôture : structure et livrables
En fin de journée, l’auditeur vous restitue :
- Les conformités et points forts observés.
- Éventuelles non-conformités (mineures/majeures) détaillées, référencées par indicateur, avec faits observés et exigences concernées.
- Délais et modalités de traitement (plans d’actions, preuves à produire) avant décision de certification.
Points à exiger (calmement) si besoin :
- Formulation objective et sourcée des constats.
- Clarification des échéances (délai pour lever une NC mineure, modalités si NC majeure).
- Rappel du canal d’échange post-audit (plateforme certificateur, email dédié).
À l’issue, un rapport d’audit formel suit (selon les procédures du certificateur). La décision de certification n’est pas prise en réunion de clôture : elle relève du processus interne du certificateur après revue du dossier.
6) Erreurs fréquentes… et comment les éviter
- Sous-préparer l’ouverture
Arriver sans plan d’accès aux preuves fait perdre du temps et crée de la confusion. Préparez une page d’accueil (index) vers vos dossiers et échantillons. - Vouloir “négocier” en clôture
La clôture n’est ni un débat ni un coaching : c’est une restitution. Si vous contestez un constat, faites-le poliment, sur la base des faits et références RNQ ; puis utilisez les voies prévues (observations, compléments). - Mobiliser tout le monde tout le temps
Privilégiez une présence ciblée par séquence (administratif, pédagogique, handicap, partenaires). Évitez l’essoufflement et donnez des réponses expertes au bon moment. - Mélanger “actions correctives” et “conseil de l’auditeur”
L’auditeur ne peut pas prescrire une solution. Il constate des écarts et vérifie que vos actions correctives répondent à l’exigence. À vous de choisir les moyens.
7) Script minute : que dire (vraiment) le jour J
En ouverture (5–10 minutes)
- “Voici notre présentation synthétique (activités, publics, volumes, modalités).”
- “Pour les preuves, nous avons un index : procédures, modèles, échantillons, enregistrements.”
- “Les interlocuteurs prévus : X (pédagogie), Y (administratif/financement), Z (handicap).”
- “Y a-t-il des contraintes horaires à anticiper de votre côté ?”
En clôture (5–10 minutes)
- “Merci pour la restitution. Pour chaque constat, nous avons bien noté l’indicateur, les faits observés et les délais. Pouvez-vous confirmer le canal d’envoi des éléments complémentaires et la date butoir ?”
8) Et après ? Transformer la clôture en plan d’actions utile
- Consignez chaque constat dans votre registre d’amélioration (cause → action → pilote → échéance → preuve).
- Traitez prioritairement les NC majeures (s’il y en a) puis les mineures, en soignant la preuve d’efficacité (pas seulement un document mis à jour).
- Capitalisez : mettez à jour vos modèles, formalisez ce qui a manqué, ajustez votre check-list audit interne.
9) Modèle de check-list (à adapter à votre contexte)
Avant l’ouverture
- Trame de la journée validée – Salle (ou visio) prête – Accès GED/ERP testés
- Présentation synthétique de l’OF – Organigramme et responsabilités
- Index des preuves (par indicateur) – Échantillons d’actions choisis
- Référent handicap identifié – Sous-traitance documentée (conventions, contrôles)
Pour la clôture
En résumé
Ces deux réunions conditionnent la qualité de l’audit. Une ouverture bien ficelée vous fait gagner un temps précieux ; une clôture bien menée vous donne une feuille de route actionnable. Travaillez vos accès aux preuves, cadrez les rôles, prenez des notes structurées… et transformez l’audit en opportunité d’amélioration, sans stress inutile.
