Depuis l’entrée en vigueur de Qualiopi, tout prestataire de formation qui veut mobiliser des financements publics ou mutualisés (OPCO, Transitions Pro, État, Régions, Caisse des Dépôts/CPF, France Travail, Agefiph) doit démontrer la qualité de ses processus au regard du Référentiel national qualité (RNQ). Cette vérification prend la forme d’audits menés par des organismes certificateurs accrédités. L’obligation, le périmètre et les modalités découlent du Code du travail et du guide de lecture Qualiopi.
1) Les trois audits du cycle Qualiopi
1.1 Audit initial : le sésame
C’est le premier contrôle, avant de débloquer l’accès aux financements. L’auditeur évalue vos processus sur l’ensemble des 7 critères et indicateurs applicables du RNQ (échantillonnage par catégories de prestation). En cas de résultat favorable, la certification est délivrée pour 3 ans.
1.2 Audit de surveillance : le contrôle de mi-parcours
Il se tient entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois après l’audit initial. L’auditeur vérifie le maintien de la conformité, l’effectivité des actions et des suivis (amélioration continue, gestion des réclamations, évaluations à froid, sous-traitance, etc.).
1.3 Audit de renouvellement : repartir pour un cycle
À l’issue des 3 ans, un audit de renouvellement permet de prolonger la certification pour un nouveau cycle, après vérification de la maturité du système et du traitement des non-conformités passées.
À retenir : certification sur 3 ans, un passage initial → surveillance → renouvellement, avec des exigences identiques dans l’esprit, mais un focus de surveillance plus ciblé sur l’application concrète au fil du temps.
2) Ce que l’auditeur regarde
2.1 Un audit centré processus & preuves
Qualiopi évalue des processus (et non la « qualité pédagogique » d’un cours isolé). Attendez-vous à des demandes d’éléments de preuve : procédures, modèles, traçabilités (de la prospection à l’évaluation des résultats), dossiers d’actions, preuves de compétences des intervenants, gestion des partenaires et de la sous-traitance. Le guide ministériel précise pour chaque indicateur : intitulé, attendus, niveaux de preuve et adaptations possibles.
2.2 Le plan d’audit, fil conducteur
Avant la visite, vous recevez un plan d’audit : objectifs, périmètre, horaires, personnes à rencontrer, séquences (revue documentaire, entretiens, parcours « du besoin au résultat », échantillonnage d’actions), et réunions d’ouverture et de clôture. C’est votre feuille de route pour vous organiser en interne.
2.3 Modalités sur site ou à distance
Selon les cas (taille, risques, historique), l’audit peut se dérouler sur site, à distance, ou combiné, comme prévu par l’arrêté du 6 juin 2019 qui encadre les modalités d’audit liées au RNQ.
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3) Calendrier et jalons clés
- Audit initial : avant toute demande de financement public/mutualisé.
- Audit de surveillance : M14 → M22 après l’initial (fixez une date cible dès l’obtention du certificat pour éviter les embouteillages).
- Audit de renouvellement : à la fin du cycle de 3 ans (anticipez 4–6 mois avant l’échéance pour sécuriser le créneau).
4) Résultats d’audit : non-conformités et suites
L’auditeur formalise des constats :
- Conformité ou points sensibles (observations) ;
- Non-conformités mineures : écart limité, sans remise en cause majeure du processus ;
- Non-conformités majeures : écart significatif/remettant en question l’atteinte des exigences.
Le traitement se fait via un plan d’actions correctives, avec délais et preuves à fournir. Les règles de qualification des écarts, l’attendu des preuves et les suites (levée, suspension/ refus) sont décrits par les textes officiels (guide de lecture et arrêté).
5) Préparer (vraiment) son audit : méthode en 5 axes
Axe 1 — Cartographier vos processus RNQ
Reliez vos pratiques aux 7 critères : information au public, conception, mise en œuvre, évaluations, professionnalisation, veille/réglementaire, amélioration continue. Formalisez qui fait quoi, quand, avec quels outils et preuves.
Axe 2 — Industrialiser les « preuves récurrentes »
Échantillons d’actions, convocations, émargements, évaluations à chaud/froid, bilans, gestion des réclamations, suivi des abandons, mises à jour de compétences formateurs, contrôles de sous-traitance… Préparez des dossiers types et un référentiel documentaire pour gagner en fluidité le jour J.
Axe 3 — Prouver l’amélioration continue
Sauvegardez vos revues périodiques, vos indicateurs (taux de satisfaction, atteinte d’objectifs, insertion, etc.) et la traçabilité des actions correctives. L’audit de surveillance pèse fortement sur ce point : il vérifie que la boucle « mesure → action → effet » fonctionne.
Axe 4 — Sécuriser la veille & la conformité
Qualiopi attend une veille métiers/compétences, réglementaire et pédagogique/technologique, avec effets concrets sur l’offre et les pratiques (mises à jour de programmes, d’outils, d’évaluations). Ne restez pas théoriques : montrez l’impact.
Axe 5 — Anticiper la logistique de l’audit
Désignez un référent audit, bloquez les disponibilités des personnes à rencontrer, testez vos accès (plateformes, dossiers), et validez les modalités (site/distanciel) avec l’organisme certificateur. Appuyez-vous sur le plan d’audit pour préparer les séquences et les entretiens.
6) Points d’attention fréquents (pour éviter les écarts)
- Information au public : des informations complètes, exactes, vérifiables (prérequis, objectifs, modalités, taux, accessibilité…).
- Conception & adaptation : analyses de besoins et personnalisation réellement traçables (et pas seulement mentionnées).
- Évaluations : cohérence objectifs ↔ modalités ↔ critères ; capitalisez les résultats pour améliorer.
- Compétences des intervenants : CV, références, actualisation des compétences (et pas une simple déclaration).
- Sous-traitance : cadre contractuel, contrôle d’éligibilité, suivi de la qualité et communication claire au client ; le guide a clarifié plusieurs points (notamment les responsabilités).
7) Cas particuliers : multi-sites, catégories & modalités
- Multi-sites : l’échantillonnage peut couvrir plusieurs sites ; alignez vos pratiques et documents pour éviter des écarts « en cascade ».
- Catégories de prestation (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage) : l’applicabilité des indicateurs peut varier ; vérifiez vos niveaux de preuve par catégorie.
- Audit à distance : autorisé sous conditions ; soignez la mise à disposition rapide et sécurisée des preuves et des accès.
8) En pratique : votre mini check-list MONOF
- Programmez vos jalons : initial → M14–M22 surveillance → renouvellement (T-6 mois).
- Mappez vos processus RNQ et reliez chaque indicateur à des preuves vivantes.
- Centralisez vos documents (nomenclature claire, contrôle de versions).
- Mesurez & améliorez (KPI qualité, bilans périodiques, actions correctives tracées).
- Briefez les équipes et sécurisez la logistique du jour J (plan d’audit, accès, entretiens).
En conclusion
Réussir ses audits Qualiopi n’est ni une question de « dossier parfait » ni de sprint de dernière minute. C’est une discipline de preuve au quotidien : des processus clairs, des traces fiables, et une boucle d’amélioration continue qui tourne. En suivant ce guide et les textes officiels, vous sécurisez vos financements et, surtout, vous installez une qualité durable au service de vos apprenants et partenaires.
