La certification Qualiopi est souvent considérée comme un casse-tête pour les organismes de formation. Composée de 32 indicateurs qualité répartis en 7 critères, la certification Qualiopi est contraignante pour l’organisme de formation qui s’y prépare.
Aussi, de nombreux organismes ont vu naissance qui aident et accompagnent les organismes de formation vers la certification Qualiopi. Allant du simple kit documentaire jusqu’à la mise à disposition d’un auditeur qualité dédié, les modalités d’accompagnement diffèrent d’un organisme à un autre. Avec eux, le prix diffère lui aussi largement d’une société à une autre.
Cet article va vous permettre d’y voir plus clair quant à la manière d’aborder votre préparation à la certification Qualiopi. Nous passerons en revue les différents types d’accompagnement avant de vous suggérer une lecture quant à l’accompagnement qui convient le mieux à votre organisme de formation.
Les différents types d’accompagnement à la certification Qualiopi
Pour vous préparer à la certification Qualiopi, il existe aujourd’hui une multitude de formules. Nous allons ici les passer en revue. Avant cela, quelques mots de rappel quant aux modalités de passage de la certification Qualiopi peuvent néanmoins s’avérer utiles.
La certification Qualiopi, des documents mais pas seulement
La certification Qualiopi est basée sur une démarche d’audit. Suite à une préparation rigoureuse, vous pourrez contacter un organisme certificateur pour le passage de votre audit. Retrouvez d’ailleurs notre annuaire des organismes certificateurs qui saura vous aider dans le choix du bon certificateur pour votre organisme.
Le certificateur ainsi contacté enverra un auditeur qualité au sein de votre organisme de formation. Celui-ci sera chargé de vérifier la conformité de vos process qualité avec les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ), base de la certification Qualiopi.
L’audit se base donc sur une approche documentaire. Dans la mesure où, effectivement, des documents devront être fournis à l’auditeur de manière à lui permettre de juger de la conformité de vos processus au RNQ.
Toutefois, ces documents doivent être la concrétisation d’une démarche qualité existante. En aucun cas, de simples documents ne sauraient suffire à vous assurer le passage de votre certification. Le moment venu, votre auditeur pourra d’ailleurs vous demander la preuve de l’exploitation réelle des documents que vous lui présenterez.
Prenons un exemple simple avec l’indicateur 23 de Qualiopi. Celui-ci est ainsi énoncé : “Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.”. L’indicateur est clair : il vous faut non seulement prouver que vous récoltez de l’information via une démarche de veille, mais également que vous l’exploitez dans votre activité quotidienne de formation. Ainsi, vous abonnez à la Newsletter de www.monof.pro/ peut constituer un élément de preuve mobilisable pour l’indicateur 23, mais il ne sera pas suffisant pour valider l’indicateur. Vous devrez, en plus, prouver l’exploitation réelle de cette Newsletter.
La démarche Qualiopi s’articule de la sorte : des documents servent d’éléments de preuve, mais doivent être éprouvés dans vos process qualité interne pour avoir valeur probante. C’est pourquoi on voit de nombreux organismes préparateurs proposer une approche basée sur une démarche documentaire. Ces éléments de preuve seront à la base de votre audit.
Les Kits PDF Qualiopi
Sur le marché de l’accompagnement à la certification Qualiopi, on trouve pléthore d’acteurs. Les plus simples d’entre eux proposent le téléchargement de kits documentaires. Certaines entreprises proposent ainsi des kits Qualiopi sous forme de documents PDF. Ceux-ci sont à télécharger avant de se les approprier. Cette solution peut s’avérer intéressante pour les “petits organismes de formation” qui se lancent à peine dans une démarche qualité. Toutefois, nous vous recommandons de bien vérifier la qualité des acteurs auxquels vous vous adressez. La démarche Qualiopi est complexe et exigeante : vous pourriez passer complètement à côté de votre audit si vous choisissez un acteur peu rigoureux dans la rédaction des documents qu’il vous propose. C’est pourquoi cette solution n’est pas celle à privilégier.
Les accompagnements en auto progression
Une autre option consiste à passer par des accompagnements en auto-progression. Une base documentaire vous est fournie sur un logiciel, à vous de vous accaparer les documents parmi l’ensemble de ceux qui vous sont proposés. Un logiciel vous est souvent fourni en parallèle de vos ressources documentaires, vous donnant des indications sur votre niveau de progression vers la certification. Vous trouverez sur votre plateforme des ressources documentaires avec des documents types à adapter à votre organisme, mais également des documents à visée pédagogique. Il s’agit également de vous former à la bonne compréhension des indicateurs de manière à vous assurer une bonne assimilation des ressources qui vous sont proposées.
Les accompagnements clés en main
Enfin, on dénombre un certain nombre d’accompagnements clés en main : un auditeur qualité est mis à disposition de votre organisme de formation. Il est chargé de traiter votre dossier de certification dans son exhaustivité. Vous n’avez rien de plus à faire qu’à vous entretenir avec lui de manière à lui fournir les informations nécessaires au passage de la certification. Après une analyse de la situation, l’auditeur qualité rédigera l’ensemble des éléments de preuve en fonction en fonction des spécificités de votre organisation. Le jour de l’audit, vous pouvez également choisir d’être accompagné par cet auditeur qui vous aura aidé dans vos démarches. Cette dernière solution est évidemment la plus coûteuse, elle est également la plus fiable. Souvent les organismes d’accompagnement à la certification qui proposent ce type d’accompagnement s’engagent quant à la réussite de votre organisme de formation le jour du passage de la certification. En cas de non-conformité déclarée, vous serez également accompagné pour traiter ces non-conformités en vue d’assurer l’obtention de votre précieux sésame.
Les questions à vous poser avant de choisir votre organisme d’aide à la certification Qualiopi
En réalité, la question du bon organisme accompagnateur dépend fondamentalement de la situation dans laquelle vous vous trouvez.
La question budgétaire : les ressources financières
La première question à vous poser est celle des ressources financières dont vous disposez pour vous préparer à la certification. En effet, on trouve aujourd’hui tous types d’accompagnements, à tous niveaux de prix. Avant même de commencer, il vous faudra donc vous pencher sur la question du budget que vous pouvez allouer à votre certification Qualiopi.
La question opérationnelle : les ressources humaines disponibles
La deuxième question à vous poser est celle des ressources humaines que vous pouvez mobiliser sur le projet de certification. A moins de choisir une formule clés en main où l’organisme réaliserait l’ensemble du travail à votre place, vous aurez nécessairement du travail à fournir en interne pour passer votre certification. Parfois, recruter une ressource supplémentaire spécifiquement consacrée à la certification Qualiopi peut même s’avérer utile. Aussi, avant de choisir votre organisme d’accompagnement et la formule à laquelle vous allez souscrire, il vous faut porter une réflexion quant à l’investissement personnel que vous pourrez consacrer à la préparation de la certification.
La question du temps : la deadline que vous vous êtes fixée
Une troisième question capitale est celle du timing que vous vous êtes fixé pour passer la certification Qualiopi. Ce dernier critère est directement lié au second dans la mesure où la deadline est dépendante du temps que vous pourrez consacrer à la certification. Toutefois, si vous souhaitez agir vite, une solution clés en main est certainement à privilégier. L’auditeur chargé de votre dossier de certification travaillera exclusivement sur celui-ci. Vous pouvez ainsi espérer être prêt à passer votre audit en quelques semaines, voire quelques jours suivant la maturité de vos process et l’organisme accompagnateur auquel vous aurez fait appel.
