La préparation de Qualiopi commence par la constitution d’un dossier en bonne et due forme. Si vous êtes sur le point de commencer, bonne nouvelle ! Nous vous avons préparé un exemple de dossier Qualiopi téléchargeable au format PDF pour vous aider à réussir votre certification en toute sérénité.
Que trouve-t-on dans un bon dossier Qualiopi ?
Une structure générale cohérente
Le dossier Qualiopi regroupe l’ensemble des documents, procédures et éléments de preuve nécessaires pour réussir votre audit de certification. Il permet de démontrer que votre organisme respecte les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ) et répond aux 7 critères et 32 indicateurs Qualiopi.
Pour que ce dossier soit le plus exhaustif et conforme possible, il est, dans un premier temps, primordial de bien le structurer.
Ainsi, notre conseil est le suivant : classez les éléments de preuves indicateur par indicateur. Pour ce faire, nous conseillons de travailler dans un premier temps sur un “drive”, et sur des documents en formats Word, Excel et PDF. L’informatique vous fera gagner un temps précieux.
Ensuite, créez un dossier par indicateur, en ne prenant en compte que les indicateurs qui vous concernent.
Un bon dossier Qualiopi est donc un dossier bien structuré. Pour information, le jour de l’audit, l’auditeur passera en revue tous les indicateurs Qualiopi qui vous concernent. Ce même auditeur, qui voit des dossiers Qualiopi tous les jours, ne prendra pas le temps d’essayer de comprendre la structure de votre dossier. Il est important de se mettre à sa place et de ce dire que, puisque il va analyser les indicateurs un par un, autant construire son dossier en ce sens.
Avoir un dossier bien structuré facilite le passage de l’audit et permet d’anticiper les non-conformités potentielles.
Des documents pertinents et bien remplis
Maintenant que le dossier est bien structuré, il est temps de le remplir. Pour cela, il faut y insérer tous les éléments de preuves pour répondre efficacement au Référentiel National de Qualité.
Les types de documents à insérer sont notamment :
- Des documents administratifs : comme par exemple une déclaration d’activité, le NDA et le statut juridique de la structure,
- Des documents démontrant vos processus internes, à savoir la gestion de vos formations, les dispositifs pour l’amélioration continue, le suivi des bénéficiaires,
- Des modèles de documents obligatoires : comme un contrat type, un programmes de formation, ou un tableau d’évaluation des acquis,
- Des preuves de conformité : avec un questionnaire de satisfaction, des attestation d’engagements qualité, etc
Ces documents peuvent être sous la forme de documents Excel, Word, PDF, PowerPoint… Il est primordial de proposer le meilleur adéquat. Si le document est une liste à compléter, un excel bien formaté s’impose. Si c’est une déclaration ou une notice, un PDF fera plus “officiel”, ainsi de suite.
Si vous êtes perdu, pas de panique ! Notre exemple vous détaillera tout !
Téléchargez votre dossier Qualiopi (PDF) gratuitement
Pour vous aider dans votre démarche, nous mettons à votre disposition un exemple de dossier Qualiopi prêt à l’emploi.
Ce dossier vous propose de passer en revue les attentes pour chaque indicateur, avec des exemples de quels documents sont attendus et sous quels formats.
Prenez le temps de bien le consulter. Il vous servira de fil conducteur tout au long du processus.
Comment utiliser notre exemple de dossier Qualiopi ?
Notre modèle est conçu pour être un support de travail : Personnalisez-le avec les spécificités de votre organisme et de vos formations
Ajoutez vos propres documents pour répondre aux indicateurs spécifiques à votre activité
Vérifiez sa conformité avec les attentes des certificateurs et des financeurs
Astuce : Utilisez ce dossier comme une base solide, mais n’hésitez pas à le compléter avec des éléments de preuve propres à votre structure.
Pour optimiser ses chances, il existe davantage de ressources à connaitre !
Pour monter son dossier Qualiopi, deux options s’offrent à vous : évoluer en autonomie ou se faire accompagner par des experts.
Si vous avez les ressources et le temps de faire le dossier tout seul, vous pouvez alors, pour compléter votre dossier, télécharger un pack de documents pré-remplis pour chaque indicateur. Il ne vous restera plus qu’à compléter les fichiers avec vos informations et à rajouter les documents manquants.
Si vous êtes pressé et que vous souhaitez garantir votre réussite, alors vous pouvez optez pour un organisme accompagnateur de confiance. Ces derniers proposent des accompagnements clés en main. Après quelques vision-conférences avec un expert, ce dernier se chargera de la constitution complète du dossier.
Voici les accompagnateurs que MonOF.pro vous recommande :
Nom de l'accompagnateur | URL de l'offre | Type de prestation proposée | Public ciblé |
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Digi-Certif | Voir l'offre | Accompagnement Qualiopi clé en main | Les structures qui souhaitent déléguer la constitution de leur dossier, et qui n'ont que quelques heures à y consacrer |
Fast Certif | Voir l'offre | Pack de documents pré-remplis pour Qualiopi | Les structures qui souhaitent évoluer en autonomie et bénéficier de documents pré-remplis, pour chaque critère |
BMG Consulting | Voir l'offre | Accompagnement Qualiopi clé en main | Les grosses structures, qui recherchent un accompagnement sur du long terme, et pour tout son groupe |
Prêt à réussir votre certification Qualiopi ? Téléchargez dès maintenant votre dossier et prenez une longueur d’avance !