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En France, tout organisme de formation doit déposer une déclaration d’activité auprès de la DREETS (anciennement DIRECCTE) pour obtenir un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA). Ce numéro, délivré par le préfet de région, confirme l’enregistrement légal de l’organisme comme prestataire de formation.
Il doit figurer sur tous les contrats et conventions de formation, et est nécessaire pour bénéficier de financements publics. La réforme réglementaire de 2025 modifie en profondeur cette procédure de déclaration d’activité.
Délai d’instruction doublé (30 → 60 jours)
Le changement le plus marquant est l’allongement du délai d’examen des déclarations. Jusqu’ici l’administration disposait de 30 jours pour instruire le dossier, ce délai étant désormais porté à 60 jours.
Autrement dit, les services de contrôle (DREETS) auront deux mois au lieu d’un pour vérifier votre dossier et transmettre le récépissé (NDA) ou notifier un refus.
- Dossier complet impératif : avec 60 jours accordés, l’administration exigera que votre dossier soit déposé en une seule fois, complet et bien structuré. Il n’y aura plus de renvois prolongés entre différents services.
- Qualité des pièces : tous les justificatifs (statuts, attestations, CV, etc.) doivent être parfaitement à jour et conformes aux exigences légales. Les pièces manquantes ou mal fournies font systématiquement rater le dossier.
- Prévoir un peu plus de marge : En cas de déclaration fin mars, vous pouvez désormais espérer un récépissé début juin au lieu de début mai.
En clair, plus de temps pour l’administration, mais aussi plus d’exigence pour vous : soignez votre dossier dès le départ pour éviter tout délai supplémentaire ou risque de rejet.
Plateforme « Mon Activité Formation » (MAF) : le guichet unique obligatoire
Autre grande nouveauté : l’informatisation et la centralisation. Le décret instaure l’usage obligatoire de la plateforme « Mon Activité Formation » (MAF) pour toute démarche liée à la déclaration d’activité. Concrètement, fini les échanges épars (emails, courriers, aller-retour papier). Dorénavant :
- Toutes les déclarations sont dématérialisées via MAF. Vous créez un compte (EFP Connect) et saisissez votre dossier en ligne.
- Suivi unifié : MAF devient le « guichet unique » pour envoyer vos pièces justificatives, communiquer avec la DREETS et recevoir les décisions préfectorales (récépissés, rejets, demandes complémentaires).
- Communication sécurisée : le décret précise que, en cas de dépôt en ligne, toute communication entre l’organisme et l’administration doit passer par MAF (article R.6351-14, 1° bis).
En pratique, assurez-vous de bien vous inscrire sur MAF avant de déposer votre dossier. La plateforme est la porte d’entrée unique pour déclarer votre activité et transmettre vos justificatifs.
Allègement documentaire pour les micro-entrepreneurs
La réforme introduit aussi des exceptions pour les très petites structures. Les auto-entrepreneurs et organismes « micro-social » (chiffre d’affaires annuel sous le seuil fiscal) bénéficient d’un allègement des pièces justificatives. En détail :
- Les organismes sous le régime micro-social n’ont plus à fournir certaines pièces (notamment la description des moyens pédagogiques et les CV détaillés).
- À la place, ils doivent simplement joindre une présentation succincte de leur activité (un formulaire simplifié fixé par arrêté ministériel).
- Ce geste de simplification facilite les démarches pour les formateurs indépendants ou très petites structures, tout en conservant une base d’informations administratives suffisante.
En clair, si vous êtes micro-entrepreneur avec un chiffre d’affaires très modeste, prévoyez moins de justificatifs à produire.
Contrôles renforcés, mais procédure simplifiée
Les nouvelles règles touchent également la phase de contrôle a posteriori après enregistrement du NDA. Le texte supprime une étape dans la chaîne de vérification traditionnelle, de sorte que le contrôle devient plus rapide une fois le dossier déposé.
- L’étape intermédiaire (audience ou consultation supplémentaire) est supprimée, ce qui accélère le rendu final des décisions préfectorales.
- Exigences inchangées : malgré cette simplification, les critères de contrôle restent stricts. Les vérificateurs examineront vos pièces comme d’habitude.
- Vous devez donc préparer votre dossier comme s’il allait être immédiatement examiné, car les délais de traitement administratifs sont réduits.
En résumé, la réforme ne baisse pas le niveau d’exigence sur la qualité ; elle supprime en revanche des étapes bureaucratiques pour gagner en efficacité. Pour les organismes sérieux, c’est l’occasion de faire la différence par la qualité de leur dossier.
En pratique : les points clés de la réforme
- Délai d’instruction étendu à 2 mois (au lieu de 30 jours) – préparez des dossiers complets et structurés.
- Plateforme MAF obligatoire pour toute déclaration et suivi des échanges.
- Pièces justificatives simplifiées pour les micro-entrepreneurs : dispense des CV détaillés et de la description des moyens pédagogiques.
- Contrôles accélérés : retrait d’une étape dans la procédure a posteriori, sans baisse des exigences de conformité.
Ces nouveautés ont pour objectif global de faciliter l’accès au marché de la formation tout en maintenant un haut niveau de qualité et de contrôle.
Pour les organismes engagés dans Qualiopi, c’est une chance de valoriser leur rigueur en étant fin prêts dès la soumission du dossier.
Conclusion : restez prêts et accompagnés
La réforme 2025 de la déclaration d’activité vise à moderniser et alléger les démarches administratives pour les organismes de formation.
Pour en bénéficier, il est essentiel de se préparer dès maintenant : créez votre compte MAF, vérifiez que votre dossier contient toutes les pièces requises, et tenez compte des nouvelles durées d’instruction.
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