Obtenir ou renouveler la certification Qualiopi est devenu un passage obligé pour les organismes de formation souhaitant accéder aux financements publics. Parmi les 32 indicateurs qui composent le Référentiel national qualité (RNQ), l’indicateur 17 fait souvent figure d’épouvantail.
Il exige que le prestataire mette à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié : salles de cours, plateaux techniques, équipements et conditions matérielles.
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Table des matières
Comprendre l’exigence : un environnement adapté
L’indicateur 17 porte sur l’adéquation de vos moyens au contenu de la formation.
Un formateur qui intervient uniquement chez ses clients ou à distance peut être certifié : il doit simplement montrer que les lieux où se déroulent les sessions sont adaptés.
Les locaux doivent permettre aux apprenants d’acquérir les compétences prévues, qu’il s’agisse d’une cuisine équipée pour un cours de pâtisserie ou d’un atelier avec machines-outils pour une formation technique. L’auditeur cherchera à vérifier la cohérence entre l’environnement et les objectifs pédagogiques.
Devenir ERP : obligations générales
Dès qu’un organisme accueille des stagiaires, il est considéré comme un Établissement recevant du public (ERP). Le Code de la construction et de l’habitation englobe dans cette catégorie tous les bâtiments, locaux et enceintes dans lesquels des personnes sont admises.
Ce statut implique de respecter les règles de sécurité incendie, d’assainissement et de ventilation propres aux ERP. Si la formation se déroule chez un client, celui-ci assure la conformité de ses installations ; en revanche, pour vos propres espaces, vous portez la responsabilité de la mise en conformité.
Accessibilité et sécurité
Les ERP doivent être accessibles à tous. La réglementation impose que les circulations, les ascenseurs et les équipements soient adaptés aux personnes en situation de handicap. Le registre public d’accessibilité, obligatoire depuis 2017, présente les mesures prises pour accueillir ces publics et doit être mis à disposition des usagers.
Sur le plan de la sécurité, les locaux doivent respecter les normes incendie et afficher des plans d’évacuation, les issues de secours et les extincteurs. Des attestations de conformité et un document unique d’évaluation des risques montrent que vous maîtrisez les obligations légales.
Les preuves attendues pour l’indicateur 17
Pour démontrer que votre environnement de formation est approprié, vous devez constituer un dossier de preuves. Voici les documents incontournables :
Titres d’occupation et conventions
- Bail ou contrat de location : pour une salle permanente, un bail commercial ou une convention de mise à disposition atteste votre droit d’occupation.
- Convention de formation ou attestation : pour des formations dans les locaux d’un client ou en coworking, une convention précisant que l’entreprise fournit une salle et le matériel nécessaire suffit.
Accessibilité et sécurité
- Registre public d’accessibilité : il synthétise les diagnostics, attestations et plans d’accessibilité afin de démontrer que vos locaux répondent aux exigences pour les personnes handicapées.
- Plans et consignes de sécurité : plan d’évacuation affiché, emplacements des extincteurs et des issues de secours.
- Attestations de conformité : certificats incendie et rapports de contrôles techniques (électricité, ascenseurs, ventilation).
- Document unique d’évaluation des risques (DUERP) : preuve que vous avez identifié les dangers et mis en place des mesures de prévention
Adéquation des moyens pédagogiques
- Plans et photos des salles et des plateaux techniques montrant l’agencement et les équipements à disposition des stagiaires.
- Inventaire du matériel pédagogique : liste du matériel (ordinateurs, vidéoprojecteurs, outils spécialisés, logiciels) avec une mention de leur quantité et de leur état.
- CV et fiches de poste des intervenants pour prouver que les ressources humaines sont qualifiées et disponibles.
- Contrats de prestation ou conventions lorsqu’une formation est organisée chez un client, précisant les moyens mis à disposition.
Comment bien préparer son audit Qualiopi ?
- Centraliser et mettre à jour les preuves : regroupez-les dans un dossier numérique ou un classeur par thèmes (titres, accessibilité, sécurité, matériel, RH). Vérifiez la validité des certificats (incendie, électricité, ascenseurs), du DUERP et du registre d’accessibilité.
- Réaliser un audit interne : identifiez les manques (registre absent, plan d’évacuation, certificat périmé) avant l’audit officiel. Impliquez un référent handicap et un responsable sécurité.
- Sensibiliser l’équipe : formez vos intervenants aux procédures d’évacuation, gestes de premiers secours et accueil des personnes handicapées. L’auditeur peut interroger vos équipes sur ces points.
L’essentiel à retenir
Contrairement aux idées reçues, Qualiopi n’impose pas la possession de locaux.
La certification exige en revanche que les moyens humains, techniques et matériels soient adaptés aux prestations proposées et que l’environnement de formation soit conforme aux obligations de sécurité et d’accessibilité.
Les organismes doivent donc prouver l’occupation légale des locaux, la conformité aux normes ERP, l’accessibilité pour tous et l’adéquation des équipements aux objectifs pédagogiques.
En constituant un dossier complet (contrat de location, registre d’accessibilité, DUERP, plans, photos, attestations de conformité et inventaire du matériel) et en impliquant leur équipe, ils donnent à l’auditeur une vision claire et transparente de leurs moyens.
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