Depuis l’entrée en vigueur de la loi du 5 septembre 2018 sur la liberté de choisir son avenir professionnel, tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences souhaitant accéder à des financements publics ou mutualisés doivent démontrer la qualité de leurs prestations. Cette exigence est matérialisée par la certification Qualiopi, véritable passeport qualité pour les organismes de formation.
Dans ce guide, nous revenons sur l’utilité de cette certification, sur les sept critères du référentiel national qualité (RNQ) et sur les étapes pour l’obtenir. L’objectif est d’offrir une vue d’ensemble et des conseils pratiques à ceux qui envisagent de se lancer.
Consultez la dernière version du RNQ
Comprendre le RNQ est un prérequis indispensable pour réussir à obtenir Qualiopi. Téléchargez la dernière version du référentiel.
Table des matières
Pourquoi se faire certifier ?
Accéder aux financements publics et mutualisés
L’avantage le plus tangible de la certification Qualiopi est l’accès aux fonds publics et mutualisés. Sans cette certification, vos formations ne sont pas éligibles au CPF, aux financements des OPCO, à France travail ni aux financements régionaux.
Renforcer la crédibilité et se démarquer
Au-delà du financement, être certifié Qualiopi, c’est montrer que l’on respecte un cadre qualité reconnu par l’État. Cette garantie rassure les financeurs, les entreprises clientes et les apprenants. Dans un marché saturé, ce label devient un gage de confiance et améliore la compétitivité.
Qui est concerné par Qualiopi ?
Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, l’obligation de certification concerne tous les prestataires de formation, y compris les formateurs indépendants, qui souhaitent accéder aux financements publics.
Les structures qui proposent uniquement des formations financées par des fonds privés peuvent s’en passer, mais elles se privent d’une grande partie du marché. Sont notamment visés :
- les organismes de formation continue ;
- les centres de bilan de compétences ;
- les prestataires de validation des acquis de l’expérience (VAE) ;
- les centres de formation d’apprentis (CFA).
Le référentiel national qualité : sept critères à respecter
La certification Qualiopi repose sur un référentiel national structuré en sept critères à savoir:
- L’information au public.
- L’identification des objectifs et adaptation des prestations.
- L’adaptation aux publics bénéficiaires..
- L’adéquation des moyens pédagogiques et humains.
- La qualification et le développement des compétences des personnels..
- L’inscription dans l’environnement professionnel.
- L’amélioration continue.
Chaque critère se décline en indicateurs (32 au total) selon la catégorie d’action (formation, VAE, apprentissage).
Les étapes pour obtenir la certification Qualiopi
1. Se préparer et constituer un dossier solide
La réussite à l’audit dépend en grande partie de la préparation. La première étape consiste à faire un état des lieux : disposer de procédures écrites et à jour, savoir décrire clairement les modalités d’accueil et d’accompagnement, et conserver des preuves concrètes de la qualité des formations (évaluations, questionnaires de satisfaction, suivi post‑formation).
Cette phase permet de mesurer l’écart entre les pratiques existantes et les exigences du RNQ.
Ensuite, il faut collecter les preuves exigées pour chaque critère.
Par exemple, pour l’information au public, on doit préparer des programmes détaillés, les conditions d’accès, les tarifs et les contacts. Lorsque certaines preuves sont absentes, il faut combler les manques.
2. Choisir un organisme certificateur
Une fois le dossier prêt, il faut sélectionner un organisme certificateur. Seuls les organismes accrédités par le Cofrac ou autorisés par des instances reconnues par France compétences peuvent délivrer la marque Qualiopi.
Le choix se fait en comparant les tarifs , les délais (certains certificateurs ont des plannings chargés) et la réputation.
N’hésitez pas à demander plusieurs devis et à vérifier que le certificateur connaît bien votre secteur
3. Passer l’audit initial
L’audit est réalisé par un auditeur externe qui vérifie chaque critère du RNQ. Il peut se déplacer dans l’organisme ou organiser l’audit à distance selon les cas. L’auditeur examine les documents, interroge les responsables pédagogiques et les formateurs et vérifie le suivi des stagiaires.
La durée varie d’un jour pour une petite structure à plusieurs jours pour un organisme multi-sites. Trois issues sont possibles :
- Conformité totale : le certificat est délivré pour trois ans.
- Non‑conformités mineures : l’organisme dispose souvent d’un à trois mois pour apporter des corrections et fournir des preuves complémentaires.
- Non‑conformités majeures : l’audit est refusé, et il faut recommencer après avoir corrigé les manquements.
4. Audits de surveillance et renouvellement
L’obtention du certificat Qualiopi ne marque pas la fin du travail. L’organisme signe un contrat avec son certificateur et doit se soumettre à un audit de surveillance environ 18 mois après l’audit initial et à un audit de renouvellement au bout de trois ans. La certification reste valable trois ans sous réserve du résultat favorable de l’audit initial et du respect continu des exigences.
Combien de temps et combien ça coûte ?
Il faut en moyenne entre trois et six mois pour obtenir la certification, en fonction de la préparation initiale et de la disponibilité de l’organisme certificateur.
Le coût moyen de la certification pour un petit organisme se situe entre 1 000 € et 2 500 €. Ces frais couvrent l’audit initial et les audits de surveillance ; ils varient selon le chiffre d’affaires et la taille de la structure.
Il faut également prévoir un budget pour la préparation interne (formation, audit blanc, création de procédures) ou l’accompagnement par un cabinet spécialisé.
Conseils pour réussir votre démarche
- Anticipez : la réussite de l’audit repose sur une organisation en amont. Commencez par obtenir votre Numéro de déclaration d’activité (NDA) si vous êtes un nouvel entrant et vérifiez le nombre d’indicateurs qui vous concernent.
- Impliquez votre équipe : l’auditeur pourra interroger les formateurs et les responsables pédagogiques. Sensibiliser l’ensemble de l’équipe au référentiel facilite la mise en conformité et la transmission des bonnes pratiques.
- Documentez tout : un processus décrit mais non formalisé ne suffit pas. Le RNQ exige des preuves tangibles : procédures écrites, enregistrements des évaluations, attestations de satisfaction, preuves de veille sectorielle, etc.
- Mettez en place une amélioration continue : ne considérez pas Qualiopi comme une obligation ponctuelle. La certification incite à recueillir régulièrement les retours des stagiaires et des clients et à mettre en place des actions correctives.
- Faites-vous accompagner si nécessaire : l’accompagnement par un cabinet spécialisé peut vous faire gagner du temps.
Conclusion
Qualiopi n’est pas qu’un sésame administratif : c’est l’occasion de mettre au clair vos pratiques et de donner de la cohérence à votre offre. Chaque critère du référentiel vous pousse à formaliser ce que vous faites déjà – informer, accueillir, évaluer – et à identifier ce qui manque pour progresser.
La démarche est exigeante, mais elle se révèle souvent bénéfique pour les équipes : en réunissant toutes les pièces du dossier, vous obtiendrez une vision plus précise de votre activité et pourrez corriger certaines pratiques avant l’audit.
Enfin, retenez que l’audit est un moment d’échange. L’auditeur n’est pas là pour vous piéger mais pour vérifier la conformité de vos processus et vous conseiller.
