Quand on parle de Qualiopi, on pense tout de suite aux audits, aux indicateurs du référentiel et au fameux logo. Mais derrière cette certification, il y a tout un cadre administratif qui conditionne votre droit d’exercer, d’être financé et de conserver votre crédibilité auprès des financeurs.
Numéro de déclaration d’activité (NDA), bilan pédagogique et financier (BPF), conventions de formation, traçabilité, RGPD… La qualité n’est qu’une partie de l’histoire. Le quotidien d’un organisme de formation, c’est aussi une mécanique administrative précise, encadrée par le Code du travail et contrôlée par l’État.
L’objectif de cet article est justement de remettre Qualiopi à sa place : au centre d’un ensemble d’obligations administratives qu’il faut maîtriser pour éviter les mauvaises surprises.
1. Le NDA : point de départ administratif avant même Qualiopi
Avant de parler audit et indicateurs, il y a une étape incontournable : la déclaration d’activité. Tout organisme ou formateur indépendant doit déposer une déclaration dans les trois mois suivant sa première action de formation pour obtenir un numéro de déclaration d’activité, le fameux NDA.
Ce numéro, délivré par la DREETS via la plateforme « Mon Activité Formation » (MAF), n’est pas une option. Il officialise votre statut d’organisme de formation et doit apparaître sur vos conventions, contrats, devis et factures, accompagné de la mention « Déclaration d’activité enregistrée sous le numéro… auprès du préfet de région ».
Qualiopi, de son côté, ne peut exister sans NDA : le certificat Qualiopi est toujours rattaché à un numéro de déclaration d’activité. Sans NDA valide, impossible d’obtenir la certification, d’apparaître sur Mon Compte Formation ou d’accéder aux financements publics et mutualisés.
Autrement dit : NDA = autorisation d’exercer ; Qualiopi = clé d’entrée vers les fonds publics. Les deux sont complémentaires, mais le point de départ reste bien administratif.
2. BPF : rendre des comptes chaque année pour garder son NDA… et Qualiopi
Une fois le NDA obtenu, l’histoire ne s’arrête pas là. Pour conserver ce numéro actif, vous devez déposer chaque année un bilan pédagogique et financier (BPF) retraçant votre activité de l’exercice précédent : nombre de stagiaires, heures de formation, chiffre d’affaires par type d’action, etc.
Cette obligation, contrôlée par l’État via la DGEFP et les DREETS, se fait exclusivement en ligne, aujourd’hui via le portail Mon Activité Formation ou EFP Connect. La période de télédéclaration est généralement fixée entre avril et fin mai pour l’exercice clos l’année précédente.
Le BPF conditionne directement la validité de votre NDA. En l’absence de dépôt dans les délais, la déclaration d’activité devient caduque : vous perdez votre statut d’organisme de formation, avec à la clé la remise en cause de vos exonérations éventuelles, la fin de l’accès aux financements et, de facto, un risque sur votre certification Qualiopi.
Pour un organisme certifié Qualiopi, le BPF a une double fonction : c’est à la fois une obligation administrative et une pièce de contexte pour l’auditeur, qui y trouve une photographie de votre activité (volumes, typologie d’actions, bénéficiaires). Un BPF incohérent avec la réalité des actions ou des preuves présentées en audit peut déclencher des questions, voire des non-conformités.
3. Contrats, conventions et traçabilité : la face visible du cadre administratif
Le cadre administratif ne se limite pas à votre relation avec l’administration. Il structure aussi le lien avec vos clients, financeurs et stagiaires.
Chaque action financée doit être formalisée. Dans le cadre du CPF, la convention de formation est générée et signée via EDOF et Mon Compte Formation. Hors CPF, le Code du travail impose la conclusion d’une convention de formation avec l’entreprise ou d’un contrat de formation professionnelle avec un particulier, précisant les objectifs, la durée, le programme, le prix, les modalités d’évaluation et de sanction de la formation.
Ces éléments contractuels sont au cœur des attentes des auditeurs Qualiopi, notamment au regard des indicateurs sur l’information du public, la contractualisation et la traçabilité des parcours. Le « cadre administratif » se matérialise alors par des documents très concrets : conventions signées, feuilles de présence, relevés de connexion en FOAD, attestations de fin de formation, résultats aux évaluations.
En cas de contrôle d’un financeur ou d’un service de l’État, ces pièces justificatives deviennent la preuve que la prestation financée a réellement eu lieu, dans les conditions prévues au contrat. Le risque n’est plus seulement qualitatif : un défaut de traçabilité peut entraîner un refus ou un remboursement de financement, voire des sanctions administratives.
4. Qualiopi, financements publics et obligations corrélées
Il est important de rappeler que Qualiopi, en soi, n’est pas juridiquement obligatoire pour exercer des activités de formation. Un organisme peut tout à fait former sans être certifié. En revanche, dès qu’il souhaite mobiliser des financements publics ou mutualisés (OPCO, CPF, France Travail, Régions, etc.), la certification devient incontournable.
Cette articulation explique pourquoi le cadre administratif et Qualiopi sont intimement liés. Pour être financé, un organisme doit :
- disposer d’un NDA valide ;
- être certifié Qualiopi pour les actions concernées ;
- respecter ses obligations déclaratives (BPF, mises à jour sur MAF) ;
- être en mesure de démontrer, documents à l’appui, que chaque action financée a été réalisée conformément aux exigences du référentiel.
À cela s’ajoutent d’autres briques administratives d’arrière-plan : conformité RGPD pour la gestion des données des stagiaires, respect des règles de publicité, tenue d’une comptabilité adaptée à l’activité de formation.
5. Mettre de l’ordre dans son cadre administratif :
Vu de loin, ce cadre administratif peut sembler austère. Pourtant, lorsqu’il est bien organisé, il devient un vrai levier de sérénité au quotidien : moins de stress à l’approche de l’audit, moins de risque en cas de contrôle, une image plus professionnelle auprès des financeurs et des bénéficiaires.
Concrètement, cela passe par quelques réflexes simples : centraliser les documents essentiels (NDA, BPF, conventions types, modèles de contrats, registres de présence), tenir à jour ses informations sur Mon Activité Formation, vérifier chaque année les échéances déclaratives, et s’assurer que les pratiques sur le terrain (signature des feuilles, archivage, rédaction des attestations) suivent ce qui est écrit dans les procédures.
Dans cette logique, Qualiopi est perçu comme le prolongement naturel d’un cadre administratif déjà solide. Le référentiel vient alors structurer ce que vous faites déjà : informer, contractualiser, tracer, évaluer.
MonOF se positionne précisément comme un appui sur ce terrain : en rassemblant ressources, explications et outils autour de Qualiopi, du NDA, du BPF et des obligations connexes, la plateforme aide les organismes de formation à naviguer avec méthode dans ce cadre administratif parfois complexe, mais indispensable pour durer.
