Vous souhaitez créer votre organisme de formation, mais ne savez pas bien comment vous y prendre ? Vous êtes au bon endroit !
On peut lire tout et son contraire sur Internet quant aux différentes étapes à suivre pour créer son organisme de formation. En réalité, celles-ci sont au nombre de trois !
Dans un premier temps, il vous faudra créer une entreprise, celle que vous utiliserez pour délivrer vos formations et facturer vos clients. Puis, il vous faudra délivrer votre première formation et collecter les supports documentaires nécessaires. La dernière étape consiste à envoyer votre dossier complet à la DREETS en demandant l’immatriculation en tant qu’organisme de formation.
Passées ces trois étapes, vous aurez votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) votre organisme de formation est sur pied ! On ne parlera pas ici de la certification Qualiopi qui est une étape non-obligatoire : vous pouvez très bien dispenser vos formations sans avoir Qualiopi ! Ici, on s’intéresse à toutes les étapes préalables, celles qui vous permettent d’obtenir votre NDA !
Prêt à tout comprendre ? Alors c’est parti !
Table des matières
ÉTAPE 1 : OBTENIR SON SIREN
La première étape de votre marche vers l’obtention de votre numéro de déclaration d’activité de formation est l’obtention d’un SIREN valide. Il vous faudra donc d’abord porter une réflexion sur la structure que vous allez créer avant d’obtenir votre K-bis.
Si vous avez déjà une structure existante, vous pouvez directement passer à l’étape suivante en cliquant sur le bouton rouge ci-dessous.
Qu'est-ce que le Siren ?
La première étape consiste donc à obtenir un Siren valide. Mais d’abord, c’est quoi un Siren ?
Siren et Siret : de quoi s'agit-il ?
Le SIREN (Système d’Identification du Répertoire des Entreprises) et le SIRET (Système d’Identification du Répertoire des Établissements) sont des numéros d’identification des entreprises françaises.
Le SIREN est un identifiant à neuf chiffres attribué à chaque entreprise lors de son enregistrement au registre national des entreprises. Il identifie l’entreprise en tant qu’entité juridique distincte.
Le SIRET est un numéro à quatorze chiffres qui inclut le SIREN ainsi qu’un complément de cinq chiffres permettant d’identifier spécifiquement un établissement de l’entreprise. Il distingue les différentes implantations, succursales ou unités opérationnelles d’une même entreprise.
A quoi sert le Siren ?
Le SIREN sert à identifier de manière unique chaque entité économique française. Voici quelques-unes des principales utilisations du SIREN :
- Identification des entreprises : Le SIREN permet d’identifier de manière univoque chaque entreprise en France. C’est grâce à lui que l’on peut retrouver votre entreprise sur le site de l’INSEE par exemple, ou celui de l’INPI.
- Référence dans les échanges administratifs : Les administrations publiques, les organismes sociaux et d’autres entités gouvernementales utilisent le SIREN pour référencer les entreprises dans le cadre de leurs échanges administratifs.
- Statistiques économiques : Le SIREN est utilisé dans l’élaboration de statistiques économiques. Il permet de suivre l’évolution des entreprises, de comprendre la structure économique du pays et de prendre des décisions politiques éclairées.
- Accès aux informations légales et financières : Le SIREN facilite l’accès aux informations légales et financières d’une entreprise, disponibles dans le registre national du commerce et des sociétés (RNCS).
- Contrôle fiscal et administratif : Les autorités fiscales et administratives utilisent le SIREN pour identifier les entreprises lors de contrôles fiscaux, d’enquêtes ou d’autres procédures administratives.
Dans le cadre spécifique de la formation professionnelle, le Siren est la première marche. Il vous sera demandé tout au long de la vie de votre organisme de formation. Aussi, veillez à le mémoriser ou à le garder à porter de main !
Comment obtenir son Siren ?
Pour obtenir votre Siren, il faut donc créer votre entreprise. Mais avant de vous lancer, une réflexion a minima doit être portée sur le statut de votre organisme de formation.
Le choix du statut de votre entreprise
Le choix du statut pour la création d’un organisme de formation dépend des besoins spécifiques et des objectifs à long terme. Pour ceux privilégiant la simplicité administrative et des avantages financiers initiaux, le statut d’auto-entrepreneur offre une solution rapide. Cependant, pour une croissance anticipée et une protection sociale accrue, l’entreprise individuelle peut être une transition nécessaire malgré des cotisations sociales plus élevées. En revanche, pour une vision à plus long terme, une société unipersonnelle, telle qu’une SASU ou EURL, offre une responsabilité limitée, des déductions fiscales, et des opportunités d’expansion, bien que les formalités et les obligations soient plus complexes. Le choix doit être basé sur une évaluation attentive des avantages et inconvénients, alignés sur les ambitions et la vision à long terme de l’entrepreneur.
Immatriculer son entreprise
Pour une auto-entreprise, la procédure d’immatriculation est relativement simple. Le porteur de projet doit s’inscrire auprès de la Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI) ou du Centre de Formalités des Entreprises (CFE). Il peut aussi faire ces démarches directement en ligne sur le site des URSAF. L’auto-entrepreneur obtient alors son numéro SIREN.
En revanche, pour les autres formes de sociétés, les démarches sont plus élaborées. Pour une SARL/EURL, SAS/SASU, ou SA, les fondateurs doivent élaborer des statuts sociaux, déterminer le capital social, et les enregistrer au greffe du tribunal de commerce. La publication d’une annonce légale, la nomination d’un commissaire aux comptes si requis, et la demande d’un extrait K-bis auprès du tribunal de commerce sont également des étapes incontournables.
Une fois votre Siren obtenu, vous avez donc référencé votre entreprise : vous pouvez maintenant facturer ! Et c’est parfait, car c’est précisément l’objet de la deuxième étape.
ÉTAPE 2 : DÉLIVRER SA PREMIÈRE FORMATION
Maintenant que vous avez votre entreprise, vous êtes prêt à exercer votre activité. Alors en avant ! La deuxième étape consiste à donner votre première formation professionnelle. On vous explique tout.
Donner sa première formation avant d'obtenir son NDA ?!
Une fois votre entreprise sur pied, il vous faudra délivrer votre première formation professionnelle. Etonnant n’est-ce pas ? Vous n’avez pas encore obtenu votre Numéro de Déclaration d’Activité. Théoriquement, vous n’êtes donc pas en mesure de former ! Et pourtant si !
Comment est-ce possible ?
Les textes de loi vous imposent en effet d’avoir délivré votre première formation avant de pouvoir faire votre demande de NDA. Afin d’éviter que n’importe quelle entreprise se déclare organisme de formation sans jamais délivrer la moindre formation, le législateur a en effet imposé que l’entreprise candidate ait déjà délivré une première action de formation professionnelle. C’est également l’occasion pour les représentations de l’Etat en région que de vérifier la qualité des documents utilisés par l’organisme de formation nouvellement créé.
Lancez vous dans la recherche de vos premiers clients et réalisez votre première formation. Ce sont tous les éléments ainsi collectés qui serviront de base à votre dossier pour la mise sur pieds de votre organisme de formation.
Le Contrat avec votre apprenants
Pour la réalisation de votre première formation, vous devrez concrétiser par écrit l’accord de votre apprenant à suivre votre formation. Il faudra donc signer avec eux un contrat de formation professionnelle ou une convention de formation professionnelle.
Contrat ou Convention de Formation professionnelle
Le contrat et la convention de formation professionnelle sont les documents légaux utilisés dans le domaine de la formation, que ce soit par un organisme de formation ou un professionnel indépendant. Il s’agit de l’accord écrit et contractuel entre un dispensateur de formation et un apprenant.
Qu’il s’agisse d’un contrat ou d’une convention, ces deux accords établissent des obligations réciproques entre les parties impliquées et doivent contenir des mentions obligatoires liées aux conditions de la formation. La différence principale réside dans le statut du client.
Si le client est une personne morale avec un numéro SIREN, on parle alors de convention de formation professionnelle. Celle-ci représente un contrat entre un centre de formation et un financeur, généralement l’employeur des stagiaires en formation professionnelle en entreprise.
En revanche, si le client est une personne physique entreprenant une formation individuelle à ses frais, un contrat de formation est établi. Ce dernier doit être signé par les deux parties avant le règlement de la prestation.
Ces documents sont essentiels pour garantir la légalité et la transparence des engagements dans le domaine de la formation.
Modèle de contrat et de convention de formation
Vous avez vos formations qui sont prêts et n’avez plus qu’à délivrer vos formations ? C’est parfait. Il ne vous reste plus qu’à faire signer vos conventions ou contrat de formation à vos apprenants.
Ce modèle est valable aussi bien en tant que contrat ou convention de formation. Il sera à faire signer à votre apprenant en amont de sa formation. Veillez bien à lui faire remplir l’ensemble des informations nécessaires.
ÉTAPE 3 : TRANSMETTRE SON DOSSIER À LA DREETS
Maintenant que vous avez votre convention de formation signée, vous allez pouvoir rassembler les derniers éléments de votre dossier avant de l’envoyer à la DREETS. Dans cette partie, nous vous listons l’ensemble des pièces additionnelles qu’il faudra joindre à votre demande et vous expliquons comment les obtenir. En conclusion de cet article, nous vous indiquerons comment envoyer votre dossier.
Attention, gardez bien en tête que votre dossier complet doit être envoyé au plus tard dans les trois mois qui suivent la signature de votre première convention de formation !
Les pièces obligatoires
Un extrait K-bis
Afin de prouver que vous avez bien une entreprise enregistrée auprès des services de l’Etat, il vous faudra envoyer votre K-bis (de moins de trois mois). Pour obtenir votre K-bis, vous pouvez passer par les services d’InfoGreffe. L’achat du K-bis vous coûtera moins de 2€. Vous obtenez un K-bis en version papier et version numérique.
Un extrait du bulletin de casier judiciaire n°3
Il vous faudra également faire votre demande de bulletin de casier judiciaire n°3. Pour ce faire, rendez-vous sur le site du Ministère de la Justice. Pour rappel, le bulletin n°3 est le bulletin le plus limité en termes de contenu présent sur les casiers judiciaires. Il ne contient que les condamnations les plus sévères (les condamnations entraînant une peine d’emprisonnement de plus de 2 ans avec sursis). Cette demande est gratuite, vous obtenez votre bulletin quasi-instantanément après avoir fait votre demande.
Votre première convention de formation
Enfin, il vous faudra joindre à votre dossier la première convention de formation professionnelle que vous aurez fait signer à votre apprenant. Encore une fois : surveillez bien la date de délivrance de votre formation ! La demande d’obtention de NDA devra intervenir au plus tard trois mois après la réalisation de votre première action de formation.
Les pièces complémentaires
Les informations concernant le contenu de votre formation
Les trois éléments précités sont les éléments absolument obligatoire à joindre à votre demande au moment où vous l’envoyez. Mais attention toutefois, l’administration peut exiger des pièces supplémentaires. Si ces informations ne sont pas présentes dans votre convention de formation, l’administration peut par exemple vous demander davantage d’informations concernant concernant le contenu des actions, leur organisation et les moyens techniques et pédagogiques mobilisés à l’occasion de la réalisation de la prestation. Aussi, s’il est prêt, nous vous invitons à joindre le programme de votre formation complet à l’administration pour appuyer votre demande.
L’administration peut aussi vous demander un justificatif concernant les compétences de la personne réalisant la formation et la pertinence de ces compétences vis à vis de la formation. Aussi, envoyer le CV de vos formateurs dès la première demande de NDA peut vous faire gagner du temps.
Les informations concernant la formation elle-même
En complément des documents précités, l’administration peut également vous demander l’envoi de justificatifs concernant la première prestation de formation que vous avez réalisée. Elle peut vous demander tout justificatif concernant les personnes qui ont suivi cette formation ou la nature de la formation elle-même.
À la réception de cette demande, vous avez 15 jours pour envoyer les documents complémentaires.
Les pièces facultatives (si vous êtes un CFA)
Si vous dispensez des actions de formation par apprentissage, l’administration exige l’envoi d’une copie des statuts de votre centre de formation par apprentissage (sauf pour les centres de formation d’apprentis d’entreprise).
Vous avez récupéré votre première convention de formation, votre K-bis, votre bulletin de casier judiciaire ? Joignez donc votre programme de formation, le CV de vos formateurs et tout document prouvant la qualité de vos formations : votre dossier est désormais complet !
Pour faire votre demande, deux solutions se présentent à vous :
- Vous pouvez envoyer l’ensemble du dossier à votre DREETS par courrier postal. Pour ceci, vous trouverez ici l’annuaire de l’ensemble des DREETS. Dans ce cas, veillez bien à l’envoyer par courrier recommandé avec accusé de réception afin de garder une trace de la date d’envoi de votre demande.
- Vous pouvez également faire votre demande directement en ligne sur le site Mon Activité de Formation, le site Internet sur lequel vous allez administrer votre organisme de formation.
Le service régional de contrôle de la Dreets doit vous donner sa réponse dans les 30 jours après la réception du dossier complet. Le silence gardé dans ce délai vaut enregistrement de la déclaration. En cas de refus de NDA, soyez réactifs dans la réponse que vous apporterez et n’hésitez pas à vous faire aider par un cabinet indépendant qui saura vous guider.
