Obtenir la certification Qualiopi, c’est (seulement) la première étape. Après l’audit, l’organisme de formation entre dans un cycle de 3 ans rythmé par des obligations très concrètes : lever d’éventuelles non-conformités, préparer l’ audit de surveillance, tenir ses preuves à jour, signaler ses changements, et respecter les règles d’usage de la marque. Voici un guide pratico-pratique, adossé aux textes officiels, pour piloter sereinement l’« après-audit ».
1) Lire le rapport et qualifier les écarts :
Dès réception des conclusions, identifiez clairement les non-conformités (NC) et leur niveau de gravité :
- NC mineure : vous adressez un plan d’action dans le délai fixé par votre organisme certificateur (OC), puis vous le mettez en œuvre sous 6 mois. La levée est vérifiée à l’audit suivant. À défaut, elle est requalifiée en majeure.
- NC majeure : actions correctives effectuées sous 3 mois puis vérification par l’OC (qui statue au plus tard un mois après l’échéance des 3 mois). Sans correction dans les temps, la certification n’est pas délivrée, est suspendue ou retirée suivant le cas. Un audit complémentaire peut être exigé.
Astuce utile : cinq NC mineures non levées à la décision initiale peuvent constituer une NC majeure – ce point change souvent la priorisation du plan.
2) Construire un plan d’actions efficace
Pour chaque NC, formalisez une fiche de traitement claire : écart constaté → action → responsable → ressources → échéance → preuve attendue.
- Priorisez les majeures (J+0 à J+90).
- Anticipez la production de preuves (procédures mises à jour, extraits LMS/CRM, relevés de présence, questionnaires, captures, fiches de réclamation, etc.).
- Documentez le suivi (compte-rendus, tableaux d’avancement, traçabilité des envois à l’OC).
En cas de suspension après un audit de surveillance, vous disposez encore de 3 mois pour solder les majeures ; à défaut, la certification est retirée/non renouvelée.
3) Préparer l’audit de surveillance (14e–22e mois)
L’audit de surveillance vérifie la conformité « en vraie vie » : réalisations, preuves, et dynamique d’amélioration. Il se déroule à distance, sauf cas de risque/signalement ou demande contraire. Planifiez-la suffisamment tôt (beaucoup d’organismes certificateurs conseillent de s’y prendre ~4 mois avant). Fenêtre usuelle : entre le 14e et le 22e mois après la délivrance du certificat.
Nouveaux entrants : certains indicateurs ne sont vérifiés « en mise en œuvre » qu’à la surveillance (ex. 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26, 32). Anticipez des preuves d’exécution (actions réellement réalisées).
4) Piloter l’amélioration continue (critère 7) au quotidien
L’audit de surveillance scrute votre boucle d’amélioration :
- Recueillir les appréciations (à chaud/à froid) ;
- Traiter les réclamations (délais, réponses, actions) ;
- Décider et tracer les améliorations (indicateur 32).
Concrètement, organisez un rituel (trimestriel/semestriel) : revue des données, décisions, plans d’actions et preuves. C’est le cœur du maintien Qualiopi.
5) Signaler tout changement significatif (sans attendre)
Changements de SIREN/SIRET, d’adresse, de périmètre (nouvelles catégories d’actions), site supplémentaire, organisation multi-sites : informez rapidement l’OC. Selon l’impact, un avenant et/ou un audit complémentaire peuvent être requis ; ne tardez pas, pour éviter les incohérences entre certificat, NDA et réalité opérationnelle.
Vous pouvez transférer votre certification d’un OC à un autre : la procédure est encadrée depuis l’arrêté du 31 mai 2023 (dossier transmis sous 15 jours, continuité du certificat, impossibilité en cas de suspension/retrait).
6) Respecter les règles d’usage de la marque « Qualiopi »
La marque est strictement encadrée : elle atteste le processus certifié (pas « une action »), et son usage suit un règlement d’usage officiel (charte, espaces, mentions, périmètre exact, interdictions d’emploi ambigu). Mettez à jour vos supports (site, devis/factures, plaquettes) et bannissez toute présentation laissant croire que la certification porte sur une formation isolée.
Bon à savoir : l’affichage/communication du certificat est obligatoire ; son non-respect peut être une NC majeure.
7) Votre check-list post-audit
- J+0 à J+7 : diffuser le rapport en interne, ouvrir le plan d’actions (mineures/majeures), nommer les responsables.
- J+30 (au plus tard, si exigé par l’OC) : transmettre le plan d’actions formalisé pour les NC mineures.
- J+90 : apporter la preuve de la levée des majeures (sinon, refus/suspension).
- M+1 à M+6 : mettre en œuvre les actions des mineures et archiver les preuves.
- Avant M+14 : contacter l’OC pour caler la surveillance (fenêtre 14–22 mois).
- En continu : tenir à jour procédures, formulaires, preuves, boucle d’amélioration (ind. 30-31-32), et signaler tout changement (périmètre, SIRET, sites).
- À chaque diffusion : vérifier l’usage conforme du logo Qualiopi.
8) Les erreurs les plus fréquentes
- Reporter la production de preuves : gardez une traçabilité datée (versions, captures, exports).
- Sous-estimer les non-conformités mineures : non levées au prochain audit, elles basculent en majeures.
- Oublier de déclarer un changement (SIREN/SIRET, extension de portée) : vous risquez un audit complémentaire défavorable, voire une incohérence de certificat.
- Mal employer la marque (ex. sur une fiche formation) : ajustez vos supports selon le règlement officiel.
En résumé
Après l’audit, tout se joue dans l’exécution : lever les écarts dans les délais réglementaires, documenter chaque action, préparer l’audit de surveillance et tenir la qualité vivante (amélioration continue, retours, réclamations). En gardant un œil sur les changements à déclarer et l’usage du logo, vous sécurisez votre certificat sur toute la durée du cycle.
