La veille réglementaire n’est pas un “plus” : c’est une exigence du critère 6 du Référentiel National Qualité (RNQ). L’indicateur 23 demande à chaque organisme de formation (OF) de réaliser une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et d’en exploiter les enseignements. Autrement dit : capter l’information, l’analyser, décider et tracer ce qui change dans vos pratiques. C’est ce que l’auditeur attend… et ce que le Référentiel National Qualité explicite.
Ce que demande exactement l’indicateur 23
Le guide de lecture Qualiopi formule l’exigence ainsi : “Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.” Le niveau attendu précise : démontrer la mise en place de la veille, sa prise en compte par le prestataire et sa communication en interne. À l’inverse, l’absence d’exploitation de la veille constitue une non-conformité mineure.
Cette exigence s’inscrit dans le cadre réglementaire fondé par la loi du 5 septembre 2018 et par le décret n°2019-565 qui a fixé les 7 critères et 32 indicateurs Qualiopi.
Le périmètre de votre veille
Votre veille couvre toutes les règles qui impactent vos prestations :
- Formation professionnelle, apprentissage, VAE, bilans de compétences, CPF (dispositifs, financements, obligations).
- Handicap : le guide cite explicitement la veille réglementaire en matière de handicap (acteurs, obligations d’accessibilité, ressources Agefiph/Fiphfp…).
- Contrats, sous-traitance, RGPD, sécurité au travail, selon votre activité.
Le guide recommande la consultation, l’analyse et la diffusion de la documentation issue des sites institutionnels.
Des sources officielles et fiables pour ne pas vous tromper
Pour structurer votre base de veille, ancrez-vous d’abord sur les textes et canaux officiels :
- Ministère du Travail – page de référence du guide de lecture Qualiopi et mise à jour centralisée des textes.
- Guide de lecture Qualiopi (PDF officiel) – votre boussole pour “niveau attendu”, “exemples de preuves” et précisions par catégorie d’action.
- Legifrance – accès consolidé aux décrets et arrêtés (modalités d’audit).
- DREETS/DIECCTE – relais territoriaux signalant notamment les nouvelles éditions du guide.
- Caisse des Dépôts (CPF) – informations opérationnelles pour les OF. (Le guide cite ce “portail d’information des organismes de formation”.)
Ces sources sont considérées comme probantes par les auditeurs, car elles sont citées… par le guide lui-même.
Comment organiser une veille “audit-proof” et utile en interne
1) Définir le périmètre et le rythme
Balisez vos thèmes (formation/CPF/apprentissage/VAE/handicap/contrats/RGPD…) et fixez un rythme (hebdomadaire pour l’actualité, mensuel pour une revue complète). Le guide valorise les abonnements, adhésions, participation à des conférences, groupes normatifs.
2) Collecter et qualifier l’information
Centralisez vos flux (alertes Legifrance, newsletters ministérielles/CDC, notes DREETS). Classez par thème, date d’entrée en vigueur, impact (critique / à surveiller).
3) Analyser l’impact pour vos prestations
Pour chaque évolution, répondez à trois questions :
- Qu’est-ce qui change (texte, référence, date, obligation) ?
- Quelles conséquences concrètes sur vos offres, contrats, informations au public, processus (ex. CPF, accessibilité, sous-traitance) ?
- Quelles actions (mise à jour de documents, formation interne, communication aux stagiaires/clients) ?
Le guide attend la prise en compte de la veille et sa communication interne.
4) Décider et tracer l’exploitation
Transformez chaque point de veille en plan d’actions : qui fait quoi, pour quand, avec quelles pièces mises à jour. Conservez la preuve de diffusion (mail interne, compte rendu d’équipe, extraits du manuel qualité). Le guide cite la diffusion des actualités au personnel et l’actualisation des supports d’information/contractualisation.
5) Former et sensibiliser l’équipe
Programmez des points courts (mensuels/trimestriels) : changements RGPD, nouvelles règles CPF, obligations handicap. Appuyez-vous sur des documents de synthèse et mettez-les à jour dès qu’un texte évolue.
Les preuves qui rassurent un auditeur
Le guide liste des exemples de preuves :
- Abonnements/adhésions (fédérations, revues), participations à des salons/conférences/groupes.
- Actualisation des supports d’information (site, plaquettes), des dispositifs mobilisés (CPF), diffusion d’actualités au personnel.
- Consultation/analyse/diffusion de la documentation des sites institutionnels (Ministère du Travail, portail CDC).
- Pour la VAE : documentation à jour sur le cadre légal et le financement.
Astuce : gardez un registre de veille (tableau daté) et une preuve “en miroir” de l’exploitation (ex. capture du site mis à jour, versioning d’un modèle de contrat, CR de réunion où la décision est actée).
Erreurs fréquentes à éviter
- Se limiter à une boîte d’e-mails pleine d’alertes non lues : la veille doit être organisée et exploitable.
- Oublier le handicap : la veille doit couvrir ce champ (acteurs, obligations, accessibilité).
- Aucune trace d’exploitation : sans preuve d’impact (documents modifiés, info interne), non-conformité mineure possible.
Mini-checklist prête à l’emploi
Voici la trame express pour passer de la veille à la preuve d’exploitation :
- Sources validées (Ministère, Legifrance, CDC, DREETS) listées dans une procédure.
- Tableau de veille (thème, source, date, synthèse, décision, action, preuve).
- Mise à jour des supports (site, conventions, CGU, livrets), avec horodatage.
- Information interne (mail/CR de réunion) et, si besoin, formation flash.
- Archivage (registre + pièces jointes) pour prouver la continuité et l’exploitation.
À retenir
L’indicateur 23 relatif à la veille légale et réglementaire ne juge pas seulement “si vous lisez la loi”, mais comment vous en faites quelque chose pour vos bénéficiaires et vos clients : processus ajustés, documents à jour, équipe informée. Adossez votre dispositif aux sources officielles, montrez l’impact et tracez tout : c’est la meilleure façon d’être serein à l’audit.
