Les organismes de formation doivent connaître leurs droits lors d’un audit Qualiopi. Ce label, mis en place en janvier 2022 pour l’accès aux financements publics, repose sur le respect des critères du Référentiel national Qualité. Lors de l’audit Qualiopi, l’auditeur peut relever des non-conformités qui devront ensuite être corrigées pour obtenir ou conserver la certification. Cette éventualité de recevoir un constat d’écart peut pousser l’organisme audité à vouloir contester la décision. La question est alors dans quels cas cette contestation est possible et quelles démarches suivre.
Un droit encadré par la réglementation
Bonne nouvelle pour les organismes : le droit de contester une non-conformité est expressément reconnu par la réglementation. Conformément au décret Qualiopi (article 2), toute non-conformité relevée lors de l’audit peut faire l’objet d’une contestation. Celle-ci doit être formulée par écrit et adressée à l’organisme certificateur dans un délai de 15 jours suivant la réception du rapport d’audit. Ce délai légal est impératif : passé 15 jours, le droit de contestation expire.
À réception de votre demande, le certificateur est tenu de réexaminer la non-conformité en tenant compte des arguments avancés par l’organisme de formation. Il peut alors confirmer la non-conformité, la modifier, ou la retirer s’il juge votre contestation justifiée. En pratique, cela signifie que toute contestation motivée peut être entendue, pourvu qu’elle repose sur des faits et preuves factuels.
Quand et comment contester ?
Il est possible d’évoquer un désaccord à plusieurs moments du processus d’audit Qualiopi : directement pendant la journée d’audit, lors de la réunion de clôture, ou a posteriori après réception du rapport. Concrètement, vous pouvez soulever immédiatement vos explications si l’auditeur accepte de revenir sur un point. Cette intervention orale ne remplace pas la procédure écrite, mais elle peut parfois suffire à lever un malentendu sur place.
Si le désaccord persiste, la contestation formelle suit son cours. Comme indiqué, vous devez adresser par écrit votre recours au certificateur (dans le délai de 15 jours). Cette lettre doit préciser clairement les motifs de contestation et accompagner toute preuve utile : documents, comptes-rendus, témoignages, etc., qui étayent votre position. Par exemple, si un document justificatif ou une procédure existante n’a pas été prise en compte, joignez-le pour lever toute ambiguïté.
Adresse de recours et étapes
Dans un premier temps, votre contestation sera examinée par l’auditeur et/ou le comité technique du certificateur. Si cela n’aboutit pas, vous pouvez adresser un recours au certificateur, en rappelant la procédure et les délais. En dernier recours, en cas de conflit persistant, vous pouvez solliciter l’intervention du COFRAC (Comité français d’accréditation) qui supervise les certificateurs. Ce parcours en escalade garantit que vous disposez de plusieurs niveaux de recours pour faire valoir vos arguments.
Cas de figure propices à la contestation
Tous les motifs de désaccord ne se valent pas. En général, il est judicieux de contester lorsqu’il existe une erreur manifeste de fait ou d’interprétation. Par exemple, si l’auditeur a méconnu une preuve évidente (fiche de présence, preuve d’évaluation, etc.), ou s’il a appliqué un indicateur d’une manière trop stricte par rapport à ce que le référentiel exige. Le guide Qualiopi précise d’ailleurs que l’organisme audité peut contester jusqu’aux conditions mêmes de déroulement de l’audit, voire demander un autre auditeur en cas de difficultés graves. Cela inclut par exemple un audit perturbé par des contraintes matérielles ou un auditeur décalé par rapport à l’objet de l’audit.
Un autre cas fréquent est celui d’un excès de zèle ou d’abus de l’auditeur. Si ce dernier exige des éléments non prévus par le RNQ ou donne des conseils hors-sujet, vous pouvez estimer qu’il dépasse le cadre de sa mission. Ce type de contestation vise à corriger un dysfonctionnement dans la manière dont l’audit a été mené.
Exemples de motifs de contestation :
- Erreur de report : un document ou une preuve existant n’a pas été pris en compte par l’auditeur.
- Interprétation stricte d’un indicateur : l’auditeur attend une méthode différente de celle pratiquée, alors que le référentiel n’impose pas de modèle unique.
- Problème de contexte : un indicateur jugé non respecté a en réalité été mis en œuvre de manière différente mais effective.
- Conditions anormales d’audit : audit perturbé, auditeur en retard ou conditions matérielles inadaptées. Dans ce cas, le certificateur peut être alerté et vous pouvez demander un autre auditeur.
Bien entendu, la contestation doit rester une démarche sérieuse et étayée. Une simple incompréhension ou un détail sans preuve ne suffiront pas.
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Les suites d’une contestation : erreurs à éviter et bonnes pratiques
Il est important de garder à l’esprit que contester n’est pas sans conséquence : si la contestation est jugée infondée, la non-conformité sera maintenue et l’organisme devra la corriger comme prévu. Cela peut retarder la délivrance de la certification et mobiliser du temps et des ressources supplémentaires. En effet, si l’organisme certificateur confirme l’écart, vous devrez mettre en œuvre les actions correctives pour lever la non-conformité (et attendre leur validation).
Pour maximiser vos chances de succès, veillez à fonder la contestation sur des éléments tangibles. Dès la clôture de l’audit, recueillez tous les documents ou preuves démontrant votre conformité au référentiel (procédures écrites, captures d’écran, emails de confirmation, témoignages, etc.). Présentez-les calmement à l’auditeur puis, si besoin, rédigez un courrier clair au certificateur en annexant ces pièces justificatives. Cela montre que votre demande est sérieuse et documentée, ce qui est crucial pour convaincre le comité d’examen.
Enfin, tournez la page de la contestation en exploitant le retour pour améliorer votre système qualité. Même si vous obtenez gain de cause, le point soulevé par l’audit indique un point de vigilance : revoyez vos process si nécessaire pour éviter une récurrence. L’objectif de Qualiopi étant l’amélioration continue, chaque non-conformité relevée – confirmée ou non – offre un enseignement pour renforcer votre organisation.
En résumé, contester une non-conformité Qualiopi est possible et encadré : elle peut être soulevée dès l’audit ou après, à condition de respecter la procédure (retrait en 15 jours par écrit). Le certificateur réexaminera alors le cas, mais ne lèvera l’écart que si vos arguments sont solides. En cas de conviction forte et de preuves tangibles, la non-conformité pourra être retirée. Dans tous les cas, cette démarche doit viser l’amélioration continue du système qualité de l’organisme.
