La certification Qualiopi est devenue incontournable pour tout organisme de formation qui souhaite profiter de financements publics ou mutualisés. Mais obtenir Qualiopi est un processus exigeant, et de nombreuses structures se font piéger par des erreurs évitables.
Dans cet article, découvrez les erreurs les plus fréquentes et comment les contourner.
Table des matières
Bien maîtriser le cadre : le référentiel Qualiopi
Ne pas comprendre les critères, un piège de taille
Le Référentiel National Qualité (RNQ) qui sert de base à la certification Qualiopi est structuré autour de 7 critères et 32 indicateurs. Si votre équipe ne saisit pas les exigences de chaque critère ou interprète mal un indicateur, vous prenez le risque de produire des preuves qui ne répondent pas aux attentes de l’auditeur — ce qui peut se traduire en non-conformité.
Conseil : organisez des sessions de formation interne pour que chacun comprenne les critères Qualiopi, et dispose d’un guide ou d’une grille d’analyse claire.
Se fier à un référentiel générique ou obsolète
Le guide de lecture Qualiopi évolue — la version applicable change selon les mises à jour des textes réglementaires. Si vous vous basez sur une version ancienne du référentiel, vos preuves risquent de ne pas être conformes aux attentes de l’audit en cours.
Conseil : munissez-vous de la version la plus récente du guide de lecture Qualiopi (v9 ou version en cours), et assurez-vous que toute votre documentation soit alignée avec cette version.
Consultez la dernière version du RNQ
Comprendre le RNQ est un prérequis indispensable pour réussir à obtenir Qualiopi. Téléchargez la dernière version du référentiel.
Documentation et preuves : ne laissez rien au hasard
Se fier à un référentiel générique ou obsolète
Un classique : penser que quelques documents suffisent. En réalité, l’audit s’appuie beaucoup sur la traçabilité, la cohérence et l’exhaustivité des preuves que vous présentez (plans, outils, enregistrements, comptes rendus, bilans, analyses). Si un document est incomplet, mal nommé, difficile à retrouver, l’auditeur peut considérer que vous n’avez pas la maîtrise du processus.
Ne pas faire d’audit interne ou blanc
Beaucoup d’organismes ne testent pas leur conformité avant l’audit officiel. Résultat : ils découvrent des lacunes le jour J. Un audit blanc permet de repérer les zones d’ombre, d’ajuster les preuves manquantes, et de préparer les réponses aux questions sensibles.
Conseil : réalisez un audit interne quelques semaines avant la date prévue pour l’audit officiel, avec un regard critique, voire un intervenant externe si possible.
Implication interne, pilotage de projet et suivi Qualiopi
Problème | Risque / Conséquence | Bonne pratique recommandée |
|---|---|---|
Manque d’implication des équipes | Des incohérences apparaissent si seuls quelques responsables connaissent la démarche. Un collaborateur mal informé peut oublier une signature ou mal appliquer une procédure. | – Communiquer sur les enjeux et le calendrier dès le lancement. – Organiser des ateliers de sensibilisation par service. – Désigner un référent ou pilote qualité pour coordonner le projet. |
Sous-estimation du temps et des ressources | Approche précipitée et charge de travail mal anticipée. Résultats : documents incomplets, stress accru, erreurs dans la préparation. | – Élaborer un planning rétroactif réaliste avec marges de sécurité. – Allouer du temps, du budget et des ressources humaines dédiées. – Prévoir un audit blanc avant l’audit officiel. |
Relâchement après l’audit initial | De nombreuses NC apparaissent lors des audits de surveillance : documentation obsolète, veille non traitée, retours non analysés. | – Mettre en place une veille régulière (réglementaire, pédagogique, sectorielle). – Traiter les retours des stagiaires, partenaires et formateurs. – Actualiser la documentation et planifier des audits internes périodiques. |
Mauvaise gestion du logo ou du certificat Qualiopi | Depuis l’arrêté du 31 mai 2023, l’absence d’affichage du certificat ou un usage inapproprié du logo peut générer une NC. | – Afficher le certificat Qualiopi clairement sur votre site. – Respecter la charte graphique officielle. – Éviter toute confusion : c’est l’organisme, pas la formation, qui est certifié. |
Spécificité à surveiller : site internet et communication
Même si le référentiel n’impose pas explicitement un site web, ce dernier est souvent l’outil principal pour répondre aux exigences du Critère 1 (information au public).
Les auditeurs s’attendent à ce que le site montre des éléments tels que :
- l’offre de formation complète (objectifs, déroulé, modalités, tarifs, accessibilité)
- les résultats (taux de réussite, taux de satisfaction)
- les modalités d’accès, calendrier, prise en compte du handicap, processus de réclamation
Si votre site est incomplet ou mal mis à jour, l’auditeur peut considérer que l’information au public (Critère 1) n’est pas remplie.
Consultez la dernière version du RNQ
Comprendre le RNQ est un prérequis indispensable pour réussir à obtenir Qualiopi. Téléchargez la dernière version du référentiel.
En résumé : 5 commandements pour éviter les pièges
- Étudiez scrupuleusement le référentiel — ne partez pas du principe que vous « savez » tout
- Construisez une documentation impeccable et accessible — clarté, traçabilité, exhaustivité
- Impliquez toutes les parties prenantes — le projet Qualiopi doit être collectif
- Ne relâchez pas vos efforts après l’audit initial — prévoyez les audits de surveillance dès le départ
- Surveillez vos supports de communication — site web, affichage du certificat, usage du logo
En évitant ces erreurs, vous maximisez vos chances de passer sereinement l’audit Qualiopi, de pérenniser votre certification, et d’asseoir la crédibilité de votre organisme de formation.
