La certification Qualiopi atteste de la qualité de vos actions de formation (formations continues, bilans de compétences, VAE, apprentissage), mais uniquement pour les catégories pour lesquelles vous avez été audité.
Par exemple, un organisme peut être certifié pour la formation continue et vouloir désormais proposer des bilans de compétences ou de la VAE. Dans ce cas, il faudra passer par l’audit d’extension Qualiopi, un audit complémentaire focalisé sur la nouvelle catégorie visée. Ce processus est encadré par la réglementation (article 9 de l’arrêté ministériel du 6 juin 2019 modifié par l’arrêté du 31 mai 2023).
Concrètement, vous formalisez une demande d’extension auprès de votre certificateur, qui planifie alors un audit sur site centré sur la nouvelle activité. En cas de résultat favorable, votre certificat Qualiopi est mis à jour pour inclure la catégorie ajoutée (sans repousser la date de validité initiale).
Table des matières
Pourquoi étendre sa certification Qualiopi ?
L’audit d’extension n’est pas qu’une obligation administrative : c’est une opportunité stratégique pour votre organisme. Voici quelques bonnes raisons de franchir le pas :
- Accéder à de nouveaux financements : Qualiopi est nécessaire pour capter des financements publics ou mutualisés (OPCO, CPF, France Travail, etc.). En ajoutant une catégorie, vous rendez cette nouvelle offre éligible aux mêmes aides que vos formations existantes.
- Diversifier votre offre et votre public : étendre votre champ (par exemple avec du bilan de compétences ou de la VAE) vous permet de toucher de nouveaux profils et de répondre à des besoins différents.
- Se démarquer de la concurrence : la plupart des organismes Qualiopi ne sont certifiés que sur une seule catégorie. Si vous êtes multi-catégories, vous devenez un acteur rare et visible, ce qui renforce votre image de qualité globale.
- Augmenter votre chiffre d’affaires : de nouvelles prestations finançables peuvent générer des revenus supplémentaires. Par exemple, un organisme de formation qui intègre l’apprentissage ou le bilan verra arriver des apprenants financés différemment.
Comment se déroule un audit d’extension Qualiopi ?
Le processus d’extension se découpe en plusieurs étapes clés :
- Demande d’extension : vous informez votre certificateur de la ou des nouvelles catégories que vous souhaitez ajouter (VAE, apprentissage, etc.). Celui-ci vous enverra un avenant à votre contrat (portée, durée d’audit, devis). Il est conseillé de lancer cette démarche dès que possible pour anticiper la planification de l’audit.
- Préparation de l’audit : comme pour un audit initial, vous devez constituer un dossier de preuves (processus, procédures, résultats) démontrant votre conformité aux indicateurs Qualiopi applicables à la nouvelle catégorie. Important : depuis septembre 2023, il est obligatoire d’avoir réalisé au moins une prestation concrète dans la catégorie concernée avant l’audit.
- Audit sur site : l’audit d’extension se déroule en présentiel, comme un audit initial. L’auditeur examine uniquement les indicateurs du référentiel relatifs à la nouvelle catégorie. Il vérifie vos pratiques et documents (suivi des prestataires, plan de formation, évaluations, etc.) liés à cette activité. La durée de l’audit dépendra de la taille de votre organisme et du nombre de sites concernés.
- Décision et mise à jour du certificat : à l’issue de l’audit, le certificateur décide d’accorder ou non l’extension. En cas de succès, vous recevez un certificat Qualiopi amendé mentionnant la nouvelle catégorie.
À noter : l’ajout d’une catégorie n’allonge pas la durée de validité du certificat (qui reste à son échéance initiale). Seuls les plans d’audit futurs (surveillance, renouvellement) seront ajustés pour inclure la nouvelle catégorie. Enfin, pensez à afficher la version mise à jour de votre certificat sur votre site internet.
Points clés et bonnes pratiques
- Préparez bien votre dossier : impliquez votre équipe pour collecter toutes les preuves nécessaires (documents pédagogiques, grille d’évaluation, PV de bilan, contrats d’apprentissage, etc.).
- Anticipez le calendrier : comptez généralement 2 à 4 semaines entre la signature de l’avenant et l’audit. Un délai supplémentaire peut être nécessaire pour traiter d’éventuelles non-conformités après l’audit.
- Communiquez : si l’extension est validée, veillez à informer vos partenaires (financeurs, apprentis, étudiants) en mettant à jour vos supports et votre site web.
- Attendez les décisions avant de facturer : tant que l’extension n’est pas accordée, vos nouvelles prestations ne peuvent pas être financées officiellement. Pour respecter l’obligation réglementaire de « prestation préalable », vous pouvez réaliser temporairement les actions correspondantes sans financement, en attendant la certification finale.
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Conclusion
L’audit d’extension Qualiopi est avant tout une opportunité de croissance pour un organisme déjà certifié. Bien préparé, il vous permet d’élargir vos activités, d’accéder à de nouveaux financements et de renforcer votre crédibilité auprès des financeurs et des apprenants.
La clé du succès ? Anticiper chaque étape, documenter vos processus et impliquer vos équipes. Ainsi, vous pourrez franchir cette nouvelle étape sereinement et profiter pleinement des avantages offerts par une certification multi-catégorie Qualiopi. Bonne chance dans vos démarches d’extension Qualiopi
