La certification Qualiopi, obligatoire depuis 2022 pour bénéficier des financements publics ou mutualisés, effraie encore de nombreux organismes de formation, surtout les plus petits.
Parmi les inquiétudes qui reviennent souvent figure la question des locaux : un organisme qui anime ses sessions en ligne ou chez le client peut-il vraiment obtenir Qualiopi ?
Dans un secteur où cohabitent des centres de formation historiques, des auto-entrepreneurs et des startups 100 % en ligne, la réponse n’a rien d’évident. Cet article fait le point, en s’appuyant sur le Référentiel national qualité (RNQ), les documents officiels et l’avis de professionnels de la certification.
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Table des matières
Qualiopi : une certification centrée sur la qualité, pas sur les murs
Qualiopi repose sur 7 critères et 32 indicateurs. L’un d’eux (l’indicateur 17 du critère 4) aborde la question des moyens. Le RNQ indique que le prestataire doit « mettre à disposition ou s’assurer de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…) ».
On le voit : aucun texte n’oblige à posséder ou louer en permanence des bureaux. Ce qui compte, c’est de démontrer que les moyens mobilisés sont adaptés à l’action de formation et aux publics : vidéoprojecteur pour une formation en présentiel, LMS pour une classe virtuelle, voire piscine pour un cours de natation.
L’audit n’est pas un audit des locaux, mais un audit du processus mis en œuvre par l’organisme de formation. Un organisme de formation sans locaux peut être certifié Qualiopi, aucune obligation formelle en matière de locaux n’existe.
Autrement dit, Qualiopi ne fait pas la chasse aux “gros” centres de formation disposant de plusieurs salles. Elle impose seulement la cohérence entre l’objectif de la formation et l’environnement proposé.
Des centaines de micro-organismes ou de freelances ont ainsi décroché la certification en animant leurs formations chez leurs clients, en coworking ou à distance.
Audit initial : un passage obligé sur site
Si le RNQ n’impose pas de locaux permanents, il existe néanmoins un cadre strict pour la conduite de l’audit. Le ministère du Travail rappelle que la certification est délivrée après un cycle comportant un audit initial, un audit de surveillance et un audit de renouvellement. Seul l’audit de surveillance peut être réalisé à distance. L’audit initial et l’audit de renouvellement se déroulent systématiquement sur site.
Cela signifie que l’organisme doit être en mesure de recevoir l’auditeur dans un lieu adapté, et non à son domicile personnel. Il est donc nécessaire de prévoir un espace professionnel, tel qu’une salle de réunion ou un bureau loué pour la journée. L’essentiel est de garantir des conditions conformes aux attentes de l’audit : un environnement calme, une connexion internet fiable, la possibilité de consulter les documents requis et d’échanger sereinement avec l’auditeur.
En pratique, cette organisation permet d’assurer le sérieux de la démarche et de valoriser l’image professionnelle de l’organisme.
Qu’attendent les auditeurs lorsque vous n’avez pas de locaux ?
Ne pas disposer de locaux ne dispense pas des exigences du RNQ. Pour réussir votre audit, vous devrez apporter des preuves adaptées à votre modèle :
- Décrire votre organisation : dès l’ouverture de l’audit, expliquez à l’auditeur comment vous travaillez – formation en intra chez les clients, classes virtuelles ou usage ponctuel de salles louées. La clarté de vos explications mettra l’auditeur en confiance.
- Prouver la qualité de l’environnement : le RNQ exige un environnement approprié. Vous devez montrer comment vous assurez le confort et la sécurité des apprenants. Si vous intervenez en visioconférence, présentez vos chartes d’utilisation des outils numériques, tutoriels d’accès… Si vous louez une salle, fournissez les contrats ou fiches techniques attestant que la salle répond aux règles d’accessibilité et de sécurité. Pour des interventions chez le client, montrez vos check‑lists ou conventions qui vérifient l’adéquation des locaux mis à disposition.
- Documenter les moyens : conservez des captures d’écran de votre plateforme de formation en ligne, des feuilles de présence numériques, des évaluations post‑formation et toute preuve de traçabilité. Ces éléments démontrent la réalité et la qualité des prestations.
- Adapter vos procédures aux formations à distance : le guide de lecture rappelle que, pour une formation à distance, il faut assurer une assistance technique et pédagogique appropriée et veiller à la confidentialité des échanges. Préparez donc une procédure d’assistance, un plan B en cas de panne de connexion et un guide pour vos bénéficiaires.
Pourquoi choisir un modèle sans locaux ? Avantages et précautions
Aspect | Clés à retenir | Impact |
|---|---|---|
Avantages | Réduction des coûts fixes, souplesse géographique, adaptation rapide (intra-entreprise, coworking, classes virtuelles, blended learning). | Plus de flexibilité et de compétitivité. |
Conditions Qualiopi | Pas d’obligation de locaux fixes : seul compte un accueil adapté et la qualité des prestations. | De nombreux indépendants et organismes 100% en ligne sont certifiés. |
Précautions | – Réserver une salle calme et équipée pour l’audit.- Prévoir un bon accueil (tests techniques, tutoriels, assistance).- Respecter le RGPD et documenter la confidentialité.- Montrer une posture professionnelle (procédures, système qualité). | Rassurer l’auditeur et démontrer le sérieux malgré l’absence de locaux. |
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En résumé
- Pas d’obligation de locaux permanents : le RNQ exige des moyens humains et techniques adaptés et un environnement approprié, sans obligation d’être propriétaire ou locataire d’un centre de formation.
- Audit initial sur site : il doit se tenir dans un lieu adapté (salle louée, coworking, délégation du certificateur) et ne peut pas être réalisé au domicile du prestataire. Seul l’audit de surveillance peut se faire à distance.
- Communiquer et documenter : expliquez votre modèle à l’auditeur, démontrez la qualité de l’environnement et conservez des preuves adaptées aux formations dématérialisées.
- Préparer votre audit : anticipez la logistique, adaptez vos processus aux formations à distance et soyez prêt à répondre aux questions sur la sécurité et l’accessibilité des bénéficiaires.
