Vous souhaitez devenir formateur pour adulte ? Que vous soyez en reconversion professionnelle, indépendant en quête de diversification, ou simplement animé par le désir de transmettre vos compétences, il est important de bien comprendre ce que cela implique… sur le plan statutaire.
Dans cet article, nous ne parlerons ni de marketing, ni de prospection commerciale, ni de construction d’une offre pédagogique. Ces sujets sont bien sûr essentiels dans un second temps, mais ici, nous nous concentrons uniquement sur les étapes obligatoires pour exercer légalement et professionnellement en tant que formateur indépendant dans le secteur de la formation professionnelle continue.
Autrement dit, vous trouverez ici les démarches administratives et réglementaires incontournables pour démarrer votre activité dans les règles de l’art.
Voici les étapes que nous allons passer en revue :
- S’assurer d’être sûr de son coup
- Créer son entreprise
- Obtenir son numéro de déclaration d’activité (NDA)
- Obtenir la certification Qualiopi
Prêt à tout comprendre ?
C’est parti !
Etape 1 : Être sûr de son coup !
Devenir formateur pour adulte est un projet enthousiasmant, porteur de sens, et souvent vécu comme une nouvelle étape de vie professionnelle. Dans la majorité des cas, il s’inscrit dans une logique de reconversion : un ancien salarié, un indépendant ou un professionnel expérimenté ressent le besoin de transmettre ses connaissances et de donner une nouvelle direction à son parcours.
Mais attention : ce n’est pas un projet à prendre à la légère.
Une véritable démarche entrepreneuriale
Avant d’entamer les démarches, il est crucial de prendre le temps de valider la solidité de votre projet. Ce métier, bien qu’humainement très riche, repose sur un cadre réglementaire exigeant, des contraintes administratives nombreuses, et une réalité économique parfois instable. Il ne suffit pas d’être expert dans un domaine pour devenir un bon formateur. Il faut aussi maîtriser la pédagogie, savoir animer un groupe d’adultes, s’adapter à des profils variés… et surtout, faire face à toutes les responsabilités liées à l’entrepreneuriat.
Il faut également avoir en tête que se lancer implique des investissements personnels et financiers. Créer son entreprise, obtenir un numéro de déclaration d’activité, se faire accompagner, passer la certification Qualiopi… Toutes ces étapes représentent un coût, parfois sous-estimé, qui peut se chiffrer en centaines voire en milliers d’euros. Il est donc important d’anticiper ces frais et de vérifier que vous êtes en capacité de les assumer.
L'impératif de rentabilité pour faire vivre votre projet
Mais surtout – et c’est sans doute le point le plus crucial – ce n’est pas l’administratif qui fait la réussite d’un formateur indépendant : c’est sa capacité à trouver des apprenants.
Or, cette dimension est trop souvent reléguée au second plan par les porteurs de projet. Beaucoup se concentrent sur la création de leur structure, sur le contenu pédagogique ou sur la certification, sans réellement se poser la question : qui va acheter ma formation ? Et surtout : comment vais-je atteindre ces personnes ? Trouver des clients – qu’il s’agisse de particuliers, d’entreprises, ou d’organismes prescripteurs – est une tâche complexe, qui demande de la stratégie, du temps et souvent un vrai apprentissage commercial.
C’est pourquoi nous insistons sur cette première étape. Avant de vous lancer dans les démarches, posez-vous les bonnes questions :
– Suis-je prêt à entreprendre, à gérer seul une activité ?
– Suis-je prêt à investir du temps, de l’argent et de l’énergie dans ce projet ?
– Ai-je identifié des pistes concrètes pour trouver mes premiers apprenants ?
Si la réponse est oui, alors vous pouvez avancer sereinement vers les étapes suivantes. Sinon, prenez le temps de consolider votre projet. Vous pouvez d’ailleurs nous appeler afin que nous étudions ensemble votre projet et vous guidions vers les meilleures ressources pour le structurer.
Etape 2 : créer sa société
Une fois que votre projet est mûrement réfléchi, il est temps de passer à l’action. La première étape concrète consiste à créer votre entreprise, afin d’être en mesure de facturer vos prestations de formation.
Contrairement à une idée répandue, on ne peut pas “juste former” en tant que particulier : pour exercer légalement en tant que formateur pour adulte, il faut exister juridiquement. Cela signifie avoir un statut reconnu par l’administration et l’URSSAF, qui vous permet d’émettre des devis et des factures, de déclarer vos revenus, et d’engager les démarches pour obtenir un numéro de déclaration d’activité.
Le choix du statut juridique dépend de votre situation personnelle, de votre ambition et de vos préférences en matière de gestion. Plusieurs options s’offrent à vous :
- La micro-entreprise (auto-entrepreneur) : très prisée pour démarrer, elle offre un cadre simple, rapide à mettre en place, avec peu de charges au début. C’est souvent le choix idéal pour tester son activité.
- L’entreprise individuelle classique, ou l’EURL/SASU : ces formes sont plus adaptées si vous avez déjà une clientèle, un chiffre d’affaires prévisionnel important, ou si vous souhaitez vous associer à terme.
Créer son entreprise implique aussi de réfléchir à la fiscalité, à la gestion comptable, à l’assurance responsabilité civile professionnelle, voire à votre protection sociale (notamment si vous quittez le salariat). Il peut être utile de se faire accompagner par un comptable ou un conseiller en création d’entreprise pour faire les bons choix dès le départ.
Enfin, gardez à l’esprit que ce n’est qu’une étape intermédiaire. Une fois votre structure en place, vous pourrez entamer les démarches propres au secteur de la formation professionnelle, à commencer par la demande de numéro de déclaration d’activité (NDA).
Etape 3 : Obtenir son Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) de formation
C’est l’étape charnière qui vous fait entrer officiellement dans le monde de la formation professionnelle. Le numéro de déclaration d’activité (NDA) est absolument obligatoire pour exercer légalement en tant qu’organisme de formation. Sans lui, vous ne pouvez pas signer de convention de formation, ni être reconnu comme acteur officiel de la formation professionnelle continue.
C’est ce numéro, délivré par la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités), qui vous donne le statut d’organisme de formation. Il s’agit d’un avantage statutaire majeur, car il vous permet notamment de facturer vos prestations sans TVA, sous réserve d’avoir fait une demande d’exonération auprès du service des impôts.
Mais attention : ce n’est plus une simple formalité. Pendant longtemps, l’obtention du NDA était une démarche relativement souple et rapide. Aujourd’hui, les choses ont changé. Les DREETS sont devenues beaucoup plus exigeantes, tant sur la forme que sur le fond. De nombreux dossiers sont refusés pour des raisons techniques, administratives ou pédagogiques. Il ne suffit plus de déposer un dossier complet : il doit être irréprochable.
Concrètement, pour obtenir votre NDA, vous devrez justifier d’une première action de formation réalisée (ou prévue), fournir un certain nombre de pièces justificatives (programme, convention, CV, supports, convocation, feuilles d’émargement…), respecter les obligations légales liées à la formation professionnelle, et démontrer votre sérieux en tant qu’organisme. C’est une vraie épreuve de conformité.
Une fois obtenu, ce NDA vous engage aussi dans la durée. Il vous faudra chaque année remplir un Bilan Pédagogique et Financier (BPF), qui permet aux autorités de suivre votre activité et de vérifier votre conformité au cadre réglementaire. L’oubli ou l’absence de dépôt du BPF peut entraîner la radiation pure et simple de votre numéro.
Face à ces exigences croissantes, de plus en plus de futurs formateurs choisissent de se faire accompagner. Il existe de nombreuses sociétés spécialisées dans cette démarche. Parmi elles, Digi-Certif est aujourd’hui la plus connue et la plus réputée sur le marché. Elle accompagne chaque année des centaines d’indépendants dans l’obtention de leur NDA, avec un taux de réussite élevé, même dans les cas complexes.
Se lancer seul est possible, bien sûr. Mais dans le contexte actuel, se faire accompagner peut faire toute la différence.
Etape 4 : Obtenir la certification Qualiopi
Une fois que vous avez obtenu votre numéro de déclaration d’activité, il reste une dernière étape pour accéder pleinement au monde de la formation professionnelle financée : la certification Qualiopi.
Depuis le 1er janvier 2022, Qualiopi est obligatoire pour tous les organismes de formation qui souhaitent permettre à leurs clients de bénéficier de financements publics ou mutualisés (CPF, OPCO, Pôle emploi, Régions…). En d’autres termes, sans cette certification, vos formations ne seront pas prises en charge par les financeurs, ce qui vous prive d’un levier commercial et financier majeur.
Contrairement au NDA, qui est délivré gratuitement par l’État, Qualiopi est une certification payante. Elle est attribuée par des organismes certificateurs accrédités, à l’issue d’un audit complet de vos pratiques. L’objectif n’est pas d’évaluer vos compétences pédagogiques en tant que formateur, mais de vérifier que vous respectez les 7 critères et 32 indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ).
Cela signifie que vous devez prouver que vous avez mis en place une véritable organisation qualité autour de vos prestations de formation : formalisation de vos processus, gestion des évaluations, suivi des compétences, accessibilité aux publics en situation de handicap, amélioration continue, etc.
La démarche demande du temps, une bonne préparation documentaire, et une bonne compréhension des exigences du référentiel. L’audit peut être redouté, car il est rigoureux, et certains indicateurs sont difficiles à interpréter sans accompagnement.
Comme pour le NDA, de nombreux formateurs choisissent donc de se faire accompagner pour obtenir Qualiopi. Là encore, Digi-Certif fait figure de référence sur le marché, avec une formation de 2 jours finançable via le CPF ou un OPCO, et un accompagnement individuel jusqu’à la certification.
Il est important de souligner que Qualiopi n’est pas un “label de qualité” au sens subjectif du terme : c’est une certification de conformité à des exigences précises. Elle ne garantit pas la qualité intrinsèque de vos contenus pédagogiques, mais bien la qualité de votre organisation en tant que prestataire de formation.
Enfin, une fois certifié, vous devrez passer un audit de surveillance au bout de 18 mois, puis un audit de renouvellement tous les 3 ans. La démarche qualité ne s’arrête donc pas à l’obtention de la certification : c’est un engagement dans la durée.
Conclusion : un parcours exigeant, mais structurant
Devenir formateur pour adulte dans le cadre de la formation professionnelle est un véritable parcours structurant, qui impose de franchir plusieurs étapes administratives et réglementaires. Créer sa société, obtenir un numéro de déclaration d’activité, se conformer aux exigences du Référentiel National Qualité pour décrocher la certification Qualiopi… Chaque phase nécessite du temps, de l’organisation, et une bonne compréhension des règles du jeu.
Ce n’est pas un chemin à prendre à la légère. Il engage à la fois votre crédibilité, votre temps, et souvent une partie de votre budget. Mais c’est aussi ce qui vous permet, en retour, d’accéder à un marché professionnel sérieux, encadré et soutenu par des dispositifs de financement puissants.
Si vous souhaitez vous lancer sans risquer de vous perdre dans la complexité des démarches, sachez qu’il existe des solutions clés en main. C’est notamment le cas de l’offre proposée par Digi-Certif, l’acteur de référence sur ce secteur, qui vous accompagne de A à Z dans la constitution de votre organisme de formation. Création de votre société, obtention du NDA, formation au Référentiel Qualiopi, accompagnement à la certification : tout est pris en charge pour vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel… votre futur métier de formateur.
