Obtenir la certification Qualiopi est une étape essentielle pour tout organisme de formation souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés. Mais même avec une bonne préparation, il arrive que l’audit révèle des non-conformités. Loin d’être une fatalité, ces constats doivent surtout être vus comme une opportunité d’amélioration continue.
Cet article vous explique comment réagir face à une non-conformité, quelles étapes suivre pour la corriger et comment éviter qu’elle ne se reproduise lors de l’audit de surveillance ou de renouvellement.
Table des matières
D’abord, qualifier l’écart : mineure ou majeure ?
- Non-conformité mineure : l’indicateur est partiellement pris en compte sans remettre en cause la qualité de la prestation. Elle n’empêche pas la certification, mais impose un plan d’actions et une mise en œuvre sous 6 mois (vérifiée au prochain audit). À défaut, elle peut être requalifiée en majeure.
- Non-conformité majeure : la non-prise en compte totale (ou quasi-totale) d’un indicateur met en cause la qualité de la prestation. Les actions correctives doivent être effectives sous 3 mois et vérifiées par l’organisme certificateur avant décision ; sinon, pas de délivrance ou suspension de la certification.
Astuce : le guide de lecture du RNQ (V9) détaille l’esprit de chaque indicateur et les attendus de preuve. Il ne se substitue pas au décret, mais vous aide à traduire l’exigence en processus et documents concrets.
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Lire le rapport d’audit… ligne par ligne
Votre point de départ, c’est le rapport d’audit. Repérez pour chaque NC :
- Indicateur concerné (ex. 1, 4, 11, 20, etc.).
- Constat de l’auditeur (éléments manquants, processus non maîtrisé, preuve non probante).
- Conséquence (mineure/majeure) et délais imposés.
Croisez ces informations avec le référentiel national pour vérifier la portée exacte de l’indicateur et de ses modalités d’audit.
Bâtir un plan d’actions solide (et réaliste)
Un bon plan d’actions tient sur une page par NC et répond à cinq questions simples :
- Cause : pourquoi le processus a déraillé (analyse factuelle, pas d’excuses).
- Action : que mettez-vous en place (procédure, modèle, formation, paramétrage SI, etc.) ?
- Responsable : qui porte l’action ?
- Échéance : quand cela sera-t-il opérationnel ?
- Preuve : quel livrable concret joignez-vous (procédure signée, modèle vierge, échantillon rempli, capture d’écran, registre, traçabilité LMS, PV de revue, etc.) ?
Exemple de remédiation par familles d’indicateurs
Famille d’indicateurs | Actions correctives / Remédiation | Preuves attendues ou à conserver |
|---|---|---|
Information au public (Critère 1) | – Mettre à jour les pages web et fiches programme : objectifs, prérequis, durée, modalités, accessibilité.- Corriger les informations obsolètes sur les supports diffusés. | – Captures d’écran datées des mises à jour.- Registre des révisions de documents (historique et dates). |
Ingénierie et adaptation (Critère 2) | – Formaliser une grille d’analyse des besoins et démontrer l’adéquation entre moyens, objectifs et résultats.- Constituer un dossier complet sur 2 à 3 actions récentes retraçant le parcours complet (du besoin à l’évaluation). | – Dossiers d’ingénierie pédagogique complets.- Comptes rendus d’analyse des besoins et d’évaluation finale. |
Accompagnement des apprenants (Critère 3) | – Tracer toutes les étapes de l’accueil, du suivi et de l’accompagnement.- Conserver des preuves d’adaptation pour publics en situation de handicap. | – Fiches d’accueil, suivis individualisés, comptes rendus.- Preuves d’aménagements ou d’accessibilité. |
Moyens et compétences (Critère 4) | – Tenir à jour un registre formateurs (CV, attestations, compétences, formations suivies).- Maintenir des fiches de moyens techniques et pédagogiques.- Vérifier la conformité des contrats de sous-traitance. | – Registre du personnel et CV datés.- Inventaires de moyens.- Modèles de contrats conformes. |
Veille et amélioration continue (Critères 6 & 7) | – Formaliser un plan de veille (réglementaire, métier, pédagogique, handicap).- Mesurer satisfaction et résultats des formations.- Décider et tracer les actions d’amélioration avec preuves de suivi. | – Tableaux de veille et d’analyse.- Bilans de satisfaction, plans d’action, comptes rendus d’amélioration. |
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Dialoguer avec l’organisme certificateur
Gardez un canal clair avec votre OC :
- Accusez réception du rapport et confirmez la compréhension des écarts.
- Proposez, pour chaque NC, un tableau de suivi (actions, responsables, dates, preuves prévues).
- Demandez si des échantillons spécifiques sont attendus pour la vérification.
- Envoyez vos preuves au fil de l’eau (surtout pour une NC majeure où la correction doit être effective sous 3 mois).
Éviter la rechute : sécuriser les processus
Corriger une NC, c’est bien. Éviter sa réapparition, c’est mieux.
- Versionnez vos documents (procédures, modèles).
- Automatisez ce qui peut l’être (checklists d’ouverture d’action, rappels d’évaluations à froid, etc.).
- Formez l’équipe (mini-mémento par indicateur, 30 minutes/mois).
- Pilotez : un KPI par critère (ex. taux de complétude des fiches programme, délai d’envoi des convocations, taux de retours à froid).
- Revue de direction semestrielle : décisions, responsables, échéances, traces.
Ces routines font partie de l’amélioration continue attendue par le RNQ et rappelée dans le guide de lecture.
Calendrier type (à adapter à votre cas)
- J+0 à J+7 : lecture du rapport, qualification des NC, cadrage du plan.
- J+30 : pour NC mineure, envoi du plan à l’OC (ou avant, selon l’échéance fixée) ; pour NC majeure, preuves de mise en œuvre déjà engagées.
- J+90 : pour NC majeure, actions correctives effectives, envoi des preuves à l’OC pour vérification.
- J+180 : mise en œuvre complète des actions liées aux NC mineures (vérifiée à l’audit suivant).
Mini-FAQ express
Non : ciblez les processus défaillants et documentez la correction (avant/après, preuves datées).
À retenir
- Qualifiez la NC (mineure/majeure) et respectez les délais (3 mois pour une majeure, 6 mois de mise en œuvre pour une mineure).
- Plan d’actions = cause, action, responsable, échéance, preuve.
- Prouvez par des documents vivants et tracés, en vous appuyant sur le guide de lecture et le référentiel.
- Ancrez l’amélioration continue pour éviter la rechute.
