Le métier de formateur indépendant est un métier de plus en plus en vogue. Et en effet, celui-ci offre de très nombreux avantages à celui qui l’exerce. Outre la liberté que permet le fait d’être formateur indépendant, cette profession offre une grande flexibilité dans l’organisation, une rémunération non négligeable et offre une profession satisfaisante en ce qu’elle est particulièrement stimulante.
Aujourd’hui, nous allons nous pencher sur le métier de formateur en bureautique. Bien que l’irruption de l’intelligence artificielle dans nos vies ait radicalement changé la manière d’appréhender la bureautique en supprimant de nombreuses tâches répétitives, voire même en supprimant la rédaction, la bureautique reste un sujet quotidien pour toutes les entreprises.
On entend par bureautique, l’ensemble des techniques visant à automatiser les travaux de bureau. Cela concerne bien sûr Microsoft Word ou encore Microsoft Excel, mais également toutes les tâches de bureau du quotidien.
Alors, comment devient-on formateur en bureautique ? Vous le saurez en lisant cet article !
Prêts à tout comprendre ? C’est parti !
Nous étudierons dans un premier temps le métier de formateur. Il convient en effet de rappeler que c’est une profession réglementée avec un statut particulier à obtenir (1). Une fois ce contexte rappelé, nous rentrerons plus précisément sur le métier de formateur en bureautique (2).
LE MÉTIER DE FORMATEUR
Un métier qui n’impose aucun diplôme particulier …
Aucun diplôme n’est nécessaire
Contrairement à une idée largement répandue, il n’y a pas d’impératif de diplôme pour obtenir le statut de formateur. En effet, la loi française considère qu’être formateur c’est avant tout disposer d’une expertise spécifique. Aussi, elle n’impose aucun niveau de diplôme à celui qui voudrait exercer le métier de formateur indépendant pour adultes. N’importe qui peut donc décider de donner des formations et donc de déclarer son activité de formation.
En revanche, il peut être bon de réaliser une formation de formateur
Néanmoins, il peut être bon de se former au métier de formateur lui-même. En effet, comme chacun sait, il n’est pas tout de maîtriser des compétences et expertises spécifiques. C’est une autre chose complètement différente que de savoir les enseigner. Aussi, une mise à niveau dans le domaine de la formation est absolument indispensable avant de commencer à exercer votre activité.
A cet effet, nous vous recommandons fortement de suivre une formation de formateur. Ces formations à destination des entrepreneurs désireux de se lancer sont très complètes et permettent d’acquérir les bases pédagogiques, techniques et technologiques nécessaires au métier de formateur. Nous vous recommandons donc de suivre ce genre de formation avant de vous lancer.
... mais qui nécessite toutefois d’obtenir un numéro d’agrément de formateur
L’obligation de disposer d’un numéro d’agrément
Nous avons vu qu’aucun diplôme spécifique n’était imposé pour devenir formateur pour adulte. Toutefois, il faut obtenir un agrément avant de pouvoir exercer le métier de formateur indépendant. En effet, le monde de la formation professionnelle est un monde réglementé, aussi vous devrez déclarer votre activité de formation si vous souhaitez exercer le métier de formateur indépendant. Cet agrément de formateur qu’on appelle parfois numéro d’agrément ou numéro de déclaration d’activité de formation est le précieux sésame qui vous fait entrer dans le monde de la formation professionnelle.
Les différentes étapes pour obtenir son numéro d’agrément de formateur indépendant
Pour obtenir votre agrément de formateur, il faut en faire la demande auprès de la DREETS de votre région. La première étape consiste donc à avoir une structure juridique. Que vous soyez auto-entrepreneur, indépendant, ou en entreprise, il faut une structure qui soit capable de facturer et qui porte votre activité de formation. C’est à travers elle que vous allez demander votre agrément de formateur. Une fois que votre structure est sûr pied, il faut maintenant réaliser votre première formation professionnelle. Vous devrez en effet fournir votre première convention de formation à la DREETS afin de leur prouver que vous êtes bien prêt à réaliser des formations. Enfin, il faudra envoyer le dossier à votre DREETS en joignant à votre demande la première convention de formation, un Kbis de moins de 3 mois, et un bulletin de casier judiciaire n°3. Les services de la DREETS vous répondront sous un mois, vous accordant ou non votre agrément de formateur indépendant.
Certains organismes sont spécialisés dans la délivrance de ces numéros de déclaration d’activité. Une société comme Digi-Certif propose par exemple de vous fournir une formation de formateur (finançable via le CPF). Si vous choisissez la formation de formateur avec eux, ils s’engagent à obtenir pour vous, le précieux numéro de déclaration d’activité. Rendez-vous sur leur page dédiée pour plus d’informations à ce sujet.
COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES POUR DEVENIR FORMATEUR EN BUREAUTIQUE
Maîtrise des outils bureautiques
Importance de la maîtrise avancée des logiciels de bureautique (Microsoft Office, Google Workspace, etc.)
La maîtrise avancée des logiciels de bureautique, tels que Microsoft Office et Google Workspace, revêt une importance cruciale dans le domaine de la formation en bureautique. Ces outils sont largement utilisés dans le monde professionnel pour la création de documents, la gestion des données, la communication et la collaboration. En tant que formateur, il est essentiel de posséder une expertise approfondie dans l’utilisation de ces logiciels afin de pouvoir transmettre efficacement ces compétences aux apprenants.
Premièrement, une maîtrise avancée des logiciels de bureautique permet au formateur d’enseigner de manière plus efficace et approfondie. En comprenant en détail les fonctionnalités et les capacités de chaque logiciel, le formateur est en mesure de fournir des instructions claires et précises, ainsi que des conseils pratiques pour optimiser l’utilisation de ces outils.
Deuxièmement, la maîtrise avancée des logiciels de bureautique permet au formateur d’adapter son enseignement aux besoins spécifiques de ses apprenants. Que ce soit pour des débutants cherchant à acquérir les bases ou des utilisateurs avancés souhaitant approfondir leurs compétences, le formateur doit être capable de proposer des exercices et des exemples pertinents pour chaque niveau de compétence.
Enfin, dans un environnement professionnel en constante évolution, la maîtrise avancée des logiciels de bureautique permet au formateur de rester à jour avec les dernières fonctionnalités et les meilleures pratiques. Cela lui permet non seulement d’enseigner les compétences actuelles, mais aussi de préparer les apprenants aux évolutions futures dans le domaine de la bureautique.
Capacité à démontrer et expliquer efficacement les fonctionnalités des logiciels
La capacité à démontrer et expliquer efficacement les fonctionnalités des logiciels de bureautique est une compétence clé pour tout formateur dans ce domaine. Cette capacité permet au formateur de transmettre aux apprenants une compréhension claire et approfondie des différentes fonctionnalités des logiciels, ainsi que des meilleures pratiques pour les utiliser de manière efficace dans un contexte professionnel.
Pour commencer, la démonstration des fonctionnalités des logiciels permet aux apprenants de visualiser concrètement leur utilisation. En montrant comment effectuer des tâches spécifiques et en illustrant les étapes à suivre, le formateur rend les concepts plus tangibles et accessibles pour les apprenants. Cela facilite leur compréhension et leur apprentissage, en leur donnant des exemples concrets sur lesquels s’appuyer.
En outre, expliquer efficacement les fonctionnalités des logiciels nécessite une communication claire et structurée. Le formateur doit être capable d’articuler les informations de manière cohérente, en utilisant un langage simple et des exemples pertinents. Cela permet aux apprenants de suivre facilement les explications et d’assimiler les connaissances plus efficacement.
De plus, la capacité à répondre aux questions et à fournir des explications supplémentaires est également essentielle. Les apprenants peuvent avoir des interrogations spécifiques ou des difficultés à comprendre certains aspects des logiciels, et il incombe au formateur d’y répondre de manière claire et complète. Cela favorise un environnement d’apprentissage interactif où les apprenants se sentent encouragés à poser des questions et à approfondir leur compréhension.
Compétences pédagogiques et communicationnelles
Aptitude à enseigner de manière claire et concise
L’aptitude à enseigner de manière claire et concise est une compétence fondamentale pour tout formateur en bureautique. Cette capacité permet de rendre les concepts complexes accessibles aux apprenants, en les présentant de manière simple et compréhensible.
Tout d’abord, enseigner de manière claire implique d’articuler les informations de manière logique et structurée. Le formateur doit être capable de présenter les concepts dans un ordre cohérent, en mettant en avant les points clés et en évitant les digressions inutiles. Cela permet aux apprenants de suivre facilement le déroulement de la leçon et de comprendre les informations présentées de manière plus efficace.
Ensuite, enseigner de manière concise implique de transmettre les informations de manière succincte et directe. Plutôt que de noyer les apprenants sous un flot d’informations, le formateur doit aller à l’essentiel et se concentrer sur les points les plus importants. Cela permet de maintenir l’attention des apprenants et de les aider à retenir les informations essentielles.
Par ailleurs, enseigner de manière claire et concise nécessite également une communication efficace. Le formateur doit être capable d’utiliser un langage simple et accessible, en évitant les termes techniques ou le jargon qui pourraient être déroutants pour les apprenants. De plus, il est important de vérifier régulièrement la compréhension des apprenants et de fournir des explications supplémentaires si nécessaire.
Capacité à s'adapter au niveau et aux besoins des apprenants
La capacité à s’adapter au niveau et aux besoins des apprenants est une compétence essentielle pour tout formateur en bureautique. Cette aptitude permet au formateur de personnaliser son enseignement en fonction des connaissances préalables, des compétences et des objectifs spécifiques de chaque apprenant.
Tout d’abord, s’adapter au niveau des apprenants implique de reconnaître les différences individuelles en termes de compétences et d’expérience. Certains apprenants peuvent être novices dans l’utilisation des logiciels de bureautique, tandis que d’autres peuvent avoir une expérience préalable plus avancée. Le formateur doit être capable d’évaluer le niveau de chaque apprenant et d’adapter son enseignement en conséquence, en proposant des exercices et des activités qui correspondent au niveau de compétence de chacun.
Ensuite, s’adapter aux besoins des apprenants implique de prendre en compte leurs objectifs spécifiques et leurs préférences d’apprentissage. Certains apprenants peuvent avoir des besoins particuliers en termes de formation, tels que des compétences spécifiques à acquérir ou des problèmes techniques à résoudre. Le formateur doit être attentif à ces besoins et être prêt à ajuster son enseignement pour répondre aux attentes et aux exigences de chaque apprenant.
Par ailleurs, la capacité à s’adapter au niveau et aux besoins des apprenants nécessite également une certaine flexibilité pédagogique. Le formateur doit être capable de changer de stratégie d’enseignement si nécessaire, en utilisant différentes approches pédagogiques ou en proposant des activités alternatives pour mieux répondre aux besoins des apprenants.
Bonne communication verbale et non verbale pour maintenir l'attention et l'engagement des participants
Une communication verbale et non verbale efficace est indispensable pour maintenir l’attention et l’engagement des participants lors d’une formation en bureautique. Cette compétence permet au formateur de créer un environnement propice à l’apprentissage, favorisant ainsi une participation active et une compréhension approfondie des sujets abordés.
Tout d’abord, une communication verbale claire et engageante est essentielle pour transmettre efficacement les informations. Le formateur doit être capable d’articuler ses idées de manière fluide et concise, en utilisant un langage adapté au niveau des participants. Une voix dynamique et expressive peut également contribuer à maintenir l’attention des participants et à rendre la formation plus vivante et intéressante.
En outre, la communication non verbale joue un rôle crucial dans l’interaction formateur-participants. Les expressions faciales, le langage corporel et le contact visuel peuvent transmettre des messages puissants et renforcer l’impact de la communication verbale. Par exemple, un sourire chaleureux peut encourager les participants à poser des questions et à participer activement, tandis qu’un regard attentif peut montrer aux participants que le formateur est à l’écoute de leurs besoins et de leurs préoccupations.
De plus, une bonne communication verbale et non verbale permet au formateur de s’adapter aux réactions et aux besoins des participants en temps réel. En observant attentivement les signaux verbaux et non verbaux des participants, le formateur peut ajuster son discours, ses exemples et ses activités pour maintenir leur attention et leur engagement tout au long de la formation.
