La certification Qualiopi, mise en place le 1er janvier 2022, est désormais obligatoire pour que les formations puissent être financées sur fonds publics. Elle repose sur le Référentiel National Qualité (RNQ), un ensemble d’indicateurs que chaque organisme de formation doit démontrer lors d’un audit.
Durant cet audit, l’auditeur vérifie les processus et documents de l’organisme. Tout écart constaté entre la réalité et les exigences du RNQ est qualifié de non-conformité et doit être corrigé pour valider ou conserver la certification.
Table des matières
Qu’est-ce qu’une non-conformité Qualiopi ?
Une non-conformité lors de l’audit Qualiopi est un écart par rapport à un des indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ). En pratique, c’est le constat que l’organisme n’a pas pu fournir la preuve requise pour un indicateur.
Les non-conformités sont classées en deux niveaux : mineure ou majeure.
- Une NC mineure correspond à un indicateur partiellement traité qui ne remet pas en cause la qualité globale de la prestation. Par exemple, oublier de mentionner un élément d’information (prérequis, tarif, etc.) dans un document de formation est généralement considéré comme une NC mineure.
- À l’inverse, une NC majeure signifie que l’exigence d’un indicateur n’est pas satisfaite de manière significative, remettant en cause la qualité de la prestation délivrée. Un tel manquement bloque la certification tant qu’il n’est pas résolu.
Non-conformité mineure
Par définition légale, la NC mineure est un écart mineur : l’indicateur est pris en compte partiellement sans affecter la prestation.
L’organisme dispose alors d’un délai de six mois pour établir et appliquer un plan d’actions correctives. Durant cette période, il peut conserver la certification. Si l’écart est levé avant l’audit de suivi, la NC mineure est considérée comme résolue.
En revanche, au-delà de quatre NC mineures cumulées, chaque écart supplémentaire est requalifié en NC majeure. Autrement dit, la 5ᵉ NC mineure devient majeure par définition.
Une NC mineure ne prive donc pas immédiatement de Qualiopi, mais elle doit impérativement être corrigée dans les temps.
Non-conformité majeure
La NC majeure est un manquement grave. Concrètement, l’auditeur relève que l’organisme n’a pas pris en compte un indicateur essentiel, ce qui met en cause la qualité de la formation.
Dans ce cas, la certification ne peut pas être délivrée tant que l’écart n’est pas corrigé. L’organisme a trois mois pour apporter les preuves de sa mise en conformité, après validation par l’auditeur du plan d’actions prévisionnel. Si les corrections ne sont pas apportées, la certification Qualiopi peut être suspendue ou même retirée.
Par exemple, l’absence de documents prouvant le déroulé pédagogique d’une formation ou l’omission d’un plan de développement des compétences des formateurs sont typiquement sanctionnés comme NC majeures.
Le processus de traitement des NC est formalisé. Après l’audit, chaque non-conformité détectée est notifiée dans le rapport d’audit et classée « mineure » ou « majeure ». L’organisme doit alors élaborer un plan d’actions correctives précisant pour chaque écart la mesure à prendre, le responsable et le délai de mise en œuvre.
Ce plan est transmis à l’auditeur qui en valide la pertinence (ou demande des ajustements). Une fois validé, l’organisme met en œuvre les actions et fournit ultérieurement les preuves de correction.
En résumé : l’audit liste précisément les écarts, l’organisme réagit par écrit, puis l’auditeur vérifie les corrections. Le calendrier dépend du type de NC (3 mois pour majeures, 6 mois pour mineures) et de l’auditeur.
Exemples concrets de non-conformités
Catégorie | Exemple de non-conformité | Pourquoi c’est un problème ? | Indicateurs concernés |
|---|---|---|---|
Informations de formation | Absence sur le site des prérequis, objectifs, durée ou tarifs d’une formation | L’auditeur exige la transparence des informations pour garantir l’accessibilité des formations | Indicateur 1 |
Documents incomplets ou obsolètes | – Procédures écrites inexistantes ou floues- Confusion entre indicateurs (ex. confondre l’analyse des besoins – ind. 4 – et le positionnement – ind. 8)- Dossier formateur non mis à jour (CV, attestations, plan de formation interne) | L’absence de clarté documentaire entraîne des écarts ; un dossier formateur incomplet fragilise la preuve de compétence | Indicateurs 4, 8, 22, 23 |
Suivi et évaluation insuffisants | Non-recueil systématique des retours (stagiaires, financeurs, apprentis, employeurs) | Le suivi qualité doit être global et impliquer tous les acteurs, pas uniquement les stagiaires | Indicateur 30 |
Non-respect réglementaire | Absence de veille légale et réglementaire (hygiène, sécurité, RGPD, formation pro) | Un manquement légal peut déboucher sur des non-conformités majeures et mettre en péril la certification | Indicateurs 23, 24, 25, 26 |
Ces exemples montrent que même des oublis « minimes » (infos manquantes, processus non formalisés) peuvent être sanctionnés. Chaque NC détectée doit être traitée en plan d’actions.
Conséquences et bonnes pratiques
Heureusement, les non-conformités ne sont pas rédhibitoires dès lors qu’elles sont corrigées à temps. En revanche, dépasser ces délais ou accumuler trop d’écarts peut entraîner la suspension ou le retrait du label Qualiopi. Par ailleurs, certains certificateurs exigent un nouvel audit initial dès qu’un trop grand nombre de NC (souvent autour de 10) est recensé.
Pour prévenir les écarts, il est conseillé d’adopter une démarche qualité continue : tenir à jour sa documentation, réaliser régulièrement des audits internes, et former le personnel aux exigences du RNQ.
Des outils spécialisés (Accompagnement externe, modèles de procédures, etc.) peuvent aider à vérifier la conformité avant l’audit officiel. En préparant soigneusement l’audit on réduit fortement le risque de non-conformités.
