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Le cycle Qualiopi : où s’insère l’audit de surveillance ?
La certification Qualiopi suit un cycle de 3 ans ponctué de trois audits successifs. On distingue ainsi : l’audit initial, dès l’engagement dans Qualiopi ; l’audit de surveillance, intervenant entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois après l’audit initial ; et l’audit de renouvellement, qui ouvre un nouveau cycle triennal.
- L’audit initial aboutit à la délivrance du certificat Qualiopi.
- L’audit de renouvellement se tient au terme des 3 ans pour reconduire la certification.
- L’audit de surveillance, moins lourd que le premier et pouvant être réalisé à distance, intervient entre l’audit initial et l’audit de renouvellement. Il a pour objectif de vérifier la pérennité du système qualité déjà mis en place.
Qu’est-ce que l’audit de surveillance ?
L’audit de surveillance Qualiopi se déroule en moyenne un an et demi après l’audit initial. Il ne remet pas en cause immédiatement la certification, contrairement à l’audit initial ou de renouvellement. L’auditeur examine essentiellement si l’organisme de formation continue de respecter les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Concrètement, c’est un audit de suivi plus court : il dure en général moitié moins longtemps que l’audit initial (par exemple, une demi-journée si l’audit initial avait duré une journée complète), et il est souvent réalisé à distance, sauf cas particuliers.
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Les objectifs principaux de l’audit de surveillance sont de garantir la continuité de la démarche qualité et d’examiner les actions correctives mises en œuvre depuis l’audit initial. L’auditeur va vérifier que toutes les procédures, documents et pratiques conformes au RNQ sont toujours appliqués, et que l’organisme continue d’améliorer son dispositif qualité.
En résumé, c’est un « état des lieux » rapide pour s’assurer que le système qualité n’a pas faibli. Le respect de cette étape est obligatoire pour maintenir le bénéfice de la certification Qualiopi.
Quand et comment se déroule l'audit de surveillance ?
Calendrier : ne vous laissez pas surprendre !
L’audit de surveillance intervient entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention de votre certification. Concrètement, l’organisme certificateur vous contacte généralement entre 16 et 18 mois après votre audit initial pour planifier cette échéance. D’où l’intérêt d’anticiper la préparation de votre audit de surveillance en amont.
À distance ou sur site : quelles différences ?
L’audit de surveillance peut se dérouler selon deux modalités :
- Sur site : l’auditeur se déplace dans vos locaux
- À distance : l’audit se déroule par visioconférence
Le choix entre ces deux modalités dépend de plusieurs facteurs :
- La taille de votre organisme
- La complexité de votre offre de formation
- Votre historique avec l’organisme certificateur
- Les résultats de votre audit initial
À noter que les organismes certificateurs privilégient généralement l’alternance entre audit sur site et audit à distance. Si votre audit initial s’est déroulé sur site, il y a de fortes chances que votre audit de surveillance soit programmé à distance, et vice-versa.
Durée et déroulement : à quoi s'attendre ?
La durée de l’audit de surveillance est généralement plus courte que celle de l’audit initial. Comptez en moyenne :
- 0,5 jour pour un audit à distance
- 0,5 à 1 jour pour un audit sur site
Le déroulement type comprend :
- Une réunion d’ouverture
- L’examen des indicateurs et critères sélectionnés
- L’analyse des actions correctives mises en œuvre suite à l’audit initial
- Une réunion de clôture avec présentation des conclusions
Focus sur des indicateurs clés :
Contrairement à l’audit initial qui passe en revue l’ensemble des 32 indicateurs du référentiel, l’audit de surveillance se concentre sur un échantillon d’indicateurs jugés particulièrement critiques :
- Les indicateurs communs (1, 2, 11, 12, 22, 24, 25, 26, 32)
- Les indicateurs spécifiques à votre catégorie d’action (formation, VAE, bilan de compétences, apprentissage)
- Les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités lors de l’audit initial
De plus, certains indicateurs font systématiquement l’objet d’une attention particulière lors de l’audit de surveillance :
- Indicateur 12 : Démarche d’amélioration continue
- Indicateur 22 : Veille légale et mise à jour des connaissances
- Indicateur 24 : Évaluation de la satisfaction des clients et bénéficiaires
- Indicateur 32 : Respect de la réglementation
La mise en œuvre effective : le maître-mot
L’auditeur ne se contentera pas de vérifier que vos procédures existent sur le papier. Il cherchera surtout à s’assurer qu’elles sont réellement mises en œuvre au quotidien, en examinant :
- Des cas concrets de formations réalisées depuis votre certification initiale
- Les preuves tangibles de votre activité (conventions, feuilles d’émargement, évaluations…)
- Les retours client et la manière dont vous les avez traités
- Les actions correctives déployées suite à des réclamations ou dysfonctionnements
C’est là que de nombreux organismes se font piéger : avoir de belles procédures ne suffit pas, il faut pouvoir démontrer qu’elles sont appliquées systématiquement.
Comment se préparer efficacement à l'audit de surveillance ?
Anticipez plutôt que subir !
La préparation de l’audit de surveillance doit commencer bien avant la prise de contact de votre certificateur. Idéalement, dès l’obtention de votre certification initiale, mettez en place un suivi régulier de votre démarche qualité :
- Calendrier qualité : établissez un planning annuel des activités qualité (revues, évaluations, analyses…)
- Tableau de bord : suivez vos indicateurs qualité et de performance au fil de l’eau
- Traçabilité : conservez systématiquement les preuves de toutes vos actions qualité
Les points de vigilance particuliers
Certains aspects méritent une attention redoublée car ils cristallisent souvent les non-conformités lors des audits de surveillance :
- La veille réglementaire : démontrez comment vous vous tenez informé des évolutions du secteur
- L’amélioration continue : documentez vos actions d’amélioration et leur impact
- La gestion des réclamations : montrez votre processus complet, de la réception au traitement
- L’évaluation des formations : présentez vos dispositifs d’évaluation et les ajustements réalisés en conséquence
Réalisez un audit blanc
Environ 2 à 3 mois avant la date prévisionnelle de votre audit de surveillance, procédez à un audit blanc interne ou faites-vous accompagner par un consultant spécialisé. Cela vous permettra d’identifier vos points faibles et d’engager les actions correctives nécessaires avant l’échéance réelle.
Les conséquences de l'audit de surveillance : ce qu'il faut retenir
Les différents verdicts possibles
À l’issue de l’audit de surveillance, trois scénarios sont possibles :
- Audit conforme sans réserve : votre certification est maintenue sans condition particulière
- Audit avec non-conformités mineures : vous disposez généralement de 3 mois pour apporter les preuves de leur correction
Audit avec non-conformités majeures : un audit complémentaire peut être exigé sous 3 mois, avec risque de suspension de votre certification
En cas de non-conformités : agissez vite et bien
Si des non-conformités sont identifiées, réagissez immédiatement :
- Analysez précisément la nature et les causes de chaque non-conformité
- Élaborez un plan d’action détaillé avec des échéances précises
- Mettez en œuvre les actions correctives et conservez toutes les preuves
- Transmettez un dossier complet à votre certificateur dans les délais impartis
Ne sous-estimez jamais l’importance d’une non-conformité, même mineure : non traitée, elle pourrait compromettre votre certification.
Ne prenez pas de risques, faites-vous accompagner
Les premiers retours d’expérience sur les audits de surveillance sont préoccupants. De nombreux organismes, parfois certifiés sans difficulté lors de l’audit initial, se heurtent à des non-conformités lors de l’audit intermédiaire.
Les principales difficultés constatées concernent :
- Le maintien effectif des processus initialement déclarés
- La traçabilité insuffisante des actions qualité
- L’absence de preuves tangibles d’amélioration continue
- La méconnaissance des évolutions réglementaires récentes
Pour faire face à cette phase sans crainte, il peut être opportun de s’interroger sur ses pratiques. Un point de vue différent permet parfois de déceler des points de faiblesse qui seraient restés invisibles de l’intérieur et de les ajuster avant l’audit officiel.
