Sur le terrain, la majorité des non-conformités Qualiopi n’ont rien à voir avec un manque de sérieux ou de qualité pédagogique.
Elles apparaissent souvent là où l’on pense être conforme : une preuve incomplète, une mise à jour oubliée, une procédure appliquée mais non tracée…
En tant qu’accompagnateurs et acteurs de la formation, nous savons qu’anticiper ces écarts récurrents permet de se préparer de façon plus stratégique.
Ce guide a donc un but simple : mettre en lumière les non-conformités les plus fréquentes observées en audit, et partager des bonnes pratiques concrètes pour les éviter.
Table des matières
Ce que Qualiopi appelle “non-conformité”
Le point de départ, c’est le Référentiel national qualité et son guide de lecture. Ce document précise, indicateur par indicateur, ce qui est attendu et donne des exemples de preuves.
Une non-conformité, au sens Qualiopi, c’est simplement un écart entre vos pratiques et ces exigences. Si, pour un indicateur donné, l’auditeur ne trouve pas de preuve suffisante, il rédige une non-conformité.
Ce n’est donc pas un jugement sur la qualité pédagogique, mais sur la conformité au référentiel.
L’arrêté du 31 mai 2023 a clarifié les conséquences :
- tant qu’il reste une non-conformité majeure, la certification ne peut pas être délivrée ;
- cinq non-conformités mineures non levées à la prise de décision sont requalifiées en majeure.
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Information au public : programmes, délais, résultats (indicateurs 1 et 2)
Les non-conformités liées à la communication arrivent régulièrement en tête :
Concrètement, on retrouve souvent les mêmes problèmes : des programmes qui n’indiquent pas clairement les objectifs, le public visé ou les prérequis ; des modalités et délais d’accès absents ou très génériques ; des indicateurs de résultats affichés une fois puis jamais mis à jour.
À cela s’ajoute le sujet sensible du logo Qualiopi et de l’affichage du certificat : une part importante des non-conformités porte sur un logo mal utilisé (taille, couleurs, mention manquante) ou sur l’oubli d’afficher le certificat sur le site et dans les locaux.
ℹ️ Pour sécuriser ces indicateurs, l’exercice le plus simple consiste à prendre votre site et vos supports, et à les relire à la lumière du guide de lecture : les informations demandées aux indicateurs 1 et 2 sont-elles bien là, à jour, et cohérentes partout ?
Analyse des besoins et personnalisation : l’indicateur 4 sous tension
L’indicateur 4, consacré à l’analyse des besoins des bénéficiaires, fait partie des points les plus souvent mentionnés dans les retours d’audit.
Dans la plupart des organismes, le problème n’est pas l’absence d’échange avec les apprenants, mais le manque de structuration et de trace. On discute au téléphone, on ajuste les contenus, mais rien n’est vraiment consigné.
Ou bien un questionnaire de positionnement est utilisé, mais il est identique pour tout le monde, sans lien clair avec le parcours proposé.
Le guide de lecture Qualiopi insiste sur ce lien : l’OF doit être capable de montrer comment les éléments recueillis avant l’entrée en formation (profil, attentes, contraintes) ont conduit à adapter le parcours, le rythme, les modalités d’accompagnement.
Sans cette continuité “besoin → adaptation”, l’auditeur considère souvent que l’indicateur est seulement partiellement respecté, et la non-conformité tombe.
Suivi, évaluations, réclamations : quand la qualité n’est pas exploitée
Autre source récurrente de non-conformités : tout ce qui touche au suivi de la progression, à l’évaluation des actions et au traitement des réclamations (indicateurs 9, 10, 30 notamment).
Les organismes remontent souvent la même situation : les questionnaires de satisfaction sont bien diffusés, parfois avec de bons taux de réponse, mais ils ne sont pas exploités. Il manque un document qui fait la synthèse des retours, pointe les axes d’amélioration et décide de quelques actions concrètes.
Un décalage est ainsi constaté entre l’intuition (“globalement ça se passe bien”) et la traçabilité attendue par Qualiopi.
Même logique pour les réclamations : la procédure existe dans le manuel, mais aucun registre n’est tenu, ou les réponses ne sont pas retrouvables. Une absence totale de réclamations sur plusieurs années peut même être perçue comme un signal d’alerte : soit les canaux ne sont pas connus, soit les retours sont gérés de manière informelle, sans capitalisation.
L’enjeu, ici, n’est pas de multiplier les formulaires, mais de montrer que votre organisme écoute, analyse et agit.
Formateurs et sous-traitants : le dossier qualité des intervenants
Dès qu’on parle de non-conformités, les indicateurs liés aux compétences des intervenants (21, 22) et à la sous-traitance reviennent très vite dans les synthèses.
Dans la pratique, beaucoup d’OF travaillent avec des formateurs expérimentés, mais les dossiers sont incomplets : CV non actualisé, peu ou pas de preuves de développement des compétences (formations suivies, veille, certifications), contrats de sous-traitance minimalistes, sans référence explicite au RNQ.
La dernière version du guide de lecture a renforcé les attentes sur la sous-traitance, en particulier pour les prestations CPF : un sous-traitant qui réalise des actions pour votre compte doit lui aussi répondre à un certain nombre d’indicateurs (dont 4, 6, 8, 10 à 12, 17 à 19, 21 à 25, 27, 31, 32).
Pour limiter les risques, l’idée est de raisonner en “dossier formateur vivant” : un socle commun (CV, diplômes, expériences) et quelques preuves récentes de montée en compétences ou de veille, mises à jour régulièrement.
| Types d'action de formation | Nombre d'indicateurs | Socle commun | Indicateurs spécifiques | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 | 7 | 8 | 13 | 14 | 15 | 16 | 20 | 28 | 29 | |||
| Action de Formation Continue | 23 | ☑️ | ☑️ | |||||||||
| Si la formation en situation de travail ou en alternance | 25 | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | |||||||
| Si la formation certifiante (RS, RNCP) | 26 | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ||||||
| VAE | 24 | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ||||||||
| CFA | 32 | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ |
| Bilan de compétences CBC | 22 | ☑️ | ||||||||||
Formateurs et sous-traitants : le dossier qualité des intervenants
Sur MonOF, on l’a déjà vu avec l’article dédié au logo Qualiopi : dès qu’il est mal utilisé, la non-conformité n’est jamais loin.
Erreurs de couleur ou de proportions, absence de la mention obligatoire “certifié Qualiopi”, apposition du logo sur des actions non couvertes, oubli d’afficher le certificat sur le site… Tout cela revient régulièrement dans le top des non-conformités de surveillance.
L’arrêté du 31 mai 2023 rappelle d’ailleurs qu’un mauvais usage du logo peut être considéré comme une non-conformité majeure.
Ici, la meilleure protection reste très simple : se référer systématiquement à la charte graphique officielle Qualiopi et au règlement d’usage transmis par votre certificateur, puis vérifier régulièrement vos supports (site, plaquettes, modèles de documents, signatures mail).
Comment réduire ces non-conformités dans la durée ?
On pourrait multiplier les check-lists, mais trois réflexes suffisent déjà à faire baisser nettement le risque.
- D’abord, travailler avec le guide de lecture ouvert sur le bureau. Pour chaque indicateur, on confronte le texte officiel à la réalité de l’OF : quelles pratiques, quels documents, quelles preuves concrètes ? Notre guide des indicateurs Qualiopi peut servir de base pour se construire votre grille.
- Ensuite, accepter que la conformité se joue dans les petites choses du quotidien : mettre à jour une page “formation” quand une info change, conserver les traces des échanges de positionnement, faire un vrai bilan annuel des questionnaires de satisfaction, prendre une heure tous les trimestres pour revoir les dossiers formateurs. Ce sont ces gestes simples qui évitent de se retrouver avec plusieurs non-conformités mineures le jour de l’audit.
- Enfin, partager la logique Qualiopi avec l’équipe. Quand les formateurs, le back-office et la direction comprennent que la qualité, ce n’est pas “faire des papiers pour l’auditeur” mais rendre visibles des bonnes pratiques qui existent déjà, les non-conformités récurrentes reculent naturellement.
En résumé : en combinant le référentiel officiel, quelques retours d’expérience terrain et une organisation réaliste, on peut faire de Qualiopi un cadre de travail utile… plutôt qu’un catalogue de non-conformités à craindre à chaque audit.
