La certification Qualiopi, désormais obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour bénéficier des financements publics, impose aux organismes de formation de réaliser plusieurs audits sur un cycle de trois ans.
La crise sanitaire a introduit, de manière exceptionnelle, la possibilité de tenir ces contrôles à distance. Il importe donc de clarifier quels audits Qualiopi peuvent se faire en visioconférence, et dans quelles conditions.
Les organismes doivent en effet distinguer strictement l’audit initial, l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement, chacun obéissant à des règles différentes.
Table des matières
Audit initial : le contrôle sur site reste obligatoire
L’audit initial Qualiopi doit impérativement se dérouler en présentiel dans les locaux de l’organisme candidat.
La réglementation le prescrit formellement : l’auditeur doit pouvoir observer directement l’environnement de travail, les processus opérationnels et les moyens matériels de l’organisme. Pendant la pandémie, une dérogation a autorisé temporairement l’audit initial à distance (jusqu’au 30 juin 2022), mais cette période est désormais close.
Si votre organisme n’a pas de locaux propres (par exemple en cas de formateur indépendant), la loi prévoit qu’il est possible de convenir d’un lieu approprié pour l’audit (salle de coworking, local loué, etc.), à condition de garantir des conditions professionnelles adéquates. Dans tous les cas, l’auditeur doit trouver un environnement conforme aux exigences de Qualiopi pour procéder à l’évaluation.
Audit de surveillance : la visioconférence sous conditions
L’audit de surveillance (réalisé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois après la certification) bénéficie d’un régime plus flexible. Par défaut, il peut se tenir à distance, en visioconférence. Il est généralement beaucoup plus court qu’un audit initial (souvent moitié moins long), car il vise surtout à vérifier le maintien des bonnes pratiques établies lors de l’audit initial. Cette souplesse permet de réaliser des économies de temps et de déplacement, tout en respectant le référentiel Qualiopi.
Cependant, certaines situations imposent un audit de surveillance en présentiel :
- Signalement ou réclamation externe à l’encontre de l’organisme,
- Analyse de risque réalisée après l’audit précédent (par exemple en cas de changements importants ou de non-conformités non levées),
- Organisme multisites (échantillonnage sur un ou plusieurs sites)
De plus, depuis un arrêté du 31 mai 2023, l’organisme certifié peut demander à revenir au présentiel pour son audit de surveillance si cela lui paraît plus confortable. Rappelons toutefois que le certificateur reste en dernier ressort juge du besoin de présentiel selon le niveau de risque constaté.
Audit de renouvellement : retour obligatoire sur site
Tous les trois ans, l’audit de renouvellement doit nécessairement avoir lieu en présentiel. Cette étape équivaut à un « nouvel audit initial » : l’auditeur réévalue de fond en comble l’organisme certifié (évolution des pratiques, améliorations mises en œuvre, pérennité du système qualité). La présence physique est impérative pour juger sur pièce de ces éléments (infrastructures, échanges informels, mise en œuvre des processus).
En résumé, la réglementation Qualiopi combine rigueur et pragmatisme : l’audit initial et l’audit de renouvellement exigent un déplacement sur site, tandis que l’audit de surveillance profite de la flexibilité du distanciel.
Organiser efficacement un audit à distance
Réussir un audit Qualiopi à distance repose sur une préparation technique, documentaire et humaine rigoureuse. Il ne s’agit pas d’un audit « au rabais » : la durée prévue reste la même et le certificateur exige le même niveau de preuve que pour un audit présentiel. Voici les principales étapes à suivre :
- Préparation technique : Assurez-vous d’une connexion Internet haut débit stable et d’un équipement audiovisuel de qualité (webcam, micro-casque). Le certificateur vous communiquera un lien sécurisé de visioconférence (Zoom, Teams, etc.) et planifiera généralement un rendez-vous préalable pour tester la faisabilité technique.
Profitez de cette occasion pour vérifier en amont la bonne fluidité des échanges (image nette, son clair, webcam centrée). En cas de problème de connexion, prévoyez un plan B (ligne 4G, partage de connexion mobile, ou audit par téléphone/mail).
Notez enfin que l’auditeur peut être amené à enregistrer ou capturer des écrans pendant l’audit pour consigner les éléments de preuve. - Organisation documentaire : Numérisez la totalité des pièces justificatives et classez-les de façon logique. Idéalement, structurez vos dossiers par critères et indicateurs du référentiel Qualiopi. Utilisez des noms de fichiers explicites et vérifiez qu’ils sont à jour.
Préparez à l’avance un plan de partage d’écran : placez en favori ou en racine les documents clés (procédures, enregistrements, listings, certificats…) pour pouvoir les ouvrir instantanément lors de l’audit.
Cela évite de perdre un temps précieux à chercher des fichiers pendant la visioconférence. - Coordination des personnes : Informez les collaborateurs impliqués à l’avance du planning d’audit et de leurs rôles. Chaque responsable de processus-clé (responsable qualité, formateurs référents, personnel administratif, etc.) doit être disponible selon le calendrier établi.
Contrairement à un audit sur site où des échanges informels sont possibles, le format distanciel nécessite que chacun soit ponctuel et prêt à l’interroger. On recommande de nommer un coordinateur interne (chef d’orchestre) qui gère la salle virtuelle, introduit les intervenants et facilite les échanges avec l’auditeur.
Cette personne garantit la fluidité des transmissions techniques et organisationnelles.
Bonnes pratiques et checklist pour réussir son audit à distance
Étape / Bonnes pratiques | Ce qu’il faut faire | Pourquoi c’est important ? |
|---|---|---|
Testez votre connexion et matériel | Vérifiez ordinateur, caméra, casque et partage d’écran quelques heures avant. Préparez un plan B (dongle 4G, second PC). | Éviter les coupures ou pertes de temps pendant l’audit. |
Maîtrisez l’outil de visioconférence | Entraînez-vous sur Zoom, Teams, Webex… : prise de parole, micro, partage d’écran, navigation fluide. | Fluidifier l’échange et éviter les incidents techniques. |
Documents accessibles en un clic | Rangez vos preuves dans une arborescence claire, un dossier par critère/indicateur. Ajoutez des favoris pour les documents phares. | Montrer vos preuves sans perdre de temps, rassurer l’auditeur. |
Assurez la confidentialité | Fermez mails, messageries et applis sensibles. N’ouvrez que les dossiers utiles. | Respecter la confidentialité et éviter toute distraction. |
Respectez le plan d’audit | Suivez l’ordre communiqué par l’auditeur (indicateur par indicateur). | Gagner en organisation et démontrer votre rigueur. |
Mobilisez les bons interlocuteurs | Planifiez la présence des collaborateurs clés, avec remplaçants prévus si besoin. | Répondre efficacement aux questions sans blocage. |
Coordonnez-vous | Désignez un référent qui pilote la journée et présente chaque intervenant. | Fluidifier la logistique et centraliser la communication. |
Revoyez l’ancien rapport | Relisez les écarts de l’audit précédent et préparez preuves et plans d’action. | Montrer votre engagement dans l’amélioration continue. |
Communiquez avec transparence | Répondez clairement, sans chercher à influencer l’auditeur. Fournissez directement les preuves demandées. | Créer un climat de confiance et valoriser votre professionnalisme. |
Conclusion
Le cadre actuel de la certification Qualiopi est clair mais nuancé : l’audit initial et de renouvellement imposent un audit sur site, tandis que l’audit de surveillance offre la souplesse du distanciel.
Cette approche pragmatique est justifiée par la nature de chaque étape. Comprendre ces règles et bien s’y préparer (techniquement, organisationnellement et humainement) constitue la clé d’une démarche Qualiopi réussie, quel que soit le format.
En mettant en œuvre les bonnes pratiques décrites ci-dessus, vous serez fin prêt à affronter un audit Qualiopi à distance et à en tirer le meilleur parti.
